Η χρήση εργαλείων αξιολόγησης προσωπικού σε περίοδο αναδιάρθρωσης

Στη δύσκολη περίοδο που διανύουµε, πολλές επιχειρήσεις πραγµατοποιούν ή υποβάλλονται σε µεγάλες αλλαγές. Αναπόφευκτα αυτές οι αλλαγές έχουν σηµαντικές επιδράσεις στο ανθρώπινο δυναµικό, καθώς οι επιχειρήσεις καλούνται είτε να µειώσουν το προσωπικό τους, είτε να µετακινήσουν άτοµα σε διαφορετικά τµήµατα/γεωγραφικά σηµεία, είτε να προσφέρουν εκ περιτροπής απασχόληση.

Είναι λοιπόν απαραίτητο αυτή την περίοδο να αξιολογηθούν οι ικανότητες του ανθρώ-πινου δυναµικού της κάθε επιχείρησης ώστε να διασφαλισθεί ότι απασχολούνται τα σωστά άτοµα στις σωστές θέσεις, µε τους κατάλληλους ρόλους. Η διαχείριση της µείωσης του εργατικού δυναµικού µπορεί να αποδειχτεί µία δύσκολη διαδικασία. Χρειάζεται προνοητικότητα και ευαίσθητο χειρισµό. Για να γίνει αυτή η διαδικασία µε όσο πιο οµαλό τρόπο γίνεται, θα πρέπει να γίνει αντικειµενική και δίκαιη αξιολόγηση όλων των απασχολούµενων στην επιχείρηση ανεξαρτήτως θέσης ή βαθµού.

Πολύς λόγος έχει γίνει τελευταία για την υποχρέωση πρόνοιας του εργοδότη προς τους υπαλλήλους του, τόσο κατά τη διάρκεια της εργασιακής σχέσης, όσο και µετά τη λύση της σύµβασης εργασίας. Η υπο- χρέωση αυτή εντείνεται όταν γίνεται χρήση των ρυθµίσεων που προβλέπονται από τη νοµοθεσία για τις εργασιακές σχέσεις όπως αυτή τροποποιήθηκε µε το Ν. 3899/2010, ώστε να εξασφαλίζεται πως λαµβάνονται οι σωστές αποφάσεις.

Βασικά βήµατα κατά την αξιολόγηση προσωπικού στα πλαίσια της αναδιάταξης

1. Ο εργοδότης που επωφελείται από τις ευνοϊκές για αυτόν διατάξεις του νόµου, οφείλει να µην κάνει κατάχρηση αυτού και να εξετάζει τη νοµική πλευρά κάθε αλλαγής στην οποία αποφασίζει να προχωρήσει.

Οι επιχειρήσεις είναι υπεύθυνες να εξασφαλίσουν ότι η διαδικασία αξιολόγησης που χρησιµοποιούν είναι δίκαιη και εντός των πλαισίων της αρχής της καλής πίστης, ώστε να αποφύγουν τυχόν αντιδράσεις των εργαζοµένων για διακριτική µεταχείριση και άδικη αποµάκρυνσή τους.

 

Ο µόνος τρόπος να εξασφαλιστεί κάτι τέτοιο είναι η τήρηση της ετήσιας έγγραφης διαδικασίας αξιολόγησης του προσωπικού η οποία τηρείται σε ηλεκτρονική βάση και πρόσβαση σε αυτήν µπορούν να έχουν τόσο ο εργοδότης, όσο και ο εργαζόµενος και ο προϊστάµενός του. Έχει αποδειχτεί πολλές φορές στην πράξη πως το πιο δίκαιο σύστηµα αξιολόγησης προσωπικού είναι αυτό του οποίου λαµβάνει γνώση ο εργαζόµενος και µάλιστα έχει δικαίωµα και εκείνος να αξιολογήσει την απόδοσή του και τις παρατηρήσεις που του έχουν γίνει. Επιπλέον, αποτελεί και ένα ισχυρό αποδεικτικό στοιχείο σε περίπτωση που ο εργαζόµενος κινηθεί δικαστικά θεωρώντας άδικη την αποµάκρυνσή του.

 

2. Γνώµονας ο στόχος

 

Είναι απαραίτητο να σκεφτούν οι επιχειρήσεις πώς θα είναι στο µέλλον και οι ίδιες αλλά και η αγορά, και ποιες δεξιότητες και ικανότητες θα απαιτούνται για την επιτυχία τους. Είναι καλό να υπάρχει διαφάνεια και να επικοινωνείται µε σαφή τρόπο ο στόχος της εταιρείας.

Εάν η επιχείρηση θέλει να προχωρήσει σε αναδιάρθρωση ή σε συρρίκνωση πρέπει να ενηµερώσει το προσωπικό της για την διαδικασία αξιολόγησης που θα χρησιµοποιήσει και για τα κριτήρια από τα οποία θα εξαρτηθεί η επιτυχία όλων.

