Tax Alert November 2019: Οι αλλαγές και τα οφέλη από την εφαρμογή της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης

Από 01.01.2020, θα εισέλθει υποχρεωτικά η εφαρμογή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης και της ηλεκτρονικής τήρησης βιβλίων σε όλες τις επιχειρήσεις.

Στα πλαίσια αυτής της εφαρμογής, η λεπτομερής ανάλυση-επεξήγηση τόσο του όρου «ηλεκτρονική τιμολόγηση» όσο και του τρόπου εφαρμογής αυτού, θεωρείται επιτακτική.

Τι εννοούμε με τον όρο Ηλεκτρονική Τιμολόγηση (e-Invoicing):

Ως Ηλεκτρονική Τιμολόγηση ορίζεται η ανταλλαγή ψηφιακών τιμολογίων μεταξύ δύο ή περισσοτέρων οντοτήτων (επιχειρήσεων, δημοσίου, φυσικών προσώπων) που εμπλέκονται σε μια εμπορική συναλλαγή. Ο όρος δεν αφορά μόνο την έκδοση και λήψη του ψηφιακού παραστατικού, αλλά και την αυτοματοποίηση του συνόλου των διαδικασιών που το αφορούν, από την αρχειοθέτηση και ανάκτησή του έως τη διαχείριση των διαφωνιών που μπορεί να προκύψουν.

Η έννοια της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης δεν περιορίζεται μόνο στα απαραίτητα συνοδευτικά παραστατικά της πώλησης, αλλά αφορά όλα τα εκδιδόμενα από τα συστήματα ERP έγγραφα μεταξύ δύο εμπορικών εταίρων: προσφορές, παραγγελίες, εντολές αγοράς κ.λπ.

Σε εφαρμογή της 6ης Κοινοτικής Οδηγίας, με το άρθρο 1 του ν.3193/2003, για πρώτη φορά στην Ελλάδα ορίστηκε ένα κανονιστικό πλαίσιο για την Ηλεκτρονική Τιμολόγηση. Νομική και ουσιαστική υπόσταση, ωστόσο, έλαβε το 2014 με το Φ.Ε.Κ Α/251 και συγκεκριμένα με τα άρθρα 14 και 15 του ν.4308/2014, τα οποία αποτελούν εφαρμογή της περί Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης Οδηγίας 2006/112/ΕΕ. Με το νόμο αυτό, ξεκαθάρισε το τοπίο σχετικά με τη νομιμότητα ενός ηλεκτρονικού παραστατικού, τέθηκαν οι όροι σύμφωνα με τους οποίους ένα παραστατικό θεωρείται αποδεκτό ή μη, και ορίστηκε σαφώς ο τρόπος με τον οποίο εξασφαλίζεται η ακεραιότητα ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου (χρήση ΠΑΗΨΣ, EDI κ.λπ.).

Η Οδηγία 2014/55 της Ευρωπαϊκής Ένωσης για την Ηλεκτρονική Τιμολόγηση, χρησιμοποιεί τον όρο «ηλεκτρονικό τιμολόγιο» και το χαρακτηρίζει ως «τιμολόγιο που έχει εκδοθεί, διαβιβαστεί και παραληφθεί σε δομημένη ηλεκτρονική μορφή που επιτρέπει την αυτόματη και ηλεκτρονική επεξεργασία».

Δύο είναι οι βασικές πτυχές ενός ψηφιακού τιμολογίου:

• Η ψηφιακή αποτύπωση, η οποία επιτρέπει σε έναν υπολογιστή να επεξεργαστεί τις πληροφορίες που περιέχονται υπό τη μορφή δεδομένων σε κάποιο αρχείο και
• Η οπτική απεικόνιση, η οποία επιτρέπει τα δεδομένα αυτά να απεικονίζονται σε μορφή αναγνώσιμη από άνθρωπο.

Πιο συγκεκριμένα:

Ψηφιακή αποτύπωση

Τα παραστατικά αποθηκεύονται σε διάφορες μορφές, ώστε να είναι επεξεργάσιμα άμεσα ή έμμεσα από υπολογιστή, ενώ τις περισσότερες φορές δεν είναι δυνατό να είναι αναγνώσιμα από άνθρωπο και περιλαμβάνουν:

• Μη δομημένα δεδομένα: Τα υπολογιστικά συστήματα δε μπορούν να προσπελάσουν αυτόματα τα δεδομένα των αρχείων. Σε αυτά περιλαμβάνονται υπολογιστικά φύλλα, αρχεία επεξεργαστή κειμένου, αρχεία html, αρχεία εικόνας.
• Δομημένα δεδομένα: Τα δεδομένα μπορούν να διαβαστούν αυτόματα (από το αρχείο) από τα συστήματα υπολογιστών. Σε αυτά περιλαμβάνονται τυποποιημένες μορφές, δηλαδή αρχεία δεδομένων βασισμένα στις κοινά δημοσιευμένες προδιαγραφές EN 16931, UBL, CII, EDIFACT κ.λπ., καθώς και μη τυποποιημένα δεδομένα, δηλαδή εσωτερικά αρχεία δεδομένων των οποίων η δομή δεν ακολουθεί δημόσιες κοινές προδιαγραφές.

