Belgium
Languages

Languages

Tax Insights januari 2021 - UBO-Register : Jaarlijkse verificatieverplichting - Verantwoordingsstukken

De implementatie van het Belgisch UBO-register heeft tot op vandaag al flink wat inkt doen vloeien. Nadat de initiële deadline voor de eerste registratie tot driemaal toe uitgesteld werd en diverse FAQs continue geüpdate werden teneinde tegemoet te komen aan de meeste prangende vraagstukken over de identificatie van de uiteindelijke begunstigden, zou men kunnen verwachten dat inmiddels twee jaar sedert de inwerkingtreding van het UBO-register het gros van de technische kinderziektes van de baan zijn. Niets is minder waar, integendeel. 

Met het KB van 23 september 2020 tot wijziging van het KB van 30 juli 2018 betreffende de werkingsmodaliteiten van het UBO-register (hiernagenoemd, ‘het KB’) heeft de wetgever het klaarblijkelijk wenselijk geacht de laatste puntjes alsnog op de ‘i’ te zetten en de resterende technische heikelpunten hopelijk voor goed het hoofd te bieden. Hieronder een blik van de laatste ontwikkelingen.

VERANTWOORDINGSSTUKKEN

Het KB verplicht alle informatieplichtige vennootschappen, (internationale) vzw’s, stichtingen, trusts, fiducieën en soortgelijke constructies voortaan om elk onderliggend stavingsdocument dat aantoont dat de geregistreerde informatie adequaat, nauwkeurig en actueel is, mee op te laden op de website van het UBO-register. 

Hoewel het KB het stilzwijgen bewaart welke verantwoordingsstukken hiermee precies bedoeld worden, kan bij wijze van niet-limitatieve opsomming gedacht worden aan de oprichtingsakte en statuten van de vennootschap vergezeld met een kopij van het aandelenregister. Inzonderheid voor de documentieplicht voor vzw’s zal naar alle redelijkheid een kopij van het verenigingsdossier met daarin onder meer de statuten van de vereniging en het ledenregister moeten volstaan. Voor wat betreft de trusts, fiducieën en andere soortelijke constructies waarvan de informatie van de uiteindelijke begunstigde(n) reeds is opgenomen in een gelijkaardig register van een andere lidstaat, zou het naar verluidt volstaan om enkel het UBO-uittreksel van deze andere lidstaat op te laden. Verantwoordingsstukken afkomstig uit een derde land dienen zonder uitzondering steeds gelegaliseerd te zijn.

Het verdient de aanbeveling om hoger genoemde verantwoordingsstukken steeds te vergezellen met een verklaring op ere gedateerd en ondertekend door een persoon die de vennootschap of vereniging wettelijk kan vertegenwoordigen.

Uit een perscommuniqué gepubliceerd op de website van de FOD Financiën volgt dat de informatieplichtigen die vóór 11 oktober 2020 reeds gevolg gegeven hebben aan hun UBO-registratieverplichtingen alsnog tot 30 april 2021 de tijd krijgen om de vereiste verantwoordingsstukken op te laden in het systeem. De informatieplichtigen die hun registratie echter vanaf 11 oktober 2020 nog in orde dienen te brengen, dienen deze documentatie onmiddellijk en simultaan met de registratie op te laden.

(JAARLIJKSE) VERIFICATIEVERPLICHTING

In het verlengde van het gedachtegoed dat de informatie met betrekking tot de uiteindelijke begunstigde(n) in het UBO-register op lange termijn toereikend, accuraat en actueel moet blijven, herinneren we u eraan dat na de initiële registratie in twee gevallen toch bijkomende actie vereist is, met name:

  • Iedere wijziging met betrekking tot de gegevens van de uiteindelijke begunstigde(n) (wijziging omvang van de participatie, in- en uittreding vennoot, e.d.) dient binnen de maand nadat deze wijziging gekend is, aan het UBO-Register te worden medegedeeld;
  • Blijven bovenstaande wijzigingen volledig achterwege dan toch zal de informatie over de uiteindelijke begunstigde(n) op jaarbasis uitdrukkelijk in het Register bevestigd moeten worden. Diverse technische redenen ten gronde hebben de Administratie ertoe genoopt de informatie over de uiteindelijke begunstigden van alle informatieverstrekkers voor een eerste en uitzonderlijke maal automatisch te bevestigen per 30 april 2020. De volgende jaarlijkse bevestiging voor vennootschappen, (i)vzw’s, stichtingen, trusts, fiducieën en soortgelijke constructies dient met andere woorden te gebeuren vóór 30 april 2021.

Indien u bijkomende informatie wenst in verband met bovenstaande of assistentie, staat het tax team van RSM Belgium te uwer beschikking ([email protected]).

RSM InterTax

download onze TAX INSIGHTS

tax_insights_small.jpg

How can we help you?

Contact us by phone +32 (0)2 379 34 70 or submit your questions, comments, or proposal requests.

Email us