Με τον τρόπο αυτό, θα γνωρίζουν όλοι πλέον τις επαγγελµατικές δεξιότητες και τις ικανότητες που απαιτούνται από εδώ και στο εξής και θα µπορέσει να γίνει άµεση σύνδεση µε τους ρόλους και τις αρµοδιότητες του καθενός.

 

3. Επικοινωνία

Η σωστή επικοινωνία είναι το παν! Θα πρέπει να γίνεται µε σαφήνεια και συνέπεια, και η κάθε ανακοίνωση να είναι κατανοητή και επίκαιρη προς όλους. Είναι πολύ σηµαντικό να γνωρίζουν όλοι οι εργαζόµενοι τι συµβαίνει στην επιχείρηση και γιατί συµβαίνει.

Μπορεί να χρησιµοποιηθεί µία ποικιλία από εργαλεία επικοινωνίας για να υποστηριχτούν όλοι και να νιώσουν άνετα. Καλό είναι να γίνονται ανακοινώσεις ιεραρχικά και ταυτόχρονα µέσα στην επιχείρηση για να αποφευχθούν οι διαρροές. Επίσης χρήσιµο είναι να σκεφτεί κανείς το είδος ερωτήσεων που µπορεί να ακολουθήσουν µετά από ανακοινώσεις και να ετοιµάσει κάποιες απαντήσεις.

Σε πολλές επιχειρήσεις η επικοινωνία αυτή έχει δηµιουργήσει στους εργαζόµενους αίσθηµα συνυπευθυνότητας για την οικονοµική πορεία της εταιρείας, µε αποτέλεσµα να καταβάλλουν µεγαλύτερη προσπάθεια για το καλό της επιχείρησης.

4. Προσδιορισµός απαραίτητων Επαγγελµατικών ∆εξιοτήτων

∆ίκαιη και αντικειµενική αξιολόγηση µπορεί να χρησιµοποιηθεί για να προσδιοριστούν τα άτοµα που εµφανίζουν τις απαραίτητες επαγγελµατικές δεξιότητες και ταιριάζουν στις απαιτήσεις των νέων ή υφιστάµενων ρόλων. Πρώτο απαραίτητο βήµα είναι η «Ανάλυση εργασίας» για να προσδιοριστούν οι βασικές δεξιότητες και συµπεριφορές που απαιτούνται για την επιτυχία του κάθε ατόµου στη συγκεκριµένη θέση. Για να εξασφαλιστούν αναλυτικά και λεπτοµερώς περιγραφόµενα προφίλ για τον κάθε ρόλο, προτείνεται η χρήση πολλαπλών µεθόδων συλλογής δεδοµένων. Οι διαφορές που εντοπίζονται ανάµεσα στους εργαζόµενους που παρουσιάζουν πολύ υψηλή απόδοση και σε αυτούς που παρουσιάζουν µέτρια ή χαµηλή απόδοση, παίζουν σηµα- ντικό ρόλο στη διαµόρφωση του ιδανικού προφίλ για τον κάθε ρόλο.

Στο τέλος της διαδικασίας αυτής, οι διαφορές αυτές καθώς και οι βασικές απαραίτητες ικανότητες και συµπεριφορές µαζί µε τις ειδικές γνώσεις που απαιτούνται για τον κάθε ρόλο, διαµορφώνουν το προφίλ της θέσης που µπορεί να χρησιµοποιηθεί για αξιολόγηση αλλά και για µελλοντικές προσλήψεις.

5. Εφαρµογή της διαδικασίας αξιολόγησης

Θα πρέπει να σχεδιαστεί µία αποτελεσµατική και αντικειµενική διαδικασία αξιολόγησης, χρησιµοποιώντας εργαλεία όπως είναι τα ψυχοµετρικά ερωτηµατολόγια, οι συνεντεύξεις και οι ασκήσεις προσοµοίωσης εργασίας. Τα εργαλεία που θα επιλεγούν από κάθε επιχείρηση θα πρέπει να θεωρούνται δίκαια και κατάλληλα για το σκοπό αυτό. Σε κάποιες περιπτώσεις, χρησιµοποιούνται Κέντρα Αξιολόγησης για να αποδεικνύεται ο συνδετικός κρίκος µεταξύ των επιθυµητών συµπεριφορών για το ρόλο, και της αποτελεσµατικότητάς τους, χρησιµοποιώντας µία σειρά διαφορετικών εργασιών προσοµοίωσης.

Τα ψυχοµετρικά τεστ και ερωτηµατολόγια µπορούν να χρησιµοποιηθούν για να γίνουν αντικειµενικές και συγκρίσιµες µετρήσεις, εξετάζοντας τις επαγγελµατικές δεξιότητες που απαιτεί η κάθε θέση. Αυτά τα ερωτηµατολόγια µπορούν να συµπληρώνονται είτε ηλεκτρονικά είτε χειρόγραφα και στο τέλος πάντοτε παρέχεται µία έκθεση που περιγράφει τα δυνατά και αδύνατα σηµεία του καθενός, όσον αφορά τις απαραίτητες δεξιότητες για την κάθε θέση.

