Από τη Δευτέρα 16 Φεβρουαρίου 2026 τίθεται σε πλήρη και αποκλειστική λειτουργία το Πληροφοριακό Σύστημα ΕΡΓΑΝΗ II, σε εφαρμογή της Υ.Α. 32689/2025, αντικαθιστώντας οριστικά το «ΕΡΓΑΝΗ Ι» μετά από 13 έτη λειτουργίας. Το νέο σύστημα διασφαλίζει πλήρη συμμόρφωση με τη νομοθεσία, μειώνει κινδύνους κυρώσεων και βελτιώνει τη ψηφιακή διαχείριση των εργαζομένων.

Το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ δεν αποτελεί απλώς τεχνική αναβάθμιση. Ενσωματώνει κρίσιμες ρυθμίσεις του πρόσφατου εργασιακού πλαισίου (ν. 5053/2023 και ν. 5239/2025) και μετασχηματίζει τον τρόπο δήλωσης, παρακολούθησης και τεκμηρίωσης της εργασιακής σχέσης, μετατρέποντας το ΕΡΓΑΝΗ από «σύστημα γεγονότων» σε ψηφιακό μητρώο σχέσεων εργασίας.

Παρακάτω συνοψίζουμε τις βασικές αλλαγές, τις κρίσιμες προθεσμίες και τις νέες διαδικασίες που απαιτούν άμεση προσαρμογή. Συγκεκριμένα καλύπτουμε τις βασικές αλλαγές και απαιτούμενες ενέργειες σχετικά με:

Τη ψηφιακή αναγγελία έναρξης και μεταβολής εργασίας
Τη διευθέτηση χρόνου, υπερωρίες και άδειες
Τη λύση σύμβασης και οικειοθελή αποχώρηση
Τον δανεισμό, μεταβίβαση και ψηφιακή κάρτα
Τις δυνατότητες διόρθωσης και στρατηγική προσαρμογής επιχειρήσεων

 

1. ΨΗΦΙΑΚΗ ΑΝΑΓΓΕΛΙΑ ΕΝΑΡΞΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ (αντικαθιστά το Ε3)

Τι αλλάζει

Η πρόσληψη πραγματοποιείται πλέον αποκλειστικά μέσω της «Ψηφιακής Αναγγελίας Έναρξης Εργασίας», η οποία:

  • Ενσωματώνει όλους τους ουσιώδεις όρους εργασίας (άρθρο 73 ΚΕΔ).
  • Περιλαμβάνει πληροφορίες για:
  • Δοκιμαστική περίοδο
  • Μη προβλέψιμο πρόγραμμα
  • Θέσεις ευθύνης
  • Σύστημα απασχόλησης (5ήμερο/6ήμερο)
  • Ψηφιακή κάρτα
  • Παρέχει δυνατότητα ανάκλησης πρόσληψης μέχρι την ημερομηνία έναρξης.

Υποχρεωτική αποδοχή εργαζομένου

Η αναγγελία ολοκληρώνεται μόνο εφόσον:

  • Υπάρχει ψηφιακή αποδοχή μέσω MyErgani, ή
  • Επισυνάπτεται υπογεγραμμένο (ιδιόχειρα ή ηλεκτρονικά ή μέσω gov.gr) έγγραφο.

Σημείο Προσοχής

Αν δεν υπάρξει αποδοχή έως την ώρα έναρξης, η δήλωση ανακαλείται αυτόματα.

Προθεσμία

Πριν την έναρξη εργασίας – διαφορετικά επιβάλλονται κυρώσεις αδήλωτης εργασίας.

Άμεση ενέργεια που απαιτείται

Ελέγχος ότι όλες οι βασικές πληροφορίες της πρόσληψης είναι πλήρεις και ακριβείς πριν την υποβολή.

 

2. ΨΗΦΙΑΚΗ ΔΗΛΩΣΗ ΜΕΤΑΒΟΛΗΣ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΚΗΣ ΣΧΕΣΗΣ

Τι αλλάζει

Όλες οι μεταβολές συγκεντρώνονται σε μία ενιαία ροή, από αποδοχές έως αλλαγές ωραρίου, τόπου και ειδικότητας, και:

  • Απαιτείται ψηφιακή αποδοχή εργαζομένου για τις συμφωνημένες αλλαγές.
  • Καταργούνται τα έντυπα Ε4, Ε9 και τα περισσότερα τροποποιητικά.

