Il mondo delle conferenze virtuali

di Lea Pateman, RSM Head of Marketing Communications

La linfa vitale delle attività di marketing e comunicazione è la costruzione di solide relazioni, la collaborazione e la condivisione di idee e intuizioni, sia all'interno di RSM che con le aziende che supportiamo. Prima dell'inizio della pandemia, le opportunità per riunirsi e condividere le idee e conoscenze erano molteplici. Le opportunità di incontrarsi di persona erano piene di calore, apprezzamento e ci permettevano di celebrare la nostra cultura diversificata e innovativa, ispirando al contempo importanti cambiamenti e trasformazioni. Con il diffondersi delle restrizioni in tutto il mondo, le interazioni umane che hanno reso gli eventi coinvolgenti non sono più possibili.

Per RSM, come per molte altre società, il business va avanti e tante sono le idee da condividere, per cui piuttosto che chiudere semplicemente la porta agli eventi, bisogna adattare il proprio approccio e trasferire questa condivisione di idee da un forum fisico a un'esperienza digitale, imparando anche cose nuove.

Ecco alcuni suggerimenti:

Metti a punto la tecnologia giusta

Gli eventi virtuali creano un'opportunità per attirare un pubblico più ampio e la possibilità di registrare le sessioni aiuta anche ad estendere la partecipazione. Le conferenze e gli eventi digitali sbloccano anche nuove opportunità, rendendo più facile misurare la partecipazione e le reazioni del pubblico attraverso sondaggi e strumenti per domande e risposte che possono aiutare a prendere decisioni informate o pianificare il futuro.

Sono disponibili numerose piattaforme di webcast online, come Zoom e ON24, e piattaforme di siti web per conferenze su misura per eventi. Una volta scelta la piattaforma, è importante ottenere la giusta formazione per tutte le persone che si occupano degli aspetti tecnici e prestare attenzione a testare.

Preparazione dei relatori e pianificazione dello scenario

Va sempre fatto un brief con i relatori, per chiarire aspetti tecnici e contenuti dell’intervento.Vanno controllati l'audio e l'illuminazione dei presentatori dal punto di vista del pubblico, i propri altoparlanti e pianificare gli imprevisti.

Coinvolgi il pubblico

Le migliori conferenze sono quelle in cui gli organizzatori considerano la capacità di attenzione e il comfort del pubblico di particolare importanza: se non si riesce a coinvolgere il pubblico è più probabile che venga distratto dalle email o da altri lavori, quindi è importante avere un mix di contenuti con tempi e durata diversi, usare pannelli, presentazioni dal vivo, sondaggi e sessioni con domande e risposte e utilizzare di video clip che possono aiutare a mantenere alta l’attenzione. Un altro elemento chiave del coinvolgimento è l'interattività per cui è importante invitare il pubblico a partecipare alla presentazione. Infine, nessuna conferenza sarebbe completa senza un po' di networking, motivo per cui è importante offrire al pubblico l'opportunità di connettersi. Alcune piattaforme forniscono modi per creare discussioni interattive all'interno delle presentazioni con l'uso di "stanze interattive" all'interno della sessione. Ciò consente a un pubblico più ampio di discutere in gruppi più piccoli prima di tornare alla piattaforma principale e condividere i risultati di queste discussioni.

Leggi anche:

How can we help you?

Contact us by phone +39 02 8342 1490 or submit your questions, comments, or proposal requests.

Email us