Со децении, сметководствените процеси во голема мера се потпираа на хартиена документација - фасцикли, печатени фактури, рачно внесување податоци и физичко архивирање. Овој пристап бара значително време, простор и административен напор.

Денес, потпомогнато од современи дигитални алатки, преминот кон дигитално работење е неопходно за бизнисите бидејќи им овозможува да заштедат време, да ги намалат оперативните трошоци и да ја зголемат безбедноста на податоците.

Дигитализацијата како основа за ефикасни процеси

Поседувањето соодветен софтвер е од суштинско значење за финансиските професионалци, за ефикасно управување со клиентските податоци и истовремено поддржување на одржливи деловни практики.

Пандемијата на COVID-19 значително го забрза преминот кон дигитални работни процеси, покажувајќи дека многу деловни активности може успешно да функционираат и без физичка документација.

Најновата иницијатива на Управата за јавни приходи - системот за е-фактури, претставува природен чекор напред во транзицијата кон дигитално работење. Таа ја зголемува транспарентноста, овозможува навремена обработка на фактури и ја намалува потребата од управување со физички документи.

Зошто преминот е неопходен?

Дигиталното работење носи придобивки како за организациите, така и за животната средина: намалување на отпадот од хартија, подобрена безбедност на документите и намалени емисии на јаглероден диоксид. За компаниите што сакаат да останат конкурентни во дигиталното опкружување, преминот кон дигитални процеси станува сè поважен.

Чекори за успешна имплементација

  • Идентификација на процесите каде што сè уште се користи хартија (фактури, документи, потврди)
  • Проценка на дигитални решенија кои одговараат на оперативните потреби на компанијата
  • Обезбедување безбедност на податоците и воспоставување конзистентен процес за резервни копии
  • Имплементација на дигитални решенија, онлајн фактурирање и интеграции со е-банкарство
  • Инвестирање во обука за поддршка на непречена транзиција
  • Одржување јасна и точна дигитална документација

Вообичаени предизвици за време на оваа транзиција

  • Отпорот кон промени кај вработените често претставува најзначаен предизвик
  • Грижата за безбедноста на податоците бара посветен пристап и соодветни инвестиции во системи и контроли
  • Почетните инвестиции може да бидат значајни, но долгорочната вредност ги оправдува

Клучни предности на дигиталните процеси

  • Заштеда на трошоци - намалени расходи за хартија, печатење и физичко складирање
  • Зголемена ефикасност - дигиталните документи се полесни за пребарување, организирање и обработка, што им овозможува на вработените да се фокусираат на активности со поголема вредност
  • Подобрена безбедност - енкрипција и контролирани пристапи го намалуваат ризикот од неовластено користење
  • Придобивки за животната средина - намалување на хартијата придонесува за пониски емисии на јаглерод, усогласено со европските одржливи цели
  • Усогласеност - дигиталните записи ја олеснуваат работата на ревизијата и регулаторните барања

Ефектите врз организациската ефикасност и одржливост

Со намалување на зависноста од физичка документација, организациите добиваат почисти, поефикасни работни простори и повеќе време за значајна работа и иновација.

Дигиталната трансформација исто така ја зголемува важноста на сигурни и стабилни ИТ-системи. Дури и мал пропуст може да создаде оперативни или финансиски ризици. Повеќе за ова можете да прочитате во нашата статија: „Како мал пропуст во ИТ систем може да доведе до голема финансиска загуба“.

„Промената е единствената константа.“ - Хераклит

Објавените содржини, фотографии и видеа се во сопственост на РСМ Македонија и се заштитени согласно Законот за авторското право и сродните права и Законот за заштита на личните податоци. Секое неовластено преземање, репродукција, пренос или злоупотреба претставува повреда на правата и подлежи на санкции согласно важечките закони.
 

Автор:

Ana Stoiljkovikj Nacevska
Контролор и надзорник во сметководство и даноци