Grensoverschrijdende telewerkers: overeenkomst tussen België en Nederland over het begrip vaste inrichting

De Belgische en Nederlandse autoriteiten hebben op 12 december 2023 een overeenkomst gepubliceerd die verduidelijkt hoe om te gaan met telewerken, wat zou kunnen leiden tot het bestaan van een vaste inrichting, belastbaar in het thuisland van de werknemers.

BEOORDELINGSCRITERIA 
 

De overeenkomst beschrijft de volgende mogelijkheden: 

Incidenteel thuiswerken 
In het geval een werknemer onregelmatig of incidenteel thuiswerkt, waarbij thuiswerken geen onderdeel uitmaakt van het reguliere arbeidspatroon, is er geen reden tot het bestaan van een vaste inrichting. Er is in dat geval immers geen sprake van een (werk)plaats die ter beschikking wordt gesteld aan de onderneming van de werkgever. De continuïteitvereiste daarvoor ontbreekt immers.

Structureel thuiswerken met mogelijkheid tot werken op locatie 
Wanneer thuiswerken onderdeel is van een vast arbeidspatroon, kan er sprake zijn van een situatie waarbij de thuiswerkplek ter beschikking staat van de onderneming van de werkgever.

Als een werknemer structureel thuiswerkt in zijn woonstaat, terwijl hij er ook voor kan kiezen om te werken op de werkplek die beschikbaar is in de staat waar de werkgever is gevestigd, is er in principe geen sprake van een vaste inrichting. Dit komt omdat de werkgever in dit geval niet van deze individuele werknemer verlangt dat hij zijn werkzaamheden op zijn thuiswerkplek verricht en de thuiswerkplek ter beschikbaar staat van de onderneming van de werkgever.

Als een thuiswerkplek echter voortdurend wordt gebruikt voor het uitvoeren van de bedrijfsactiviteiten van de werkgever en uit de feiten en omstandigheden blijkt dat de werkgever van deze individuele werknemer verlangt dat hij de bedrijfsactiviteiten vanuit de thuiswerkplek uitvoert, dan kan de thuiswerkplek ter beschikking staan van de onderneming van de werkgever.  

Dit is een feitelijke toets, dit betekent bijvoorbeeld dat een thuiskantoor ter beschikking van de onderneming van de werkgever kan staan als uit de feiten blijkt dat het in de praktijk de bedoeling is dat de werkplek die beschikbaar is in de staat waar de werkgever is gevestigd, niet of nauwelijks door de werknemer wordt gebruikt, omdat de werkgever in feite verlangt dat de werknemer de bedrijfsactiviteiten van de werkgever verricht vanuit het thuiskantoor in de staat waar hij woont.

Structureel en verplicht thuiswerken 
Als de thuiswerkplek van waaruit een werknemer structureel thuiswerkt ter beschikking staat van de onderneming van de werkgever, kan er sprake zijn van een vaste inrichting. De beoordeling of een thuiswerklocatie ter beschikking staat van de onderneming van de werkgever is een feitenkwestie.

Of een locatie op zodanige wijze ter beschikking staat van een onderneming dat deze een bedrijfsfaciliteit kan vormen waarmee alle of een deel van de activiteiten van een onderneming worden uitgeoefend, hangt af van de vraag of de werkgever daadwerkelijk de macht heeft om de werkplek te gebruiken en of de werkgever daadwerkelijk kan bepalen in welke mate de onderneming op die locatie aanwezig is en of hij kan bepalen welke activiteiten daar kunnen worden uitgeoefend.  

Het voorgaande moet worden getoetst op het niveau van een individuele werknemer. Het is dus niet relevant volgens de overeenkomst hoeveel werknemers van een werkgever gemiddeld thuiswerken en of er voor elke werknemer te allen tijde een werkplek op de locatie van de werkgever beschikbaar is. Even irrelevant is of de werkgever al dan niet middelen ter beschikking heeft gesteld om het thuiskantoor op te zetten om thuiswerken mogelijk te maken.

Praktische toepassing 
Volgens de overeenkomst zal "occasioneel telewerken" (minder dan 50% van de werktijd over een periode van 12 maanden) in principe geen aanleiding geven tot het bestaan van een materiële vaste inrichting.  

Als telewerken echter een structureel karakter krijgt, bijvoorbeeld als een werknemer meer dan 50% van zijn werktijd thuis doorbrengt, kan dit gevolgen hebben voor de fiscale status van de werkgever. Alles hangt af van het bestaan van een reële optie om vanuit een kantoor te werken die wordt aangeboden door de buitenlandse werkgever en de regelmaat waarmee van deze optie gebruik wordt gemaakt.

Als de werknemer op vrijwillige basis thuis werkt, zal deze situatie over het algemeen niet worden beschouwd als het aanbieden van een kantoor aan huis door de buitenlandse werkgever.

VASTE INRICHTING VS AFHANKELIJKE AGENT

Het is belangrijk om op te merken dat de overeenkomst zich richt op de kwalificatie van de thuiswerkplek als een materiële vaste inrichting en niet ingaat op de vaste inrichting als gevolg van de aanwezigheid van een afhankelijke agent.  

Heb je vragen omtrent bovenstaande thema’s, aarzel dan niet om contact op te nemen met het RSM Belgium | Tax team ([email protected]).  
 

RSM BelgiumTax