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¿Cómo estructurar un proyecto? De la iniciativa a la estructuración

Uno de los errores más comunes que se cometen al momento de ejecutar un proyecto consiste en iniciarlo sin haber hecho una adecuada estructuración del mismo. Muchas veces se salta de la iniciativa a la ejecución y sobre la marcha se van encontrando factores que no se consideraron, requerimientos o expectativas que no se alinearon e interesados que no se involucraron.

Sin embargo, muchos gerentes caen en este error porque no conocen la forma de estructurar un proyecto o no tienen claros los factores que deben considerar. Es por ello que a continuación compartiremos los factores que en RSM tenemos en cuenta al momento de estructurar un proyecto.

¿Quién?

Para una correcta y completa estructuración de un proyecto es importante involucrar a todos aquellos que van a ser impactados por el mismo, ya sea porque deben participar activamente durante la ejecución del proyecto, o porque el resultado del proyecto impactará sus procesos, funciones, área, tareas, entre otros.

Un error común es planear o estructurar el proyecto considerando solo las expectativas del gerente o área encargada del mismo, o únicamente de la alta gerencia de la organización. Sin embargo, si el proyecto involucra o impacta diferentes áreas es importante entender desde cada una de ellas qué esperan que cambie, mejore, se elimine o remplace como resultado del proyecto y qué esperan que no se vea afectado, de esta manera, desde el inicio del proyecto se va haciendo una venta efectiva del mismo y se va construyendo una solución que resulte funcional para todas las áreas.

Se debe considerar involucrar en este proceso a:

  • Alta gerencia – Que tiene una visión estratégica y holística de la organización.
  • Jefes o Gerentes de las áreas impactadas – Que tienen una visión focalizada de las necesidades de la organización.
  • Usuarios clave de las áreas impactadas - Que tienen una visión operativa del día a día y de los problemas que se deben solucionar.
  • Gerente del proyecto – Que tiene la visión de la expectativa de ejecución del proyecto y resultados concretos a obtener.

¿Qué?

Además de involucrar a todos los impactados por el proyecto es importante saber qué se debe revisar con ellos a la hora de estructurar el mismo. Considere indagar desde los aspectos que motivan la ejecución del proyecto, hasta los riesgos que podrían impedir que el proyecto sea exitoso.

En este proceso es importante validar temas como:

  • Motivadores del proyecto – Qué llevo a la organización a ejecutar esta iniciativa.
  • Expectativas – Qué esperan los diferentes impactados obtener del proyecto.
  • Alcance – Qué efectivamente se va a obtener del proyecto.
  • Capacidades de la firma – Con qué recursos cuenta la organización para ejecutar el proyecto.
  • Supuestos y restricciones – Qué condiciones se asume se darán para la ejecución del proyecto y qué aspectos se tienen identificados como limitantes.
  • Riesgos y factores críticos para el éxito – Qué se necesita o qué se debe evitar para que el proyecto sea exitoso.

¿Cómo?

Existen diferentes maneras y herramientas para realizar este proceso. Una vez identificadas las personas que va a involucrar y los temas que va a explorar con ellos, puede realizar:

  • Entrevistas estructuradas o semi estructuradas.
  • Sesiones grupales.
  • Talleres tipo canvas.
  • Encuestas estructuradas.
  • Entre otros.

Puede utilizar una o varias de estas herramientas y metodologías, la experiencia le permitirá identificar cuál es más adecuada para cada tipo de proyecto o para cada tipo de involucrado en el proceso. Es importante tener en cuenta que para obtener resultados que generen valor al proceso, estas herramientas deben prepararse previamente con las preguntas y dinámicas que se ejecutarán.

Resultado

Al final del ejercicio el resultado que se debe construir es un documento, informe o presentación única y centralizada que contenga la información clara, veraz y concisa de la estructuración del proyecto. Debe apuntar a obtener un documento al que se pueda remitir cualquier interesado del proyecto, en cualquier momento del mismo y entender qué se está haciendo, por qué, con qué recursos y qué resultado se va a obtener al final.

 

En RSM contamos con la experiencia, las herramientas y metodologías para realizar una correcta estructuración de proyectos. Hemos acompañado a empresas de diferentes industrias, tamaños y culturas en la estructuración de sus proyectos. Si requiere nuestra asesoría, contáctenos.

Andrea E. Bobadilla T. - PMP®

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