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Aspectos a considerar al abordar la transformación digital

Mucho se habla y especula desde hace varios años alrededor de la transformación digital.

Este es un tema que cada quién aborda desde su conveniencia y entendimiento. Desde su conveniencia las casas vendedoras de soluciones tecnológicas quieren convencer al mercado de que adoptar sus soluciones automáticamente lleva a la organización a estar en la vanguardia. Desde su entendimiento las empresas y sus ejecutivos están tomando el tema conforme a lo que les dice su personal de TI, lo que hacen algunos competidores, o lo que lee y escucha a diario.

Recientemente un cliente muy cercano me abordó para confesarme que estaba agobiado con tantas invitaciones, presentaciones y demos que atendía al mes en relación con el tema de la transformación digital. Me decía que casi todos eran vendedores de alguna casa de software prometiendo que al instalar sus soluciones casi que mágicamente quedarían dentro del selecto grupo que ya hace transformación digital.

También me confesó que algunas de las demostraciones que había visto eran realmente cautivadoras y que en ocasiones había estado tentado a adquirirlas inmediatamente para resolver varios problemas en su operación actual y para convencer a su junta directiva de que la empresa ya estaba en la ola de la transformación digital.

Me preguntó ¿tú qué crees que debo hacer?

Le respondí que la transformación digital debe considerar temas de estrategia, procesos, estructura, recursos, proyectos, cultura, presupuesto y capacidades de la organización, y que desde mi experiencia personal y profesional era un error comprar primero los “juguetes” para luego ver qué se pueda hacer con ellos.

Me comprometí a enviarle algunos temas para que estableciera si estaba considerando aspectos claves y construí la lista que comparto a continuación:

 

  1. ¿La estrategia corporativa considera el aporte de TI para el logro de los objetivos estratégicos? Es necesario revisar de qué manera la disponibilidad de la tecnología o su ausencia, potencializará, ralentizará o impedirá el logro de los objetivos que se están planteando en la estrategia corporativa. Ignorar este aspecto es obviar un elemento que potencializa el logro de las estrategias.
  2. ¿Ha efectuado un análisis del entorno empresarial de su negocio? Es necesario entender en dónde estamos parados, qué está haciendo la competencia, cuáles directrices sigue la industria y la normativa que impacta el negocio. Todo lo anterior puede llegar a tener impacto en la definición de nuestros proyectos estratégicos.
  3. ¿Tiene implementado un proceso tipo “vigilancia tecnológica” que le permita conocer las tendencias en su industria? Entender las tendencias, los habilitadores tecnológicos que van apareciendo en el marco de nuestra industria es muy necesario para considerar la adopción de tecnologías de punta que realmente apoyen la operación diaria y la proyección de la compañía, evitando caer en la adquisición de tecnologías en declive o la obsolescencia de las disponible al interior del negocio.
  4. ¿Cuenta con tecnologías actualizadas para soportar adecuadamente la operación (procesos) y los proyectos que viabilicen su estrategia?  Revise con cuáles soluciones tecnológicas cuenta en la actualidad, su vigencia, su potencial, así como el aporte que dichas tecnologías proporcionan a la operación actual y la proyección de estas para soportar nuevas iniciativas estratégicas.
  5. ¿Cuenta con un diagnóstico de capacidades que le permita entender hasta dónde puede llegar en términos de adopción de tecnologías? Analice y sea muy objetivo en relación con el conocimiento, tiempo, personas y presupuesto disponibles para llevar a cabo el proceso de transformación digital. Enmarque sus proyectos dentro de los límites de las posibilidades reales de la organización y así evitará desilusiones y proyectos inconclusos.
  6. ¿Las inversiones en tecnología obedecen al cumplimiento de un programa debidamente estructurado de adopción de tecnologías habilitantes? Salvo requerimientos excepcionales, procure que su inversión en tecnología esté en línea con la ejecución de proyectos priorizados que resultan de la adecuada planeación estratégica y de TI. No caiga en el error de dejarse llevar por los vendedores de soluciones o caprichos suyos o de sus colaboradores.
  7. ¿Las personas que trabajan en su Organización cuentan con la formación y experiencia que le permita aprovechar los beneficios de las tecnologías disponibles y visualizar potenciales mejoras? Valide el conocimiento real, la experiencia y la capacidad de las personas con que cuenta al interior de su empresa para asesorarlo de manera acertada en las decisiones relacionadas con temas de transformación digital. Si no cuenta con estos recursos lo más sensato es dejarse asesora de terceros expertos en temas de estrategia de transformación digital. No confunda vendedores de soluciones tecnológicas con verdaderos expertos en estrategia de transformación digital.
  8. ¿La cultura organizacional de su empresa tiene orientación hacia el uso de las tecnologías? Si su empresa no cuenta con una cultura orientada al uso de la tecnología, considere seriamente incorporar dentro de su plan un acompañamiento en temas de gestión del cambio. Lo anterior minimizará el rechazo que la incorporación de la tecnología pueda generar en personas reacias a cambiar sus métodos tradicionales de trabajo.
  9. ¿Sus procesos actuales y la estructura organizacional están optimizados? Verifique que los procesos actuales están actualizados y son eficientes. Así mismo garantice que la organización cuenta con la estructura organizacional adecuada para operar de manera efectiva sus procesos. No pretenda que con la mera introducción de la tecnología se van a resolver los problemas de ineficiencia.
  10. ¿Cuenta con un portafolio de proyectos e iniciativas de TI para el inmediato, corto y mediano plazo? Es altamente recomendable contar con un portafolio formal de iniciativas y proyectos para la adopción balanceada y óptima de la transformación digital. Lo anterior implica que pueden ser múltiples las iniciativas requeridas y por tanto es necesario tenerlas documentadas, priorizadas y estructuradas antes de iniciar su ejecución.
  11. ¿Lleva a cabo seguimiento periódico al avance de este portafolio? Una vez se apruebe la ejecución de sus proyectos, garantice que cuenta con mecanismos efectivos para monitorear de manera oportuna y efectiva el avance de estos. Controle los avances, gestione los riesgos, proporcione apoyo desde el alto nivel y anime a los actores a salir adelante con la ejecución de cada proyecto.
  12. ¿Cuenta con una PMO que le asegure que los proyectos se estructuran, planean, y ejecutan adecuadamente? Es ideal contar con el apoyo de la PMO interna o externa para ayudar a estructurar, planear, ejecutar, controlar y cerrar efectivamente cada iniciativa o proyecto de su portafolio.

En conclusión, son varios los aspectos que tiene que considerar un ejecutivo antes de adentrarse en proyectos complejos y a veces innecesarios de adopción de tecnologías que prometen llevarlos al nivel de excelencia en temas de transformación digital.

Tenga siempre en cuenta en su planeación estratégica los temas de TI como un importante habilitador al logro de los objetivos y evite caer en la tentación de adquirir tecnología por el simple hecho de estar a la moda o por dejarse influir por demostraciones impactantes.

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