Σύμφωνα με την επιχειρηματική πρακτική o ετήσιος προϋπολογισμός (budget) μιας επιχείρησης προετοιμάζεται συνήθως κατά τους τελευταίους 4 μήνες πριν την έναρξη του επόμενου έτους που αφορά.

Η επιλογή του χρόνου σαφώς και δεν είναι τυχαία καθώς σκοπός της όλης διαδικασίας είναι με την έναρξη της νέας χρονιάς να είναι έτοιμο να τεθεί σε εφαρμογή (application) και ταυτόχρονα να είναι ενήμερα όλα τα ενδιαφερόμενα πρόσωπα/ τμήματα που έχουν και την ευθύνη της τήρησης των διαφόρων υποκατηγοριών του ετήσιου budget (πχ. πωλήσεων, παραγωγής, προσωπικού, κεφαλαιουχικών δαπανών). Επιπλέον, ας μη λησμονούμε ότι το budget συχνά χρησιμοποιείται ως μέσο επικοινωνίας της στρατηγικής της επιχείρησης και επιβολής στόχων.

Από πλευράς εσωτερικού ελέγχου και διαδικασιών το budget θεωρείται κυρίως ένα εργαλείο πρόληψης (preventive control), πχ. δεν επιτρέπεται η διενέργεια δαπάνης πάνω από το συμφωνηθέν προϋπολογισμένο επίπεδο χωρίς προηγούμενη έγκριση. Αντίθετα, η ανάλυση των αποκλίσεων από τα προϋπολογισθέντα μεγέθη (actual vs budget analysis) αποτελεί εργαλείο εντοπισμού (detective control) και παρακολούθησης (monitoring) της χρηματοοικονομικής επίδοσης της επιχείρησης.

Η ανάλυση των αποκλίσεων διευκολύνεται ιδιαίτερα όταν η κατάρτιση του ετήσιου budget διέπεται από συγκεκριμένα ποιοτικά χαρακτηριστικά, δηλ:

– Οι υποθέσεις στις οποίες στηρίζονται οι εκτιμήσεις των προϋπολογιζόμενων μεγεθών είναι επαρκώς τεκμηριωμένες.

– Το budget έχει προετοιμαστεί στην ίδια μορφή (layout) που απεικονίζονται οι χρηματοοικονομικές αναφορές που λαμβάνει υπόψη της η Διοίκηση για τη λήψη αποφάσεων σε περιοδική ή ετήσια βάση (πχ. μορφή οικονομικών καταστάσεων ή monthly reports).

Είναι σκόπιμο να αναφερθεί ότι το ετήσιο budget θα πρέπει να είναι αναλυτικό με αξιολόγηση σε όρους κόστους-ωφέλειας του επίπεδου ανάλυσης και ταυτόχρονα θα πρέπει να ενσωματώνει πληροφορίες τόσο για τη χρηματοοικονομική επίδοση της επιχείρησης (πωλήσεις, κερδοφορία), όσο και για τη χρηματοοικονομική της κατάσταση (ύψος εκκρεμών απαιτήσεων, υποχρεώσεων, αναγκών σε ταμειακά διαθέσιμα).

Επιπλέον, όταν επιτυγχάνονται τα ανωτέρω η αξιολόγηση των αποκλίσεων που έχουν εντοπιστεί οδηγεί στην εφαρμογή διορθωτικών ενεργειών για το νέο έτος είτε στο τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης (διαδικασίες, συνεργασίες με τρίτους) είτε στο τρόπο κατάρτισης και προετοιμασίας του ετήσιου προϋπολογισμού (αναθεώρηση στόχων, βάση υπολογισμού των εκτιμήσεων).

Βέβαια, μια επίσης πολύ καλή επιχειρηματική πρακτική είναι αυτή της κατάτμησης του ετήσιου budget σε περιόδους (milestones) σε συνδυασμό με τη διαδικασία αναθεώρησης του (revision) κατά τη διάρκεια του τρέχοντος έτους. Στην πράξη αποδεικνύεται ότι με αυτό τον τρόπο το budget και κυρίως η αξιολόγηση των αποκλίσεων του σε περιοδική βάση μπορεί να αποτελέσει εργαλείο πρόληψης καθώς επιτρέπει τη λήψη διορθωτικών ενεργειών ή τον εντοπισμό αδυναμιών εσωτερικού ελέγχου.

Σφάλματα στη διαδικασία της παραγωγής, των προμηθειών, της τιμολόγησης, αβλεψίες εκτιμήσεων ως προς την πιστωτική πολιτική ή τις μέρες πληρωμών των προμηθευτών ακόμα και κακόβουλες ενέργειες (θέματα απάτης) μπορούν να διαγνωστούν στο αρχικό στάδιο με την διαδικασία της αξιολόγησης των αποκλίσεων σε περιοδική βάση και αντιστοίχως να ληφθούν οι απαραίτητες διορθωτικές ενέργειες. Επιπλέον, με αυτό τον τρόπο ενισχύεται το αίσθημα της συμμετοχής της Διοίκησης στη καθημερινή δραστηριότητα της επιχείρησης καθώς και το αίσθημα ευθύνης σε όλα τα ενδιαφερόμενα πρόσωπα/ τμήματα που έχουν και την ευθύνη της τήρησης των διαφόρων υποκατηγοριών του ετήσιου budget.

Στη παρούσα οικονομική συγκυρία που ακόμη και οι μικρές λεπτομέρειες μπορούν να οδηγήσουν σε σημαντικές οικονομικές αποτυχίες, η πρόληψη μέσω της αξιολόγησης των αποκλίσεων που απορρέουν από ένα σωστά προετοιμασμένο budget μπορεί να κάνει τη διαφορά.