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Beschwerderichtlinie

Für RSM hat Qualität oberste Priorität. Ihre Zufriedenheit als Klient ist für uns der wichtigste Gradmesser der Qualität unserer Dienstleistungen. Trotz aller angewandter Sorgfalt kann es leider vorkommen, dass unsere Arbeit nicht zur vollen Zufriedenheit eines Klienten durchgeführt wird. Dies bedauern wir sehr. Falls Sie mit unserer Arbeit einmal nicht zufrieden sein sollten, bitten wir Sie, dies dem betreffenden Mitarbeiter oder gegebenenfalls dessen vorgesetztem Partner mitzuteilen. Nur so können wir gemeinsam eine Lösung finden. Findet sich keine zufriedenstellende Lösung, können Sie sich über RSM Niederlande an den Compliance-Beauftragten wenden und gemäß den Bestimmungen der vorliegenden Beschwerderichtlinie eine formale Beschwerde einreichen. Dazu senden Sie bitte eine E-Mail an complianceofficer@rsmnl.nl. Sollte sich die Beschwerde auf die Arbeit des Compliance-Beauftragten beziehen, können Sie sich über das Sekretariat von RSM Niederlande an die Geschäftsführung wenden. Dazu senden Sie bitte eine Mitteilung an folgende Anschrift: RSM Nederland t.a.v. secretariaat, Postbus 14046, NL-3508 SB Utrecht.

Zweck und Anwendungsbereich

Zweck der vorliegenden Beschwerderichtlinie ist es, Ihnen als Klient die Möglichkeit zu geben, Beschwerden bezüglich der Arbeit der Partner und Mitarbeiter von RSM einzureichen, sofern die Ihrer Beschwerde zugrunde liegende Angelegenheit nicht einvernehmlich gelöst werden konnte. Im Sinne dieses Zwecks informieren wir bereits bei Auftragsbestätigung über das Beschwerdeverfahren.

1. Zuständigkeit des Compliance-Beauftragten / der Geschäftsführung

Der Compliance-Beauftragte dokumentiert die Beschwerde und hält mit der Geschäftsführung Rücksprache bezüglich des Umgangs mit und der Veröffentlichung von Beschwerden über Partner und Mitarbeiter unseres Unternehmens bzw. über Personen, die in einem Büro aus unserem Netzwerk tätig sind.

2. Einreichung von Beschwerden

a. Beschwerden sind schriftlich einzureichen. Sie müssen unterzeichnet sein und mindestens folgende Angaben enthalten:
- Namen, Anschrift und Telefonnummer des Einreichenden;
- Datum und Unterschrift;
- klare Beschreibung des Verhaltens, auf das sich die Beschwerde bezieht;
- Namen der/des Partner(s) und/oder Mitarbeiter(s), gegen den/die sich die Beschwerde richtet.
- Zudem besteht die Möglichkeit, Vorschläge zur Behandlung der Beschwerde zu unterbreiten.

b. Beschwerden können beim Compliance-Beauftragten eingereicht werden (unter der oben angegebenen Anschrift bzw. Kontaktstelle). c. Mündlich oder anonym eingereichte Beschwerden muss RSM nicht bearbeiten.

3. Empfangsbestätigung des Beschwerdeschreiben

Der Compliance-Beauftragte sorgt dafür, dass die Person, die eine Beschwerde einreicht, innerhalb von einer Woche nach Eingang der Beschwerde eine Empfangsbestätigung sowie Informationen zum weiteren Vorgehen erhält. Erfüllt ein Beschwerdeschreiben die unter Punkt 2 formulierten Anforderungen nicht, wird der Einreichende innerhalb von zwei Wochen nach Eingang der Beschwerde über die Möglichkeit zur Korrektur der Beschwerde binnen einer Frist von zwei Wochen in Kenntnis gesetzt.

Beschwerdebehandlung

a. Innerhalb von zwei Wochen nach Eingang der Beschwerde wird der die Beschwerde Einreichende zum Gespräch gebeten. Dabei soll u. a. festgestellt werden, ob die Beschwerde durch Vermittlung beigelegt werden kann oder ob weitergehende Schritte erforderlich sind.

b. Lässt sich im Gespräch oder durch Vermittlung zur Zufriedenheit des die Beschwerde Einreichenden eine Lösung erzielen, sind keine weitergehenden Schritte erforderlich. In diesem Fall werden der die Beschwerde Einreichende sowie die Person(en), auf deren Verhalten sich die Beschwerde bezieht, schriftlich über die Beendigung der Beschwerdebehandlung in Kenntnis gesetzt.

c. Wird weder im Gespräch noch durch Vermittlung zur Zufriedenheit des die Beschwerde Einreichenden eine Lösung erzielt, wird die Behandlung der Beschwerde fortgeführt.

d. In diesem Fall leitet die Geschäftsführung eine nähere Überprüfung der Beschwerde ein und zieht dazu je nach Art der Beschwerde geeignete Sachverständige hinzu.

e. Die Geschäftsführung teilt dem die Beschwerde Einreichenden ihre Feststellungen schriftlich und begründet binnen acht Wochen nach Eingang der Beschwerde mit.

Dokumentation von Beschwerden

Der Compliance-Beauftragte sorgt dafür, dass jede schriftlich eingehende Beschwerde dokumentiert wird. Dabei wird vermerkt:
- Name und Anschrift des die Beschwerde Einreichenden;
- Datum der Beschwerde;
- Beschreibung des Verhaltens, auf das sich die Beschwerde bezieht.

Darüber hinaus werden Angaben zur Form der Einreichung, zur Behandlung und Lösung der Angelegenheit, zur Durchlaufzeit, ggf. zur Entscheidung der Geschäftsführung sowie ggf. zu unternommenen Maßnahmen dokumentiert.

Inkrafttreten

Diese Richtlinie tritt am 1. Januar 2012 in Kraft.