RSM Belgium
Languages

Languages

Assurance Insights maart 2020 : Hoe raden van bestuur en algemene vergaderingen organiseren tijdens de quarantaine ?

In het kader van de coronacrisis en de verplichte quarantaine bevinden vele ondernemingen zich vandaag in uitzonderlijke omstandigheden die het houden van raden van bestuur en algemene vergaderingen bemoeilijken. Gelukkig kunnen de huidige wettelijke bepalingen en uw statuten bepalingen bevatten die u toelaten om bepaalde bijeenkomsten op afstand te organiseren of onder de vorm van schriftelijke besluitvorming. 

Vandaar, 

1. OP HET NIVEAU VAN DE RAAD VAN BESTUUR

In verband met het houden van uw raad van bestuur is de wet vrij flexibel, waarbij het wordt toegelaten om de bijeenkomst op afstand te houden met behulp van een elektronisch communicatiemiddel, voor zover de statuten van de vennootschap dit niet verbieden.

Belangrijk om weten is dat de beslissingen van de raad van bestuur met eenparigheid van de stemmen kunnen worden genomen, uitgedrukt op schriftelijke wijze met uitzondering van beslissingen voor dewelke de statuten deze mogelijkheid uitsluiten.

2. OP HET NIVEAU VAN DE ALGEMENE VERGADERING

2.1. Verdaging van de algemene vergadering 

De raad van bestuur moet de leden van de algemene vergadering op de hoogte brengen van het feit dat de gewone algemene vergadering wordt verdaagd en niet zal plaatsvinden op de datum bepaald door de statuten wegens de uitzonderlijke omstandigheden van quarantaine.
Deze informatie zal gecommuniceerd worden met naleving van de formaliteiten en de voorziene termijnen voor de bijeenroeping van de verdaagde gewone algemene vergadering. De informatie moet niet noodzakelijk een nieuwe datum van de gewone algemene vergadering voorzien, maar de informatie zal duidelijk aangeven dat de aandeelhouders zullen worden bijeengeroepen binnen de termijnen die voorzien worden door het WVV.

2.2. Algemene vergadering met behulp van elektronische middelen – art 5 :89 (BV) – 6:75 (CV) – 7:137 (NV) van het WVV

Het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen bepaalt voor de vennootschappen dat de statuten kunnen voorzien in de mogelijkheid om een algemene vergadering op afstand te houden met behulp van een elektronisch communicatiemiddel dat ter beschikking wordt gesteld door de vennootschap. De aandeelhouders die via deze weg deelnemen aan de algemene vergadering worden geacht aanwezig te zijn op de plaats waar de algemene vergadering gehouden wordt met het oog op het naleven van de quorum- en meerderheidsvereisten. Voor de toepassing van de eerste alinea dient de vennootschap in de mogelijkheid te zijn om, dankzij het gebruikte elektronisch communicatiemiddel, de hoedanigheid en identiteit van de aandeelhouders te controleren op een manier die gedefinieerd wordt door of op grond van de statuten.  Bijkomende voorwaarden kunnen door of op grond van de statuten worden opgelegd in verband met het gebruik van een elektronisch communicatiemiddel, met het enkele doel om de veiligheid van het elektronisch communicatiemiddel te garanderen.

Voor de toepassing van de eerste alinea en onverminderd elke beperking opgelegd door of op grond van de wet, moet het elektronisch communicatiemiddel het minstens mogelijk maken aan de rechthebbenden beoogd in de eerste alinea om op een directe wijze, tegelijkertijd en ononderbroken kennis te nemen van de besprekingen die gevoerd worden binnen de algemene vergadering en, wat de aandeelhouders betreft, om hun stemrecht uit te oefenen over alle agendapunten waartoe de algemene vergadering werd samengeroepen.

De statuten kunnen voorzien dat het elektronisch communicatiemiddel daarenboven het aan de rechthebbenden, beoogd in de eerste alinea, moet toelaten om deel te nemen aan de beraadslagingen en om hun recht van vraagstelling uit te oefenen. 

De bijeenroeping van de algemene vergadering bevat een duidelijke en precieze omschrijving van de procedures die door of op grond van de statuten vastgelegd zijn met betrekking tot de deelname vanop afstand aan de algemene vergadering.

Daarbij dient opgemerkt te worden dat deze mogelijkheid niet wettelijk voorzien is in het WVV voor de non-profit sector. Momenteel, rekening houdend met het feit dat het gaat om uitzonderlijke omstandigheden en in afwachting van een koninklijk besluit waarvan sprake in punt 3 van dit document, zou een bijeenkomst op elektronische manier gehouden kunnen worden. Zoals in andere gevallen moeten de gebruikte elektronische communicatiemiddelen het toelaten om zowel de identiteit als de ononderbroken aanwezigheid van de aanwezige leden na te gaan. Het is sterk aanbevolen dat de notulen melding maken van de uitzonderlijke omstandigheden en van de manier waarop de elektronische aanwezigheid wordt georganiseerd (wie was aanwezig, wie heeft gestemd en hoe, hoe hebben de leden hun vragen kunnen stellen,…).