Ενδεικτικοί «Τύποι Μεταβολών»

  • Μεταβολή αποδοχών κατόπιν συμφωνίας
  • Μεταβολή αποδοχών λόγω νομοθεσίας
  • Μετατροπές πλήρους/μερικής/εκ περιτροπής
  • Παράταση σύμβασης ορισμένου χρόνου
  • Μεταβολή ειδικότητας/τόπου
  • Ένταξη στην Ψηφιακή Κάρτα
  • Διευθέτηση χρόνου εργασίας
  • Δανεισμός προσωπικού

Υποχρεωτική αποδοχή εργαζομένου

Οι αλλαγές ισχύουν μόνο μετά την ψηφιακή αποδοχή ή με υπογραφές όπως αναφέρεται στο προηγούμενο.

Σημείο Προσοχής

Λάθη ή παραλείψεις μπορούν να οδηγήσουν σε διοικητικές κυρώσεις.

Προθεσμία

Πριν εφαρμοστούν οι μεταβολές – αλλιώς δεν θεωρούνται έγκυρες.

Άμεση ενέργεια που απαιτείται

Καταγραφή όλων των αλλαγών με ακρίβεια πριν την εφαρμογή τους για διασφάλιση συμμόρφωσης.

 

3. ΔΙΕΥΘΕΤΗΣΗ ΧΡΟΝΟΥ ΕΡΓΑΣΙΑΣ – 13ΩΡΟ – FAST TRACK ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ

Τι αλλάζει

  • Με το νέο σύστημα δηλώνονται υποχρεωτικά:
  • Συμφωνίες διευθέτησης (ατομικές ή συλλογικές)
  • Έναρξη και πρόωρη λήξη διευθέτησης
  • 13ωρη απασχόληση
  • Έκτακτες ανάγκες (fast track προσλήψεις)
  • Η διευθέτηση αποκτά διακριτή ψηφιακή παρακολούθηση μέσω ΨΟΧΕ.

Τι απαιτείται

  • Επιλογή «Διευθέτηση Χρόνου Εργασίας»
  • Συμπλήρωση:
  • Είδους διευθέτησης
  • Περιόδου αναφοράς (1 εβδομάδα έως 1 έτος)
  • Αναλυτική περιγραφή αυξημένης/μειωμένης απασχόλησης

Υποχρεωτική αποδοχή εργαζομένου

Απαιτείται για κάθε αλλαγή στην κατανομή ωρών.

Σημείο Προσοχής

Λάθος καταχώριση μπορεί να οδηγήσει σε υπερωρίες ή κυρώσεις.

Προθεσμία

Κατά τον προγραμματισμό ή πριν την έναρξη της περιόδου.

Άμεση ενέργεια που απαιτείται

Ορισμός σωστών περιόδων διευθέτησης για συμμόρφωση με το ωράριο.

 

4. ΥΠΕΡΩΡΙΕΣ – ΝΕΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΔΗΛΩΣΗΣ

Τι αλλάζει

  • Οι υπερωρίες ενσωματώνονται στο ΨΟΧΕ, με προαναγγελία, απολογιστική δήλωση και ειδική δήλωση οδηγών.
  • Τηρούνται τα ανώτατα όρια ανά εργαζόμενο.
  • Καταργείται το έντυπο Ε8.

Υπενθύμιση νομοθεσίας

Έως 4 ώρες ημερησίως και 150 ετησίως με προσαύξηση 40%.

Ο εργαζόμενος δύναται να αρνηθεί (άρθρα 7 & 16 ν. 5239/2025).

Υποχρεωτική αποδοχή εργαζομένου

Απαιτείται σε περιπτώσεις συμφωνίας για υπερωριακή απασχόληση.

Σημείο Προσοχής

Μη καταχώριση υπερωριών ισοδυναμεί με μη νόμιμη εργασία. Μη σωστή δήλωση υπερωριών μπορεί να επιφέρει πρόστιμα και διοικητικές κυρώσεις.

Προθεσμία

Προαναγγελία και καταγραφή πριν την πραγματοποίηση.

Άμεση ενέργεια που απαιτείται

Σωστός προγραμματισμός και έγκαιρη δήλωση υπερωριών.

 

5. ΚΑΝΟΝΙΚΗ ΑΔΕΙΑ – ΚΑΤΑΡΓΗΣΗ Ε11

Τι αλλάζει

  • Η αίτηση και έγκριση άδειας γίνεται ψηφιακά, με πλήρη παρακολούθηση από ΨΟΧΕ.
  • Καταγράφεται υποχρεωτικά η διάρκεια, η περίοδος και ο λόγος άδειας.
  • Καταργείται το Ε11 και το Βιβλίο Αδειών από 1.1.2026.
  • Οι άδειες έτους 2025 συνεχίζουν μεταβατικά με το παλαιό σύστημα.

