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Whistleblower-Richtlinie

Anwendungsbereich

Diese Whistleblower-Richtlinie gilt für die folgenden Situationen:

  1. strafbare Handlungen seitens des Wirtschaftsprüfungsunternehmens oder seiner Mitarbeiter;
  2. sämtliche tatsächlichen oder mutmaßlichen sonstigen Verstöße gegen externe Gesetze und Vorschriften durch das Wirtschaftsprüfungsunternehmen oder seine Mitarbeiter;
  3. sämtliche tatsächlichen oder mutmaßlichen Verstöße gegen interne Vorschriften durch das Wirtschaftsprüfungsunternehmen oder seine Mitarbeiter;
  4. (drohende) Einschüchterung von Mitarbeitern durch Kollegen oder Vorgesetzte;
  5. (drohende) unrechtmäßige Vernichtung oder Manipulation von Daten oder Informationen;
  6. sämtliche sonstigen Situationen, die nach Ansicht des Meldenden einer Vertrauensperson gemeldet werden sollten.

 

Diese Whistleblower-Richtlinie kann darüber hinaus auch bei Meinungsverschiedenheiten bzw. Beschwerden über das Verhalten des Wirtschaftsprüfungsunternehmens oder seiner Mitarbeiter angewandt werden. Der Unterscheid zu den voranstehenden Richtlinien besteht im Prinzip der Anonymität, das der Whistleblower-Richtlinie zugrunde liegt.

Verfahren

  1. Bei Vorliegen einer Situation, die in den Anwendungsbereich dieser Whistleblower-Richtlinie fällt, kann der Meldende die Situation einer Vertrauensperson melden.
  2. Die Meldung an die Vertrauensperson erfolgt ausschließlich auf elektronischem Wege, d. h. per E-Mail an das Sekretariat eines unserer Büros.
  3. Auch externe Dritte können über diese E-Mail-Adresse Situationen melden.
  4. Die Vertrauensperson bestätigt dem Meldenden innerhalb von einer Woche den Empfang der Mail. Die Vertrauensperson informiert den Meldenden ferner darüber, wie und binnen welcher Frist seine Meldung behandelt wird. Die Behandlungsfrist beträgt höchstens vier Wochen ab Eingang der Meldung.
  5. Bei Vorliegen einer unter A bis E genannten Situation setzt die Vertrauensperson umgehend den Geschäftsführer in Kenntnis. Dies teilt die Vertrauensperson dem Meldenden mit.
  6. Liegt ein (drohender) Verstoß gegen interne oder externe Berufsvorschriften vor, setzt die Vertrauensperson den Compliance-Beauftragten in Kenntnis.
  7. Sowohl bei der Meldung an den Geschäftsführer als auch bei der Meldung an den Compliance-Beauftragten gemäß Punkt 5 bzw. 6 legt die Vertrauensperson die Quelle der Meldung nicht offen.
  8. Die Vertrauensperson informiert den Meldenden innerhalb von vier Wochen über die Behandlung seiner Meldung und die unternommenen Maßnahmen. Kann diese Frist aus unvorhergesehenen Umständen nicht eingehalten werden, informiert die Vertrauensperson den Meldenden darüber und teilt ihm mit, bis wann er mit einer Benachrichtigung über die Behandlung seiner Meldung rechnen kann.
  9. Bei Meldungen, die sich auf einen (drohenden) Verstoß gegen interne oder externe Berufsvorschriften beziehen, zieht die Vertrauensperson in jedem Fall, unter Wahrung der Vertraulichkeit, den Compliance-Beauftragten hinzu.

 

Vertraulichkeit

Meldungen, Korrespondenz zu Meldungen sowie die Behandlung von Meldungen im Rahmen dieser Richtlinie unterliegen der vollständigen Geheimhaltung und Vertraulichkeit, es sei denn, der Meldende entbindet die Vertrauensperson von seiner Geheimhaltungspflicht.

Die Geschäftsführung des Wirtschaftsprüfungsunternehmens garantiert, dass Mitarbeitern, die im Rahmen dieser Whistleblower-Richtlinie Meldungen an die Vertrauensperson machen, in keiner Weise negative Auswirkungen hinsichtlich ihrer Arbeit im Unternehmen bzw. hinsichtlich ihrer beruflichen Laufbahn entstehen.