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¿Qué es una PMO? Responsabilidades y beneficios

Según la teoría, una PMO es una Oficina de Gestión de Proyectos, por sus siglas en ingles (Project Management Office), es decir, un área dentro de la organización que se ocupa de la gestión centralizada y coordinada de los proyectos que emprende la misma. De acuerdo con las facultades que se le asignen la PMO puede estar a cargo de gestionar o gerenciar directamente un proyecto, o sólo de proveer los lineamientos, herramientas y metodologías a los gerentes a cargo de los diferentes proyectos.

Una PMO puede estar conformada por un equipo de personas o por una sola persona, dependiendo de la organización a la que pertenece, el tipo y cantidad de proyectos que se realizan y la importancia que le dan a esta área dentro de la empresa.

Sin embargo, en la práctica, el término PMO también se aplica para referirse al rol que, dentro de un proyecto, asiste al gerente en las labores operativas, metodológicas, documentales y de herramientas que se requieren para una correcta gestión del proyecto. Un PMO, por lo tanto, cumple una labor asistencial crítica para el proyecto, que permite al gerente ocuparse de tareas más analíticas y de decisión, liberándose de tareas operativas que consumen su tiempo.

Ahora bien, independientemente de si el término se aplica a un área de una organización o a un rol dentro de un proyecto, hay una serie de responsabilidades que se deben cumplir por un o una PMO:

  • Proveer lineamientos metodológicos concretos y claros para gestionar el proyecto.
  • Proveer herramientas y formatos previamente construidos y las indicaciones para usarlos correctamente, tanto al gerente como al equipo del proyecto.
  • Validar que las metodologías y formatos estén siendo aplicados correctamente a lo largo del proyecto por todos los participantes del mismo. Y en el caso de una PMO como área dentro de una organización, validar que en todos los proyectos de la empresa se estén siguiendo los lineamientos metodológicos definidos.
  • Custodiar y organizar adecuadamente la documentación del proyecto, definiendo nomenclatura para los documentos, estructuras para las carpetas y procesos para la creación, consulta y almacenamiento de los documentos.
  • Documentar, socializar y aplicar lecciones aprendidas de proyectos anteriores, para capitalizar las experiencias adquiridas y procurar una mejora constante.
  • Hacer seguimiento a las métricas e indicadores del proyecto, en términos de tiempo, alcance, costos y recursos humanos.
  • Hacer seguimiento a los riesgos del proyecto e informar oportunamente de los problemas que se identifiquen durante la ejecución del mismo.

Una PMO puede estructurarse con recursos internos de la organización o con recursos de un tercero. En cualquier caso es importante que quien haga parte de la PMO tenga la experiencia y el conocimiento adecuado para sacar adelante los proyectos que queden a su cargo, ya que como se menciona anteriormente, la PMO es la fuente de referencia en cuanto a prácticas, herramientas y metodologías y una PMO sin experiencia perderá la credibilidad de la organización o del equipo de proyecto, resultando en procesos no ejecutados, formatos no diligenciados y proyectos carentes o con poca estructura en su gestión.

En la práctica contar con una PMO bien implementada resulta en numerosos beneficios y ahorros para la organización o el proyecto al que pertenece, ya que al proveer estructura para la gestión y ejecución de los proyectos, la PMO evita reprocesos, utiliza conocimientos de proyectos previos similares en temas de planeación y organización, logrando que los gerentes no empiecen de cero en cada nuevo proyecto, permite visibilizar a tiempo los problemas e implementar planes de acción ahorrándole al gerente posibles sobrecostos y desviaciones en el proyecto, permite tener una visión unificada del estado del proyecto, logrando que todos los interesados hablen un mismo idioma.

Si su organización implementa proyectos constantemente, considere estructurar una PMO con recursos propios, o subcontratar un tercero con capacidades, experiencia, recursos y método, que implemente la PMO como área dentro de la organización para capitalizar los diferentes beneficios que esta oficina le puede traer. Si su organización implementa proyectos esporádicamente, considere contar con un recurso capacitado, ya sea interno o un externo subcontratado, que pueda desempeñar el rol de PMO, de manera que pueda obtener los beneficios de esta función incluso en proyectos individuales.

 

En RSM contamos con experiencia, recursos capacitados, metodologías y herramientas para implementar PMOs como áreas dentro de la organización, o asignar consultores que cumplan con el rol de PMO dentro de un proyecto. Estamos en capacidad de acompañar la estructuración de una PMO de acuerdo a las necesidades de su organización, ya sea tercerizando por completo el funcionamiento de la PMO, estructurándola y capacitando a los recursos de su organización que harán parte de esta oficina, o asignando recursos nuestros dentro de su oficina o proyectos para llevar a cabo las funciones de la PMO. Si necesita asesoría, contáctenos, estructuraremos un servicio a la medida de su necesidad.

Andrea E. Bobadilla T. PMP®

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