Υποχρεωτική αποδοχή εργαζομένου

Η ψηφιακή αποδοχή θεωρείται έγκριση για τον προγραμματισμό της άδειας.

Σημείο Προσοχής

Πρέπει να λαμβάνεται υπόψη το υπόλοιπο αδειών και οι περιορισμοί περιόδου.

Προθεσμία

Πριν την έναρξη της άδειας – διαφορετικά δεν εγκρίνεται.

Άμεση ενέργεια που απαιτείται

Έλεγχος υπολοίπου αδειών και ορισμός περιόδου πριν την υποβολή.

 

6. ΛΥΣΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ / ΟΙΚΕΙΟΘΕΛΗΣ ΑΠΟΧΩΡΗΣΗ

Α. ΛΥΣΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ

Τι αλλάζει

  • Δημιουργείται η «Ψηφιακή Αναγγελία Λύσης/Λήξης Σύμβασης Εργασίας». Η λύση της σύμβασης δηλώνεται πλέον αποκλειστικά ψηφιακά στο ΨΟΧΕ.
  • Περιλαμβάνει:
  • Λόγο λύσης
  • Ημερομηνία λύσης/λήξης
  • Διαδικασία υπολογισμού αποζημίωσης (όπου προβλέπεται)
  • Γίνεται συγχώνευση των εντύπων Ε5 – Ε6 – Ε7, ώστε όλες οι πληροφορίες να συγκεντρώνονται σε μία ψηφιακή διαδικασία.

Προθεσμία

  • Εντός 4 εργάσιμων ημερών από τη λύση/λήξη της σύμβασης.

Νέες διακριτές περιπτώσεις

  1. Αυτοδίκαιη λύση κατά τη διάρκεια δοκιμαστικής περιόδου
  • Η λύση μπορεί να γίνει άμεσα, χωρίς αποζημίωση.
  1. Εθελούσια έξοδος
  • Καθορίζεται ο λόγος και η ημερομηνία αποχώρησης.
  1. Συνταξιοδότηση
  • Διακριτή ψηφιακή καταγραφή και ένδειξη ειδικής διαδικασίας.
  1. Λήξη δανεισμού
  • Αυτόματη λήξη της σύμβασης δανεισμού με ψηφιακή αναγγελία.
  1. Λήξη λόγω θανάτου
  • Ειδική κατηγορία με ενημέρωση για κληρονόμους και υπολογισμό τυχόν οφειλών.
  1. Οικειοθελής αποχώρηση μετά από όχληση
  • Σημειώνεται η διαδικασία όχλησης και η ψηφιακή καταχώριση.

Άμεση ενέργεια που απαιτείται

Β. ΝΕΟ ΚΑΘΕΣΤΩΣ ΟΙΚΕΙΟΘΕΛΟΥΣ ΑΠΟΧΩΡΗΣΗΣ

Τι αλλάζει

  • Βάσει άρθρου 14 ν. 5239/2025, σε περίπτωση αυθαίρετης απουσίας εργαζομένου:
  • Μετά από 3 συνεχόμενες εργάσιμες ημέρες απουσίας,
  • Ακολουθεί υποχρεωτική όχληση (δηλώνεται υπεύθυνα στο σύστημα),
  • Αναμονή 2 εργάσιμων ημερών μετά την όχληση,
  • Στη συνέχεια υποβολή οικειοθελούς αποχώρησης εντός 2 εργάσιμων ημερών (ιδιαίτερα για εργαζόμενους στο Δημόσιο).

Σημείο Προσοχής

  • Δεν απαιτείται επισύναψη της όχλησης – αρκεί η υπεύθυνη δήλωση στο σύστημα.
  • Προθεσμία
  • Η οικειοθελής αποχώρηση πρέπει να υποβληθεί εντός 2 εργάσιμων ημερών από την αναμονή μετά την όχληση.

Άμεση ενέργεια που απαιτείται

  • Επιβεβαίωση καταγραφής απουσίας και όχλησης στο ΨΟΧΕ.
  • Έλεγχος τήρησης προθεσμιών για έγκυρη οικειοθελή αποχώρηση.

Γ. ΕΙΔΙΚΕΣ ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ ΚΑΙ ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΑΠΟΖΗΜΙΩΣΗΣ

Τι αλλάζει

  • Ο υπολογισμός αποζημίωσης πρέπει να λαμβάνει υπόψη:
  • Απομένοντες μισθοί και προσαυξήσεις
  • Αδιάθετες άδειες και αμοιβές υπερωριών
  • Συμβάσεις με ειδικούς όρους ή bonus (όπως εθελούσια έξοδος ή αποχώρηση μετά από όχληση)
  • Η ψηφιακή αναγγελία πρέπει να καταγράφει σαφώς τη μέθοδο υπολογισμού και τα ποσά.

