Μια από τις πιο σημαντικές εργασίες της καθημερινότητας μιας επιχείρησης, οποιουδήποτε μεγέθους, είναι η πληρωμή του προσωπικού της. Αναμφισβήτητα, είναι ζωτικής σημασίας όλο το προσωπικό να λαμβάνει τις αποδοχές του σωστά και έγκαιρα, αλλά εξίσου σημαντικό είναι η διαδικασία αυτή να πραγματοποιείται με ασφαλή τρόπο.

Τα προσωπικά δεδομένα τα οποία διατηρούνται από μια επιχείρηση και χρησιμοποιούνται για την πραγματοποίηση της πληρωμής των υπαλλήλων είναι εξαιρετικά ευαίσθητα. Στην περίπτωση που μια εταιρία δεν χρησιμοποιεί τις κατάλληλες διαδικασίες για να προστατεύει επαρκώς τα δεδομένα αυτά, σηματοδοτεί την άμεση έκθεσή της  στην παραβίαση προσωπικών δεδομένων, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε καταγγελίες, μεγάλα πρόστιμα αλλά και δυσφήμιση.

Πως μπορεί η βάση αυτών των πληροφοριών να προστατευτεί και να διαχειριστεί καλύτερα;

Έχουμε εντοπίσει έξι τρόπους με τους οποίους το προσωπικό που διαχειρίζεται τη μισθοδοσία μιας επιχείρησης μπορεί να βελτιώσει την ακρίβεια και προστασία των προσωπικών δεδομένων:

