Tax Insights maart 2021 - Vergoedingen voor thuiswerk verduidelijkt in nieuwe circulaire

Er werd nooit eerder zo vaak en op zulk grote schaal van thuis gewerkt als sinds het begin van de Covid-19 pandemie vorig jaar. Bij het thuiswerken loopt de werknemer een aantal kosten op voor het inrichten of het gebruik van een bureau, voor elektriciteit en verwarming of in sommige gevallen doordat hij gebruik maakt van zijn eigen computer voor professionele doeleinden. Er was reeds bekend dat in dit geval zowel de RSZ als de fiscus aanvaarden dat een bureauvergoeding van maximaal 129,48 euro per maand en/of een vergoeding voor het gebruik van het internet thuis voor professionele doeleinden van 20 euro per maand worden toegekend.

In een nieuwe circulaire van 26 februari 2021 verduidelijkt de fiscus wanneer precies een bureau- of internetvergoeding voor thuiswerk mag worden toegekend. Daarnaast is eveneens duidelijk geworden onder welke voorwaarden of omstandigheden kantoormeubilair of informaticamateriaal zoals een bureaustoel, een bureau, een bureaulamp of een printer kan worden ter beschikking gesteld van de werknemer of aan hen kan worden terugbetaald. Aan het begin van de circulaire wordt vermeld dat de principes met betrekking tot het thuiswerk uiteengezet in de circulaire enkel betrekking hebben op werknemers en niet op bedrijfsleiders.

THUISKANTOORVERGOEDING

Eerst en vooral wordt in de circulaire benadrukt dat de uiteengezette principes van toepassing zijn op thuiswerk: werk dat wordt verricht in de private lokalen van de werknemer en georganiseerd in het kader van normale werkdagen. Werk vanuit een satellietkantoor van de werkgever of buiten de normale werkuren zoals ’s avonds of in het weekend wordt hiermee dus niet bedoeld. Wanneer een werknemer structureel en op regelmatige basis een substantieel deel van zijn arbeidstijd aan thuiswerk doet, kan een forfaitaire kantoorvergoeding van maximaal 129,48 euro per maand toegekend worden. Onder structureel en op regelmatige basis thuiswerken wordt verstaan het equivalent van een werkdag per week, beoordeeld op maandbasis: bv. een volledige werkdag per week of twee halve werkdagen per week. De fiscus heeft in de circulaire eveneens bevestigd dat zij de instructies van de RSZ volgen voor wat het bedrag en eventuele toekomstige verhogingen hiervan betreft.

De forfaitaire thuiskantoorvergoeding wordt o.a. geacht de volgende kosten te dekken: gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis (inclusief huur en eventuele afschrijvingen van de ruimte), kantoorbenodigdheden (zoals mappen, papier, balpen, muismatje of inkt voor printer), nutsvoorzieningen, onderhoud, verzekering, onroerende voorheffing, koffie, water en versnaperingen. Het maximale bedrag van de thuiskantoorvergoeding dient voor deeltijdse werknemers niet evenredig te worden verminderd zolang deze werknemer regelmatig en op structurele basis van thuis werkt zoals hierboven beschreven. Afhankelijk van de omstandigheden waaronder het thuiswerk georganiseerd wordt, kan eventueel een onderscheid gemaakt worden tussen verschillende personeelscategorieën binnen de onderneming.

INTERNETVERGOEDING

Wanneer de werknemer tijdens zijn thuiswerk gebruik maakt van zijn eigen internet, kan en mag de werkgever een forfaitaire internetvergoeding toekennen van maximaal 20 euro per maand op voorwaarde dat de werkgever niet op een andere manier tussenkomt in de kosten van de privéinternetaansluiting en -abonnement.
Dit bedrag kan eventueel gecumuleerd worden met een forfaitaire thuiskantoorvergoeding en hoeft eveneens niet evenredig verminderd te worden voor deeltijdse werknemers.

KANTOORMEUBILAIR EN INFORMATICAMATERIAAL

In de circulaire wordt ook uiteengezet dat het mogelijk is voor werkgevers om tussen te komen in een door de werknemer gefinancierde aankoop van kantoormeubilair zoals een bureaustoel, -tafel, -kast, functionele bureaulamp en/of informaticamateriaal zoals een tweede computerscherm, printer of toetsenbord. Dit meubilair of materiaal kan in principe vergoed worden indien de werkgever dit type kantoormeubilair of informaticamateriaal in normale omstandigheden ter beschikking stelt op de werkvloer, deze vergoedingen gebaseerd zijn op bewijsstukken en verband houden met investeringen die noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren. Investeringen die een privéuitgave zijn voor de werknemer, dan wel onredelijke uitgaven (bv. een hele dure design bureaulamp) worden hier niet bedoeld. De tussenkomst van de werkgever voor kantoormeubilair of informaticamateriaal kan in principe gecumuleerd worden met een forfaitaire thuiskantoor- of internetvergoeding.