Σημείο Προσοχής

  • Για εργαζόμενους με ειδικές συμβάσεις (π.χ. project-based ή δανεισμοί), η αποζημίωση υπολογίζεται σύμφωνα με τον ειδικό όρο, που πρέπει να αναφέρεται στο σύστημα.
  • Η ορθή καταχώριση αδειών και υπερωριών προλαμβάνει μελλοντικές διενέξεις.
  • Άμεση ενέργεια που απαιτείται
  • Έλεγχος ότι όλες οι δεδουλευμένες αποδοχές και τυχόν bonus/υπερωρίες έχουν συμπεριληφθεί.
  • Επιβεβαίωση ότι το σύστημα υπολογίζει σωστά αποζημίωση βάσει συμβατικών όρων.

 

7. ΔΑΝΕΙΣΜΟΣ – ΜΕΤΑΒΙΒΑΣΗ – ΔΟΚΙΜΑΣΤΙΚΗ ΠΕΡΙΟΔΟΣ

Τι αλλάζει

  • Δηλώνεται ψηφιακά η μετακίνηση εργαζομένου σε άλλη εταιρεία ή μονάδα.
  • Καταγράφονται ημερομηνίες, όροι εργασίας και υπευθυνότητες.

Για πρώτη φορά παρακολουθούνται συστηματικά:

  • Γνήσιος δανεισμός
  • Τοποθέτηση μέσω ΕΠΑ
  • Μεταβίβαση επιχείρησης
  • Αυτοδίκαιη λύση δοκιμαστικής

Κάθε περίπτωση έχει ειδική ροή έναρξης, μεταβολής και λήξης.

Υποχρεωτική αποδοχή εργαζομένου

Απαιτείται για να ισχύσει η μετακίνηση.

Σημείο Προσοχής

Η μη αποδοχή καθιστά άκυρο τον δανεισμό.

Προθεσμία

Πριν την ημερομηνία έναρξης δανεισμού.

Άμεση ενέργεια που απαιτείται

Επιβεβαίωση συμφωνίας εργαζομένου και ορθής καταχώρισης όρων.

 

8. ΨΗΦΙΑΚΗ ΚΑΡΤΑ – ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΗ ΔΗΛΩΣΗ

Τι αλλάζει

  • Καταγράφονται ψηφιακά ώρες εισόδου/εξόδου και πραγματικές ώρες εργασίας.
  • Παρέχεται δυνατότητα ανά πάσα στιγμή για έλεγχο ωρών και συμμόρφωση με ωράριο.

Υποχρεωτική αποδοχή εργαζομένου

Αν ο εργαζόμενος διαφωνεί, η διόρθωση γίνεται με συμφωνία και υποβολή στο σύστημα.

Σημείο Προσοχής

Λάθος ή παραλείψεις στις ώρες οδηγούν σε διοικητικές κυρώσεις.

Προθεσμία

Καθημερινά ή σε συμφωνημένες περιόδους.

Άμεση ενέργεια που απαιτείται

Σωστή καταχώριση και έλεγχος ωρών για συμμόρφωση.

 

9. ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΕΣ ΔΙΟΡΘΩΣΗΣ

Τι αλλάζει

Για πρώτη φορά, το νέο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ παρέχει εργαλεία διορθωτικών ενεργειών για όλες τις κατηγορίες δηλώσεων: Έναρξη, Μεταβολή, Λήξη. Οι βασικές δυνατότητες είναι:

Ανάκληση

  • Επιτρέπει την πλήρη ακύρωση της υποβληθείσας δήλωσης πριν από την ώρα έναρξης ή προθεσμία.
  • Αποτρέπεται η αυτόματη καταχώριση λανθασμένων στοιχείων.
  • Σημείο Προσοχής: η ανάκληση πρέπει να πραγματοποιείται μόνο από εξουσιοδοτημένο χρήστη.

Ορθή επανάληψη

  • Δίνει τη δυνατότητα να διορθωθούν στοιχεία (π.χ. μισθός, ωράριο, θέση) και να υποβληθεί ξανά η δήλωση ως ορθή.
  • Συμβάλλει στην αποφυγή κυρώσεων για λανθασμένη αρχική καταχώριση.