Τα παραπάνω ερωτηµατολόγια βασίζονται σε αυτό-αξιολόγηση και στην ειλικρίνεια και την αυτογνωσία σε µεγάλο βαθµό. Για το λόγο αυτό χρησιµοποιούνται ερωτήσεις µε συγκεκριµένες επιλογές απαντήσεων και δείκτης αξιοπιστίας. Η σωστή ανατροφοδότηση των αποτελεσµάτων και η συζήτηση που ακολουθεί µε τον κάθε εργαζόµενο είναι απαραίτητη καθώς δίνει µαζί µε το ερωτηµατολόγιο µία ολοκληρωµένη εικόνα του ατόµου που αξιολογείται και παρέχεται η ευκαιρία να εξεταστούν κάποια στοιχεία µε µεγαλύτερη λεπτοµέρεια.

6. Εµπλοκή των Σωµατείων Εργαζοµένων

Η κάθε διαδικασία αναδιάρθρωσης ή συρρίκνωσης του προσωπικού πρέπει να επικοινωνείται εσωτερικά µε τα τυχόν υφιστάµενα σωµατεία εργαζοµένων καθώς και µε τους ίδιους τους εργαζόµενους προσωπικά για να διασφαλιστεί η διαφάνεια και η αµερόληπτη µεταχείριση όλων.

7. Αποφύγετε το σύνδροµο επιβίωσης

Έπειτα από µεγάλες αναδιαρθρώσεις ή απολύσεις, η συνέχιση της αποτελεσµατικότητας µιας εταιρείας, εξαρτάται σε µεγάλο βαθµό από το ηθικό και τη συνέχιση της εµπλοκής όσων έχουν επιβιώσει από αυτή τη διαδικασία. Ένα ανήσυχο και αποθαρρυµένο ανθρώπινο δυναµικό είναι λιγότερο πιθανό να δείξει δέσµευση, ενθουσιασµό και πρωτοβουλία. Για αυτό το λόγο, το προσωπικό το οποίο θα παραµείνει στην εταιρεία θα χρειαστεί προσοχή και στήριξη και τα αποτελέσµατα των αξιολογήσεων όλων µπορούν να χρησιµοποιηθούν για την ανάπτυξή τους.

8. Υποστηρίξτε όσους αποχωρούν

Οι αποχωρούντες καλό είναι να υποστηρι- χθούν ώστε να αντιµετωπίσουν µε υπευθυνότητα και συνέπεια τη διαδικασία µεταβίβασης των καθηκόντων τους αλλά και να βοηθηθούν οι ίδιοι στην εύρεση µιας µελ- λοντικής νέας εργασίας. Ο εργοδότης καλό είναι να δώσει σαφή και αντικειµενικά σχόλια αξιολόγησης σχετικά µε τα δυνατά και αδύνατα σηµεία του κάθε αποχωρήσαντος, ώστε να βοηθήσει σηµαντικά τον καθένα ξεχωριστά. Με αυτόν τον τρόπο διασφαλίζεται η διαφάνεια στις διαδικασίες αξιολόγησης της εταιρείας και η δέσµευση ως προς την υποστήριξη του κάθε ατόµου.

Είναι πολύ σηµαντικό σε αυτή τη δύσκολη περίοδο που διανύουµε να χρησιµοποιούµε αντικειµενικά και δίκαια κριτήρια για να πάρουµε τις απαραίτητες αποφάσεις και να τηρούµε τoν κώδικα δεοντολογίας που θέλουµε να µας αντιπροσωπεύει. Είναι επίσης πολύ σηµαντικό να γνωρίζουν όσοι αποχωρούν, τους λόγους για τους οποίους επέλεξε η εταιρεία να προχωρήσει σε αυτή την ενέργεια και να είναι σαφείς και κατανοητοί σε όλους. Επιπλέον, οι εργαζόµενοι που παραµένουν στην εταιρεία πρέπει να γνωρίζουν ακριβώς ποιος είναι ο ρόλος και οι ευθύνες τους για να τους δοθεί η ευκαιρία να αποδώσουν αποτελεσµατικά αλλά και να αναπτύξουν µε τη βοήθεια τις εταιρείας τις αδυναµίες τους. ∆εν υπάρχει πιο κατάλληλη περίοδος για να επενδύσουν οι εταιρείες στο Ανθρώπινο ∆υναµικό τους και να επιλέξουν τα σωστά άτοµα για τις σωστές θέσεις. Επίσης πρέπει να καταλαβαίνουµε πως αυτή η περίοδος δε θα κρατήσει για πάντα και είναι σηµαντικό η κάθε επιχείρηση να έχει τους ανθρώπους που θα την βοηθή- σουν να εκπληρώσει τους στόχους της και να πάει µπροστά.