Voor het kantoormeubilair en informaticamateriaal zijn er in feite twee mogelijkheden. De eerste optie is dat de werkgever het meubilair of de informaticabenodigdheden ter beschikking stelt van de werknemer in het thuiskantoor waarbij de werkgever uiteraard eigenaar blijft van de ter beschikking gestelde goederen. Hiervoor hoeft geen voordeel alle aard in hoofde van de werknemer te worden aangerekend indien men de normale gebruiksduur van deze goederen respecteert. Voor een bureaustoel of -tafel wordt bijvoorbeeld uitgegaan van een normale gebruiksduur van 10 jaar, terwijl dit voor een tweede computerscherm 3 jaar is. Wanneer de werknemer deze goederen zou mogen behouden nadat de beroepsactiviteit of thuiswerk beëindigd wordt voor het verstrijken van de normale gebruiksduur, ontstaat er een belastbaar voordeel in hoofde van deze werknemer. In dit geval dient hij ofwel de reële restwaarde terug te betalen aan de werkgever, ofwel dient de reële restwaarde als een voordeel alle aard belast te worden. De tweede mogelijkheid is dat de werkgever kosten voor deze goederen terugbetaalt aan de werknemer op basis van bewijsstukken.

GEBRUIK EIGEN COMPUTER EN RANDAPPARATUUR

Wanneer de privécomputer door de werknemer gebruikt wordt in het kader van thuiswerk, kan de werkgever eventueel een forfaitaire vergoeding toekennen hiervoor van maximaal 20 euro per maand op voorwaarde dat de werkgever niet op een andere manier in deze kosten tussenkomt. Ook hier dient dit bedrag niet evenredig verminderd te worden voor deeltijdse werknemers. Het bedrag van 20 euro per maand wordt geacht de kosten te dekken voor het gebruik van de privécomputer, alsook het eventueel gebruik van eigen randapparatuur zoals een tweede computerscherm, een printer, software, …

Het is eveneens mogelijk dat de werkgever de computer zelf ter beschikking stelt van de werknemer en dat de eigen computer dus niet voor professionele doeleinden hoeft gebruikt te worden. In dit geval wordt eventueel slechts gebruik gemaakt van een eigen tweede computerscherm en/of de eigen printer/scanner voor professionele doeleinden. Hiervoor kan een forfaitaire vergoeding worden toegekend van 5 euro per maand per item gedurende maximaal 3 jaar in de plaats van de forfaitaire vergoeding van 20 euro per maand waarvan hierboven sprake. Bovendien geldt een absoluut maximum van 10 euro per maand om deze kosten in hoofde van de werknemer te dekken.

OP DE FISCALE FICHE 281.10

Als de werkgever kosten eigen aan de werkgever (terug)betaalt aan de werknemer, hangt het af van de specifieke situatie hoe dit op de jaarlijkse fiche 281.10 van de betrokken werknemers dient weergegeven te worden. Wanneer het kosten op basis van bewijsstukken betreft of het gaat om een forfaitaire onkostenvergoedingen die werd vastgesteld op basis van ernstige en met elkaar overeenstemmende normen, moet er tot op vandaag geen exact bedrag van deze vergoedingen worden vermeld op de fiche. Nieuw vanaf inkomstenjaar 2022 zal zijn dat ook de bedragen van deze vergoedingen (waarvan de vergoedingen zoals uiteengezet in deze nieuwsbrief voorbeelden zijn) op de fiscale fiche 281.10 zal moeten vermeld worden in vak 27 – diverse inlichtingen.

RULING

Het is in elk geval een goede zaak dat zoveel dingen nu zijn verduidelijkt met betrekking tot de kostenvergoedingen die zouden kunnen toegekend worden in het kader van thuiswerk. Afhankelijk van de precieze werksituatie of -omstandigheden dienen mogelijks nog nuances gemaakt te worden. Het is en blijft dan ook uitermate belangrijk om de kostenvergoedingenpolitiek binnen de onderneming goed te onderbouwen. Het tax team van RSM Belgium staat te uwer beschikking voor verdere toelichting. De vergoedingen waarnaar verwezen wordt in deze nieuwsbrief kunnen nog steeds het voorwerp uitmaken van een rulingaanvraag bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen van de FOD Financiën teneinde zekerheid te bekomen omtrent de toegekende kostenvergoedingen onder de vorm van kosten eigen aan de werkgever. Zeker wanneer dit kadert in een bredere politiek van kostenvergoedingen die men binnen de onderneming zou willen hanteren, ingeval de door bepaalde werknemers werkelijk opgelopen kosten de in deze nieuwsbrief vermelde bedragen zouden overschrijden of indien men een onderscheid zou willen maken tussen bepaalde personeelscategorieën binnen de onderneming, is en blijft het bekomen van een ruling aangeraden. Het Tax team van RSM Belgium kan u steeds helpen met advies op het vlak van kostenvergoedingen en ook, indien gewenst, met het voorbereiden en indienen van een rulingaanvraag.

Indien u bijkomende informatie wenst in verband met bovenstaande of assistentie, staat het tax team van RSM Belgium te uwer beschikking ([email protected]).

RSM InterTax