Εκπρόθεσμη υποβολή

  • Επιτρέπει την υποβολή μετά την αρχική προθεσμία με αυτοματοποιημένη ένδειξη εκπρόθεσμης δήλωσης.
  • Προσοχή: ενδέχεται να επιβληθούν κυρώσεις, γι’ αυτό συνιστάται η άμεση χρήση.

Άμεση ενέργεια που απαιτείται

  • Έλεγχος κάθε υποβληθείσας δήλωσης πριν την οριστική καταχώριση.
  • Χρήση ανάκλησης ή ορθής επανάληψης όπου διαπιστωθούν λάθη.
  • Τεκμηρίωση τυχόν εκπρόθεσμων δηλώσεων για εσωτερική συμμόρφωση.

 

10. ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗ ΠΡΟΣΑΡΜΟΓΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ

Τι αλλάζει

Η μετάβαση στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ απαιτεί συντονισμένες ενέργειες σε όλα τα επίπεδα της επιχείρησης, ώστε να διασφαλιστεί η ορθή ψηφιοποίηση των εργασιακών σχέσεων.

Κύρια βήματα προσαρμογής

1.         Επικαιροποίηση συμβάσεων

  • Αναθεώρηση όλων των συμβάσεων για να περιλαμβάνουν όρους που απαιτούνται από το νέο σύστημα (δοκιμαστική, σύστημα απασχόλησης, θέσεις ευθύνης).

2.         Έλεγχος δοκιμαστικών περιόδων

  • Διασταύρωση ότι οι δοκιμαστικές περίοδοι δηλώνονται σωστά.
  • Ενημέρωση των υπεύθυνων HR για τυχόν λανθασμένες δηλώσεις στο παρελθόν.

3.         Χαρτογράφηση συστημάτων ωραρίου

  • Καταγραφή όλων των τύπων ωραρίων (5ήμερο, 6ήμερο, ευέλικτο).
  • Εξασφάλιση ότι οι μεταβολές ωραρίου δηλώνονται σωστά και είναι συμβατές με ψηφιακή κάρτα.

4.         Έλεγχος υπερωριών & διευθετήσεων

  • Τεκμηρίωση υπερωριών, εξαιρέσεων και ωρών διευθέτησης για σωστή καταχώριση.

5.         Προσαρμογή διαδικασιών HR & μισθοδοσίας

  • Ενημέρωση των διαδικασιών ώστε να εξασφαλίζεται πλήρης και ορθή καταχώριση όλων των στοιχείων στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.

6.         Εκπαίδευση διοικητικών στελεχών

  • Κατάρτιση HR, λογιστηρίου και νομικής υποστήριξης για χρήση του νέου συστήματος και εφαρμογή της νέας νομοθεσίας.

Διαλειτουργικότητα και συνεργασία

  • Το σύστημα παρέχει API διαλειτουργικότητα με εσωτερικά HRMS και μισθοδοτικά συστήματα, καθιστώντας κρίσιμη τη στενή συνεργασία ανάμεσα σε:
  • HR
  • Λογιστήριο
  • Νομική υποστήριξη

Οφέλη νέου πλαισίου

  • Διαφάνεια και ακρίβεια στην καταγραφή εργασιακών σχέσεων
  • Ψηφιακή τεκμηρίωση σε πραγματικό χρόνο
  • Συμμόρφωση με την εργατική νομοθεσία
  • Δυνατότητα εποπτείας από την Επιθεώρηση Εργασίας

Προκλήσεις και άμεσες ενέργειες

  • Αύξηση απαιτήσεων για προληπτικό έλεγχο στοιχείων πριν την καταχώριση
  • Συνεχής ενημέρωση και εσωτερικός έλεγχος διαδικασιών για αποφυγή κυρώσεων
  • Εξασφάλιση ότι όλα τα συστήματα HR και μισθοδοσίας είναι πλήρως συμβατά με το νέο πλαίσιο

 

Για τη διευκόλυνσή σας, παρατίθεται ο Συνοπτικός Οδηγός Εκπλήρωσης Υποχρεώσεων του Υπουργείου Εργασίας & Κοινωνικής Ασφάλισης, με πρόσβαση σε πρακτικές λειτουργίες, αναλυτικές αναφορές των αλλαγών και οδηγίες χρήσης του ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.

Η έγκαιρη προσαρμογή στις νέες διαδικασίες και η ορθή καταχώριση των στοιχείων αποτελούν κρίσιμους παράγοντες για τη διασφάλιση της κανονιστικής συμμόρφωσης και την αποφυγή διοικητικών κυρώσεων.

Επικοινωνήστε μαζί μας