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¿Está su organización satisfecha con el uso y desempeño del ERP?

En los últimos 5 años y debido a la posibilidad que tengo de interactuar con directivos y accionistas de diversos tipos de empresas usuarias de soluciones ERP de clase mundial, he podido comprobar que un porcentaje superior al 70% de ellos no se encuentra completamente satisfecho con el aporte que estas soluciones les están generando a los procesos de negocio.

Existe en algunos casos un rechazo total a la solución implementada, en otros un alto nivel de resignación y en un nivel superior al 85% una sensación de que la inversión fue excesiva frente a los beneficios que presta.

Dado lo anterior he ahondado para establecer las causas que generan estas situaciones de insatisfacción en sus diferentes niveles. He encontrados diversidad de causas pero la mayoría de estas no son asignables al directamente al ERP ni a su desempeño técnico.

Básicamente se han identificado una variedad y combinación de situaciones que lleva a estas personas al nivel de insatisfacción manifestado, algunas de las más relevantes y recurrentes las comparto a continuación:

  • Errores en las razones que llevaron a implementar el ERP
  • Nula o mala estructuración del proyecto
  • Fallas en el proceso de selección
  • Deficiente gestión formal durante la ejecución del proyecto de implementación
  • Falta de involucramiento de recursos clave
  • Se implementaron los procesos equivocados
  • No se adecuó la Organización según los impactos que genera la adopción de un ERP
  • Pruebas deficientes y/o insuficientes
  • Datos con calidad deficientes
  • Entrenamiento deficiente
  • Permisividad en cuanto al uso de la solución (es optativo su uso)
  • No hay un modelo formal de implementación de mejoras
  • No existe una responsabilidad por el mantenimiento, optimización y mejora de la solución

 

¿Qué se puede hacer?

La buena noticia es que esta importante inversión que han realizado las empresas en la implementación de un ERP se puede potencializar siguiendo un proceso formal que indague acerca de las causas que generan la insatisfacción, el nivel de usabilidad actual de la solución, el potencial de uso y crecimiento.

A partir de un adecuado diagnóstico y análisis de la situación se procede a plantear un proyecto juiciosamente justificado y estructurado que conduzca a la optimización y potencialización del ERP apuntando a resolver las necesidades reales de la Organización y tomar acciones sobre los aspectos que no están funcionando adecuadamente.

Lo anterior desde luego puede implicar la necesidad de consultoría técnica para la re-parametrización de la solución, ejecución de algunos desarrollos, pero es muy importante tener en cuenta aspectos fundamentales como:

  • Taller de lecciones aprendidas
  • Identificación de los procesos que requieren ser intervenidos y apoyados,
  • Estructuración y planeación del proyecto,
  • Involucramiento de recursos clave,
  • Gestión integral de impactos,
  • Depuración de datos,
  • Completo proceso de pruebas,
  • Adecuado proceso de capacitación y entrenamiento
  • Control formal a la gestión del proyecto

 

Los directivos y dueños de empresa no se pueden dar el lujo de botar a la basura la inversión en tiempo, esfuerzo y dinero que se ha efectuado para implementar un ERP. Por lo tanto deben aprender de los errores cometidos, asesorarse para llevar a cabo un proyecto formalmente justificado, estructurado, planeado, ejecutado y controlado.

De esta manera la inversión se protegerá y potencializará en el corto y mediano plazo.

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