  1. Διατήρηση μιας κεντρικής βάσης δεδομένων – Είναι σημαντικό τα ακριβή προσωπικά δεδομένα των υπαλλήλων να είναι συγκεντρωμένα και επικαιροποιημένα σε μια κεντρική βάση δεδομένων. Η χρήση μιας κεντρικής βάσης δεδομένων, για παράδειγμα μέσα στο σύστημα του Τμήματος Ανθρωπίνου Δυναμικού, μπορεί να τροφοδοτεί τα υπόλοιπα τμήματα της επιχείρησης όπως το τμήμα μισθοδοσίας ή το λογιστήριο. Με τον τρόπο αυτό εξασφαλίζεται πως γίνεται χρήση έγκυρων δεδομένων μέσα στην εταιρία αλλά παράλληλα ελέγχεται και η χρήση των δεδομένων. Επίσης, μειώνεται το εμπλεκόμενο προσωπικό, προλαμβάνεται η επαναλαμβανόμενη εργασία και μειώνεται η χρήση ανακριβών πληροφοριών.
  2. Περιορισμένος αριθμός υπαλλήλων με πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα – Η εξασφάλιση της πρόσβασης αυστηρά στο προσωπικό που διαχειρίζεται και χρησιμοποιεί τα συγκεκριμένα δεδομένα είναι δέουσας σημασίας. Ως βέλτιστη πρακτική, το Τμήμα Πληροφορικής μπορεί να χρησιμοποιήσει περιορισμούς στην πρόσβαση αυτών των πληροφοριών. Διατηρώντας ευαίσθητα δεδομένα, προσβάσιμα σε συγκεκριμένο αριθμό υπαλλήλων, μειώνει άμεσα τον κίνδυνο τυχόν παραβίασης τους. Μια λύση είναι ο ορισμός ονόματος χρήστη και κωδικού πρόσβασης για την χρήση προσωπικών δεδομένων έναντι της χρήσης μεγάλων κοινών βάσεων δεδομένων. Επιπλέον, απαραίτητη είναι και η συχνή αλλαγή του κωδικού πρόσβασης, σε υποχρεωτική βάση, καθώς και η χρήση ασφαλών και περίπλοκων κωδικών πρόσβασης.
  3. Συνεχής επιβεβαίωση της ειδίκευσης του προσωπικού – Η δημιουργία μιας εκπαιδευτικής πλατφόρμας σχετικά με την προστασία δεδομένων εξυπηρετεί στην εξασφάλιση της συνεχούς εκπαίδευσης του προσωπικού. Με τον τρόπο αυτό, οποιοσδήποτε διαχειρίζεται τη μισθοδοσία της εταιρίας αποκτά γνώση για την ορθή χρήση των προσωπικών δεδομένων και μπορεί να αντιληφθεί τυχόν ανωμαλίες στα δεδομένα ή στα προγράμματα που χρησιμοποιούνται εσωτερικά. Εναλλακτικά η εξωτερική ανάθεση της διαδικασίας μισθοδοσίας μπορεί να εξασφαλίσει πως τα προσωπικά δεδομένα επεξεργάζονται και χρησιμοποιούνται σωστά και με ασφάλεια.
  4. Εποπτεία των ατομικών καθηκόντων που σχετίζονται με τη διαδικασία της μισθοδοσίας – Ο σαφής διαχωρισμός των καθηκόντων εξυπηρετεί σε μια ασφαλέστερη και αποτελεσματικότερη χρήση των προσωπικών δεδομένων. Για παράδειγμα, η εξασφάλιση διαφορετικού ανθρώπου που θα χειρίζεται την καταχώρηση πληροφοριών και διαφορετικού ανθρώπου για την επιβεβαίωση και τον έλεγχο αυτών οδηγεί σε μικρότερο κίνδυνο ανάκυψης ανακριβειών.
  5. Χρήση ασφαλών τρόπων επικοινωνίας – Σε περίπτωση μεταφοράς δεδομένων σε κάποιον εξωτερικό συνεργάτη, είναι απαραίτητη η επιβεβαίωση ότι αυτή η διαδικασία πραγματοποιείται με τον ασφαλέστερο δυνατό τρόπο. Η χρήση ενός ασφαλούς και κρυπτογραφημένου επικοινωνιακού συστήματος αποτελεί τον καλύτερο δυνατό τρόπο για την εξασφάλιση της προστασίας των προσωπικών δεδομένων, εφόσον μόνο συγκεκριμένοι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση. Εάν αυτό δεν είναι δυνατό, εξίσου ασφαλής είναι και η χρήση ηλεκτρονικών μηνυμάτων (email), στα οποία όλα τα αρχεία απαιτούν κωδικό πρόσβασης για να χρησιμοποιηθούν.
  6. Επανεξέταση των εσωτερικών διαδικασιών – Η συνεχής επανεξέταση των διαδικασιών μειώνει τις πιθανότητες παραβιάσεων ή/ και ανακριβειών. Ο εσωτερικός ελεγκτής μπορεί να διασφαλίσει πως οι νομοθετικές απαιτήσεις, όπως ο νόμος για την προστασία των δεδομένων του 1998, ακολουθούνται επαρκώς. Επίσης, η χρήση εξωτερικών ελέγχων μπορεί να πραγματοποιηθεί για να βεβαιώσει πως πληρούνται όλες οι σχετικές απαιτήσεις. Η λήψη πιστοποιήσεων όπως το ISO 27001 θα βελτιώσει τις διαδικασίες και παράλληλα θα επιβεβαιώσει στο προσωπικό και σε δυνητικούς πελάτες πως τα προσωπικά δεδομένα χρησιμοποιούνται ορθά και με ασφάλεια. Αντίστοιχα, ένας εγκεκριμένος εξωτερικός συνεργάτης για τη μισθοδοσία, διασφαλίζει πως ακολουθούνται οι απαραίτητες και ορθές διαδικασίες για την ασφαλή χρήση προσωπικών δεδομένων.

Οι παραπάνω προτάσεις αποτελούν μερικούς μόνο τρόπους για την βελτίωση της ακρίβειας και προστασίας των ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων σχετικά με τη μισθοδοσία και υπάρχουν πολλές ακόμη που μπορούν να εξεταστούν. Ένας από τους σημαντικότερους παράγοντες της ορθής χρήσης δεδομένων είναι η συνεχής ενημέρωση και επικαιροποίηση των γνώσεων σχετικά με τις αλλαγές των εκάστοτε ισχυόντων κανονισμών. Επιπλέον, η συνεχής επιβεβαίωση των δεδομένων, όχι μόνο εσωτερικά αλλά και σε συνεργασία με εξωτερικούς συνεργάτες, μπορεί να αποτελέσει εχέγγυο για τους εργοδότες ότι πραγματοποιείται προληπτική διασφάλιση της προστασίας των ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων του προσωπικού τους.