De wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten (hierna genoemd, ‘de Wet’) introduceerde reeds de invoering van een register van uiteindelijke begunstigden in het Belgisch landschap. De oprichting van dit centraal register, in de volksmond gemeenzaam het UBO-register genoemd (afgeleid uit het Engels waar « UBO » staat voor Ultimate Beneficial Owner) is het gevolg van de omzetting van de Europese Richtlijn 2015/849 van 20 mei 2015.
Het koninklijk besluit van 30 juli 2018 betreffende de werkingsmodaliteiten van het UBO-register werd op 14 augustus in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd en zal uiteindelijk in werking treden op 31 oktober 2018.
1. Waar Gaat het over?
De invoering van het UBO-register kadert binnen de door de Richtlijn 2015/849 opgelegde verplichting aan
EU-lidstaten om toereikende, adequate en actuele informatie te vergaren over de uiteindelijke begunstigden van vennootschappen en andere juridische entiteiten om deze naderhand in één centraal register te verzamelen.
Het UBO-register wordt aangelegd en beheerd door een daartoe specifiek opgerichte instantie binnen de Algemene Administratie van de Thesaurie, De gegevens van het register zijn toegankelijk niet alleen voor de bevoegde autoriteiten en de onderworpen entiteiten, maar tevens voor elke natuurlijke persoon of organisatie die daartoe een legitiem belang kan voorleggen.
2. Meldingsplichtige Entiteiten?
De verplichting om informatie over te maken aan de Algemene Administratie van de Thesaurie wordt voorbehouden aan vennootschappen, stichtingen, (internationale) vzw’s, trusts, fiducies en gelijkaardige juridische entiteiten. Als principiële regel wordt vooropgesteld dat de gerenseigneerde informatie minstens jaarlijks bijgewerkt of bevestigd dient te worden.
3. De Uiteindelijke begunstigde?
De notie « uiteindelijke begunstigde » richt zich tot natuurlijke personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of een beslissende zeggenschap hebben over de betrokken entiteit.
De Wet omschrijft diverse categorieën van uiteindelijke begunstigden, afhankelijk van het type van de entiteit waaraan ze verbonden zijn.
3.1. Vennootschappen
De uiteindelijke begunstigden van een vennootschap zijn de natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks, alleen of in coördinatie met anderen, zeggenschap uitoefenen en al dan niet een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang in deze vennootschap houden.
Een percentage van meer dan vijfentwintig procent van de stemrechten of van meer dan vijfentwintig procent van de aandelen of het kapitaal van de vennootschap, geldt met dien verstande als een toereikend percentage van de stemrechten of van het direct belang in de onderneming.
In tweede instantie worden de natuurlijke personen geviseerd die op een andere manier zeggenschap hebben in de vennootschap. Gedacht wordt aan een aandeelhoudersovereenkomst of het recht om de leden van de raad van bestuur te benoemen.
Indien evenwel op basis van zeggenschap op vermogensrechtelijk belang geen natuurlijke personen als uiteindelijke begunstigde geïdentificeerd kunnen worden, of wanneer daartoe twijfel ontstaat, wordt aangenomen dat het hoger leidinggevend personeel van de vennootschap de uiteindelijke begunstigden zijn.
Beklemtoond dient te worden dat alle Belgische vennootschappen meldingspIichtig zijn, ongeacht de grootte van de vennootschap en los van de vraag of ze al dan niet over rechtspersoonlijkheid beschikt.
3.2. Stichtingen en (internationale) vzw’s
Voor de (internationale) vzw’s en stichtingen worden als uiteindelijke begunstigden bestempeld de leden van de raad van bestuur, de personen gemachtigd om de entiteit te vertegenwoordigen, de dagelijks bestuurders, de stichters, de natuurlijke personen in wiens hoofdzakelijk belang de (internationale) vzw of stichting werd opgericht of werkzaam is, alsook elke andere natuurlijke persoon die met behulp van andere middelen de uiteindelijke zeggenschap uitoefent over de vereniging of stichting.
Specifiek voor stichtingen worden ook de stichters geviseerd.