Οπτική αποτύπωση

Η οπτική αποτύπωση αναφέρεται σε αρχεία σκοπός των οποίων είναι η οπτικοποίηση του περιεχομένου, ώστε αυτό να είναι αναγνώσιμο και επεξεργάσιμο από άνθρωπο και περιλαμβάνουν τις  παρακάτω μορφές :

• PDF: Format ψηφιακού εγγράφου (κοινή μορφή σε επισυνάψεις μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου).
• jpg, png, gif: Συνήθεις μορφές εικόνας.
• TIF: Κοινή μορφή αρχείου εικόνας σε λύσεις σάρωσης.

Τι θα περιλαμβάνει το ηλεκτρονικό τιμολόγιο:

Το ηλεκτρονικό τιμολόγιο περιλαμβάνει:

• Ειδική φόρμα στην οποία θα καταχωρούνται λεπτομερώς όλα τα έσοδα από πωλήσεις αγαθών και παροχή υπηρεσιών.
• Ειδική φόρμα στην οποία θα καταχωρούνται οι δαπάνες της επιχείρησης και
• Ειδική φόρμα με στήλες όπου θα εμφανίζεται το άθροισμα εσόδων και δαπανών, για κάθε ημέρα, καθώς και για κάθε μήνα, για το τρίμηνο και για το σύνολο του έτους ή της χρήσης

Πλέον τούτων , στις σχετικές στήλες θα αναγράφονται τα έσοδα ή τα έξοδα, ο ΦΠΑ που αναλογεί, το υπόλοιπο του ΦΠΑ, οι παρακρατούμενοι φόροι, λοιποί φόροι, τα τέλη χαρτοσήμου και διάφοροι φόροι ή τέλη.

Τι θα πρέπει να διασφαλίζεται σύμφωνα με τον ΚΦΑΣ:

Σύμφωνα με τον Κώδικα Φορολογικής Απεικόνισης Στοιχείων (Κ.Φ.Α.Σ)  κατά την εφαρμογή του ηλεκτρονικού τιμολογίου θα πρέπει να διασφαλίζεται η αυθεντικότητα της προέλευσης, η ακεραιότητα του περιεχομένου και η αναγνωσιμότητα των τιμολογίων, σε χαρτί ή σε ηλεκτρονική μορφή, από τη χρονική στιγμή της έκδοσής τους έως τη λήξη της περιόδου φύλαξής τους.

Ο Κ.Φ.Α.Σ ενδεικτικά προτείνει τρεις τρόπους Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης, που μπορούν να διασφαλίσουν την αυθεντικότητα της προέλευσης (διασφάλιση της ταυτότητας του εκδότη του παραστατικού), την ακεραιότητα του περιεχομένου του παραστατικού (εξασφάλιση ότι το ηλεκτρονικό παραστατικό δεν έχει αλλοιωθεί) και την αναγνωσιμότητα του παραστατικού (εξασφάλιση της αναγνωσιμότητας του παραστατικού από ανθρώπινο παράγοντα) και είναι οι παρακάτω:

• Ηλεκτρονική Ανταλλαγή Δεδομένων (EDI), εφόσον εξασφαλίζεται η αναγνωσιμότητα.
• Ηλεκτρονική Τιμολόγηση με Προηγμένη Ηλεκτρονική Υπογραφή (Digital Signature), όπως προβλέπεται από το Προεδρικό Διάταγμα 150/2001 – ΦΕΚ A’125 και
• Ηλεκτρονική Τιμολόγηση με χρήση Φορολογικού Μηχανισμού (Ε.Α.Φ.Δ.Σ.Σ), όπως ορίζεται από το Νόμο 1809/1988 ΦΕΚ A’222.

Στο πλαίσιο αυτό η Α.Α.Δ.Ε. έχει δημιουργήσει μία ψηφιακή πλατφόρμα (www.aade.gr/myData) επονομαζόμενη my data (δηλαδή my Digital Accounting and Tax Application), η οποία τέθηκε σε δημόσια διαβούλευση και η οποία απευθύνεται σε όλες τις Επιχειρήσεις και λοιπές οντότητες που τηρούν Λογιστικά Αρχεία κατά τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα (Ε.Λ.Π).

Σύμφωνα με όσα ανακοινώθηκαν από την  Α.Α.Δ.Ε. «τα Ηλεκτρονικά Βιβλία αποτελούν ένα πολύ σημαντικό βήμα ψηφιακού μετασχηματισμού της Φορολογικής Διοίκησης και της σχέσης της με τις επιχειρήσεις. Στόχος της  (Διοίκησης) είναι πρωτίστως να εξυπηρετήσει τις επιχειρήσεις, παρέχοντας μια πρωτοποριακή ψηφιακή πλατφόρμα για την εκπλήρωση των φορολογικών τους υποχρεώσεων, που θα οδηγήσει σε αυτοματοποίηση της συμπλήρωσης των φορολογικών δηλώσεων και θα τις απαλλάξει από υποχρεώσεις που έχουν σήμερα, όπως η υποβολή Καταστάσεων Πελατών – Προμηθευτών (ΜΥΦ)».

