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Herramientas ayudan, pero… no son la solución inicial

No son pocas las ocasiones en que los clientes me han abordado para solicitar entrenamiento en el manejo de una herramienta de creación de cronogramas. Lo anterior con las esperanza de resolver toda la problemática que vienen enfrentando sus Organizaciones en la ejecución de Proyectos.
Al indagar sobre las razones que los motivan a solicitar este servicio manifiestan que se han dado cuenta de que los proyectos están excediendo continuamente plazos y presupuesto, que son una causa permanente de desentendimientos y enfrentamiento entre las áreas, que cada proyecto es una "caja negra" y es difícil saber lo que está sucediendo al interior de cada uno.
Si bien es cierto que herramientas como Ms Project, Primavera o muchas otras que hay en el mercado, ayudan en el proceso de preparación del cronograma y en la generación de reportes de estado y avance, es fundamental garantizar que existen procedimientos y cultura que puedan verse potencializados con la incorporación de estas herramientas.

Si la Organización ya cuenta con una PMO que haya definido la metodología, procesos y procedimientos logrando un uso adecuado de los mismos, es posible que la incorporación de la herramienta sea parte inmediata de la solución.
Si la Organización no cuenta con una PMO ni con un Sistema de Gestión de Proyectos, la inversión en adquirir herramientas no va a ser la solución que se requiere.
Por lo anterior antes de embarcarse en la implementación de herramientas tecnológicas asegúrese de que:

  • La Organización cuenta con un Modelo de Gestión de Proyectos medianamente maduro y extensamente aplicado.
  • La cultura organizacional está enfocada a la Gestión de Proyectos y la herramienta les dará una mano para agilizar y/o facilitar el trabajo.
  • Se cuenta con una plataforma e infraestructura que soporten adecuadamente la herramienta que se va a adquirir.
  • Se cuenta con el presupuesto para adquirir y mantener las licencias de todos los usuarios que requerirán hacer uso de la herramienta.
  • Se designará un funcionario o área dentro de la Organización para canalizar y gestionar la asignación de licencias, accesos, permisos y el entrenamiento y soporte en el manejo.

No quiero ser malinterpretado con este artículo. Las herramientas son de gran ayuda, pero para evitar frustraciones debemos asegurar que se cuentan con las condiciones propicias para sacar máximo provecho de las mismas y establecer el momento adecuado para adquirirlas e incorporarlas al Sistema de Gestión de Proyectos.

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