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12 Errores que suelen cometer los gerentes de proyecto (Parte 1)

Existen diferentes listas en textos, cursos, charlas e internet sobre los errores que se cometen al momento de gerenciar proyectos. Con base en la experiencia que he desarrollado como Gerente de Proyecto, Asegurador de Calidad, Auditor e Interventor de Proyecto o liderando Oficinas de Gestión de Proyectos, he querido aportar un listado que presentaré en dos partes de este blog, a continuación presento los primeros seis.

  1. No comunicarse efectivamente con todos los stakeholders del Proyecto: Todos los autores coinciden sobre la importancia que tiene la comunicación efectiva desde la Gerencia del Proyecto con todas las partes involucradas. Sin embargo es muy común encontrar Gerentes de Proyecto que no se comunican con sus directivos, pares y peor aún con su equipo de trabajo. Un verdadero buen gerente de proyecto debe desarrollar habilidades de comunicación y definir mecanismos para garantizar que cada tipo de audiencia está recibiendo claros mensajes respecto al desarrollo y estado del Proyecto. Así mismos debe generar espacios y medios para recibir retroalimentación oportuna de cada una de las audiencias interesadas.
  2. Ignorar las recomendaciones de los expertos que lo apoyan en la ejecución del Proyecto: Existe un desentendimiento muy alto en relación con el apoyo de asesores externos y sus recomendaciones. Por una parte hay gerentes de proyecto que dan por hecho de que con la simple vinculación de asesores en PMO, Aseguramiento de Proyectos, Gestión del Cambio y otras especialidades se van a resolver mágicamente todas las situaciones que deben abordar a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Por otra parte no faltan aquellos que se molestan cuándo sus asesores con base en la experiencia y metodologías recomiendan un curso de acción que no siempre está alineado con lo que el gerente de proyecto está pensando o queriendo hacer. Si un gerente de proyecto cuenta con la fortuna de contar con asesores expertos, debe sacar máximo provecho de su conocimiento, experiencia, metodología y herramientas.
  3. Obsesionarse con lograr los plazos sin analizar las consecuencias: Debido a la formación que reciben muchos nuevos gerentes de proyecto, muchos de ellos se obsesionan con cumplir con la tripe restricción (tiempo, alcance y presupuesto) y enfocan todos sus esfuerzos a lograr desarrollar el proyecto dentro de estos límites desconociendo en muchas ocasiones que puede ser necesario tomar más tiempo para lograr un proyecto que verdaderamente genere valor a las organizaciones y cuyos resultados beneficien realmente a los usuarios. Como consecuencia de la obsesión con los plazos muchos proyectos terminan en una fecha específica aparentemente siendo exitosos, pero con fallas que no permiten la realización de valor. A la postre el proyecto resulta siendo una inversión desperdiciada
  4. No lograr que el equipo de trabajo lo perciba como un verdadero líder: El gerente de proyecto no debe caer en el error de encerrarse a gestionar de manera aislada, interactuando únicamente con el nivel directivo de la Organización y del proyecto ignorando a su equipo de trabajo. Un gerente de proyecto debe lograr el respaldo comprometido de su equipo de manera permanente. Lo anterior se logra propiciando un buen ambiente de trabajo, acompañando al equipo cuándo se requieren jornadas extensas, resolviendo oportunamente las inquietudes y situaciones (issues) que suelen surgir de manera permanente, ayudando a escalar los temas que se salen del ámbito de manejo del equipo de trabajo.
  5. No saber decir “NO” cuándo se requiere: Durante la ejecución del proyecto se van a presentar situaciones en que se van a solicitar cambios de alcance, modificaciones a las actividades del calendario del proyecto, retiro temporal o definitivo del equipo asignado al proyecto, implementación de mejoras no contempladas inicialmente. Si bien se debe ser flexible en el manejo de estas solicitudes, el gerente de proyecto debe saber hasta cuándo es viable admitir todas las solicitudes sin afectar el normal desarrollo ni el éxito del proyecto. Por lo anterior el gerente de proyecto debe saber argumentar y negarse a solicitudes que vayan a afectar la gestión y éxito independientemente de querer congraciarse con todos los estamentos de la Organización.
  6. Decir siempre “NO”: En contraposición a lo mencionado en el punto anterior existen gerente de proyecto extremos que se niegan a cualquier solicitud sin ni siquiera darse el tiempo de analizarla ni evaluar lo que su aceptación puede requerir. Se recomienda ser flexible en la medida en que un análisis de cada una de las solicitudes arroje información que permita definir la conveniencia y el impacto de lo que se e está solicitando sin perder el norte y el propósito de que el proyecto debe agregar verdadero valor a la Organización que lo está ejecutando.

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