Στην ψηφιακή πλατφόρμα my data της ΑΑΔΕ , έτσι όπως αυτή έχει διαμορφωθεί εως σήμερα, θα γίνονται οι κατωτέρω εργασίες Τυποποίησης  Δεδομένων Παραστατικών:

• Διαβίβαση και καταχώρηση της σύνοψης των παραστατικών εσόδων / εξόδων των επιχειρήσεων
• Χαρακτηρισμός των καταχωρούμενων συναλλαγών
• Διενέργεια όλων των αναγκαίων Λογιστικών Εγγραφών Τακτοποίησης για τον προσδιορισμό του λογιστικού και του φορολογικού αποτελέσματος κάθε έτους

Η σύνοψη των παραστατικών θα μπορεί να διαβιβάζεται στην ΑΑΔΕ με τέσσερις (4) τρόπους:

• μέσω λογιστικού-εμπορικού προγράμματος επιχείρησης
• μέσω ειδικής φόρμας καταχώρησης στην ψηφιακή πλατφόρμα myData
• μέσω συνδεδεμένων Φορολογικών Ηλεκτρονικών Μηχανισμών (ΦΗΜ) για τις συναλλαγές λιανικής (Online Cash Registers, OCR)
• μέσω ηλεκτρονικής Τιμολόγησης

Ως νέα διαδικασία, η εφαρμογή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης ενδέχεται να θεωρηθεί ως πρόκληση σε αρχικό στάδιο, τόσο από πλευράς των επιχειρήσεων που καλούνται να την υλοποιήσουν όσο και από πλευράς της Φορολογικής Διοίκησης η οποία είναι και η αρμόδια για να την παρέχει και να την εποπτεύει.

Παρόλα αυτά, τα μελλοντικά οφέλη της ηλεκτρονικής τιμολόγησης φαίνεται να υπερτερούν των όποιων προβλημάτων που τυχόν ανακύψουν κατά την εφαρμογή της. Μερικά εξ’ αυτών είναι και τα κάτωθι:

• H διακίνηση και διαχείριση των παραστατικών δεν θα απαιτεί πλέον ανθρώπινη παρέμβαση ελαχιστοποιώντας τα λάθη και τις καθυστερήσεις. Όλες οι ενέργειες που αφορούν ένα παραστατικό θα καταγράφονται και θα υπάρχει ιστορικότητα τεκμηρίωσης όλων των δράσεων που πραγματοποιήθηκαν από τους εμπλεκομένους, συμβάλλοντας έτσι στην ταχύτατη ενημέρωση των ενδιαφερομένων, ακόμα και αρκετά χρόνια μετά την εξόφληση ή τη λήξη της φορολογικής περιόδου που υπαγόταν το συγκεκριμένο παραστατικό.
• Η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση βασίζεται στην ταχύτατη διακίνηση των δεδομένων των παραστατικών και την αποθήκευσή τους σε data centers. Με τον τρόπο αυτό εξορθολογίζεται και αυτοματοποιείται η διαδικασία αρχειοθέτησης, ενώ η εταιρεία ωφελείται και ως προς τη μείωση του περιβαλλοντικού αποτυπώματός της.
• Θα υπάρξει μείωση κόστους για τις επιχειρήσεις: Το κόστος της παραδοσιακής τιμολόγησης περιλαμβάνει το χαρτί εκτύπωσης, το μελάνι, τους εκτυπωτές και φυσικά το κόστος της αποστολής στον πελάτη. Μπορεί η εφαρμογή του e-Invoicing να φέρει το δικό της κόστος, ωστόσο η απόσβεση αυτού πραγματοποιείται πολύ γρήγορα.
• Θα διευκολυνθεί  σε μεγάλο βαθμό η πάταξη της φοροδιαφυγής μέσω των εικονικών παραστατικών τα οποία προκαλούν τεράστια ζημιά στα δημόσια έσοδα καθώς επηρεάζουν τον ΦΠΑ, τον φόρο εισοδήματος αλλά και τις ασφαλιστικές εισφορές.
• Η Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων θα γνωρίζει σε πραγματικό χρόνο τους τζίρους της κάθε επιχείρησης ή του ελεύθερου επαγγελματία με αποτέλεσμα η διασταύρωση να είναι υπόθεση «ενός λεπτού» δίνοντας έμφαση στις ασυνήθιστες φορολογικές συμπεριφορές
• Ελαφρύνονται οι υποχρεώσεις σύνταξης πληροφοριακών και  φορολογικών δηλώσεων προς την Φορολογική Διοίκηση (μη υποβολή συγκεντρωτικών καταστάσεων πελατών – προμηθευτών ,περιοδικών δηλώσεων ΦΠΑ κλπ).