2.3. Schriftelijke algemene vergadering: Art. 5:85 (BV) – 6:71 (CV) – 7:133 (NV) van het WVV

De aandeelhouders kunnen eenparig en schriftelijk alle beslissingen nemen die onder de bevoegdheid van de algemene vergadering vallen, tenzij de beslissingen een authentieke akte vereisen. In dit geval dienen de formaliteiten betreffende de bijeenroeping niet te worden nageleefd. De leden van de raad van bestuur, de commissaris en de houders van converteerbare obligaties, van voorkeurrechten of van certificaten uitgereikt door de vennootschap kunnen, op hun vraag, kennis nemen van deze beslissingen.

Verder brengen wij u ter herinnering dat deze mogelijkheid niet bestaat voor entiteiten van de non-profit sector. Niettemin, rekening houdend met het feit dat het gaat om uitzonderlijke omstandigheden en in afwachting van een koninklijk besluit waarvan sprake in punt 3 van dit document, zou momenteel de bijeenkomst eventueel schriftelijk gehouden kunnen worden indien het aantal leden voldoende beperkt zou worden om zo’n bijeenkomst toe te laten en mits hun unaniem akkoord.

2.4. Mogelijkheid om artikel 5 :99 (BV) – 6 :84 (CV) – 7 :150 (NV) van het WVV toe te passen – Uitstel van MAXIMUM 3 weken van de datum van de algemene vergadering

De raad van bestuur van een niet-genoteerde vennootschap heeft het recht om onverwijld (dit wil zeggen nadat de vergadering is samengesteld) de beslissing aangaande de goedkeuring van de jaarrekening met drie weken uit te stellen.[1]

 

[1] 5 weken voor beursgenoteerde vennootschappen

 Het recht om de algemene vergadering onverwijld uit te stellen behoort uitsluitend aan de raad van bestuur. In de BV en de NV zijn het de bestuurders die individueel beslissen. 

Dit recht van uitstel kan slechts worden uitgeoefend op de algemene vergadering tijdens dewelke de jaarrekening ter goedkeuring wordt neergelegd (jaarlijkse algemene vergadering). De aanwezige bestuurders op de algemene vergadering vragen aan de voorzitter om de zitting te onderbreken. Deze beslissing moet niet gemotiveerd zijn. Niettemin moet de raad van bestuur het recht van uitstel uitoefenen in het belang van de vennootschap, en dus niet enkel in haar eigen belang. De voorzitter verklaart dan dat de algemene vergadering wordt uitgesteld.

Het uitoefenen van het recht van uitstel heeft niet alleen de schrapping van de agendapunten betreffende de goedkeuring van de jaarrekening tot gevolg, maar ook alle andere agendapunten die ervan afhangen, zoals de kwijting aan de raad van bestuur en aan de commissaris. Alle andere beslissingen die genomen worden, blijven geldig, tenzij de algemene vergadering anders beslist. De volgende algemene vergadering moet (hooguit) drie weken na de eerste algemene vergadering plaatsvinden. Deze mogelijkheid geldt niet voor entiteiten van de non-profit sector. 

3. Belangrijk voor de toekomst

Momenteel worden er discussies gevoerd tussen de cijferberoepen en de minister van Justitie om te onderzoeken of en welke algemene maatregelen kunnen genomen worden om deze formele verplichtingen voor alle vennootschappen (beursgenoteerd en niet-genoteerd) en alle verenigingen te versoepelen.

Een koninklijk besluit dat momenteel geschreven wordt, zou de mogelijkheid voor ondernemingen moeten invoeren om hun algemene vergaderingen uit te stellen en/of hun stemregels en deelnamevoorwaarden aan de algemene vergaderingen aan te passen, zelfs als de bijeenroeping reeds gepubliceerd is.

Wij zullen u op de hoogte houden in verband met deze nieuwe maatregelen.

RSM BELGIUM INFORMEERT U 

Indien u meer informatie over dit onderwerp wenst, aarzel dan niet om uw audit team te contacteren die uw specifieke situatie samen met u zal analyseren. 

[email protected]

RSM INTERAUDIT – RSM BEDRIJFSREVISOREN

Download onze Assurance Insights

assurance_insights.jpg

How can we help you?

Contact us by phone +32 (0)2 379 34 70 or submit your questions, comments, or proposal requests.

Email us