3.3. Trusts, fiducieën en vergelijkbare juridische constructies
Binnen de trusts, fiducieën en gelijkaardige juridische entiteiten worden als uiteindelijke begunstigden aangeduid de oprichter, de fiduciebeheerder(s) of trustees, de protector, de begunstigden of de categorie van personen in wier belang de fiducie of trust werd opgericht, dan wel elke andere persoon die de uiteindelijke zeggenschap over de fiducie of trust uitoefent. Voornoemde categorieën zijn cumulatief. De informatieplichtige vermeldt aldus alle personen die als UBO beschouwd kunnen worden, alsook de categorie waartoe zij behoren.
4. Welke informatie?
De inhoud van gerenseigneerde informatie over de uiteindelijke begunstigde wordt tevens gekoppeld aan het type van de betrokken entiteit. Nochtans dient over elke UBO de minimis de navolgende informatie te worden overgemaakt aan het register : naam, voornaam, geboortedatum, nationaliteit, land van verblijf, actueel en volledig verblijfsadres, datum waarop men uiteindelijke begunstigde van de informatieplichtige is geworden, het identificatienummer bij het rijksregisternummer van natuurlijke personen. In secundaire orde dient voor iedere UBO tevens te worden vermeld onder welke wettelijke categorie van uiteindelijke begunstigden met ressorteert.
Specifiek voor vennootschappen dient bijkomende aanvullende informatie te worden verstrekt (i.e. gaat het om een UBO die een rechtstreekse dan wel een onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde is? Vervult hij of zij de voorwaarden voor de kwalificatie als uiteindelijke begunstigde afzonderlijk of samen met anderen?).
5. Inwerkingtreding?
Hoewel het KB in werking treedt op 31 oktober 2018, heeft de FOD Financiën de uiterste datum om de gegevens betreffende de uiteindelijke begunstigden voor de eerste keer aan het UBO-register over te maken verlengd tot 31 maart 2019.
Teneinde een adequaat, actueel en nauwkeurig register blijvend te garanderen, dient elke wijziging in die informatie die erin wordt vervat, binnen één maand aan het UBO-register overgemaakt te worden.
6. Sancties en controle
Niet-naleving van de informatieverplichting kan met administratieve en penale sancties worden bestraft.
Ingeval van inbreuk op de wettelijke voorschriften inzake de identificatie en de verstrekking van informatie van de uiteindelijke begunstigde, zijn de meldingsplichtige entiteiten onderworpen aan een administratieve geldboete van 250,00 EUR tot 50.000,00 EUR. Dergelijke administratieve geldboetes zullen in de praktijk worden opgelegd aan de bestuurders en, in voorkomend geval, de leden van het wettelijk orgaan van de voor de informatieplichtige verantwoordelijke personen, het beheerscomité en aan de personen die, bij ontstentenis van een beheerscomité, deelnemen aan hun effectief beleid.
Bovendien zal de commissaris of de bedrijfsrevisor gehouden zijn om de informatie ingebracht in het registeren te controleren met de gegevens waarover hij beschikt in zijn dossiers. In geval van afwijkingen zijn de administratie hiervan op de hoogte gebracht dienen te worden.
7. Praktisch
De gegevensuitwisseling verloopt via het online MyMinFin-portaal. De ingave van de gegevens dient te gebeuren door de betrokken entitieit (zijn wettelijke vertegenwoordiger) of een derde die daartoe gevolgmachtigd werd (die echter niet de bedrijfsrevisor of een lid van zijn netwerk mag zijn).Indien u
Het « extern mandaat », waarbij de wettelijke vertegenwoordiger een mandaat verleent aan een externe derde om de informatie in diens naam in te vullen (e.g. expert-boekhouder, belastingadviseur, e.d.) is volgens de laatste berichtgeving van de Administratie nog volop in ontwikkeling en wordt verwacht eind oktober operationeel te zijn.
RSM BELGIUM INFORMEERT U
Indien u meer informatie wenst over dit onderwerp, kunt u altijd uw audit team contacteren.
RSM InterAudit – RSM Bedrijfsrevisoren
Download onze Assurance Insight
