Linkedin
Facebook
Email
more
Prinsipper om god styreskikk tilsier at styret i en forening bør utarbeide styreprotokoller fra sine styremøter, på samme måte som aksjeselskaper og andre selskaper er pålagt å utarbeide styreprotokoll etter aksjeloven og selskapsloven. God styreskikk har kanskje ikke et presist innhold, men er prinsipper som gjelder for all styrevirksomhet i Norge og er utviklet gjennom praksis.
Ingen foreningslov
Foreløpig har vi ingen foreningslov i Norge. Det vil si at regelverket som gjelder for foreningene hovedsakelig må baseres på bransjepraksis og generelle prinsipper.
God styreskikk tilsier at «best practice» for et styre er å utarbeide styreprotokoller som dokumenterer hva som har vært til behandling i styremøtene.
Noen absolutt plikt mener vi foreningens styrer ikke har, men et ansvarlig styre vil utarbeide styreprotokoller.
Dette kan også begrunnes i bevishensyn og ønske om å redusere risiko for erstatningskrav.
Innholdet i styreprotokoller
I styreprotokollene bør det innledningsvis alltid stå når og hvor styremøtet er avholdt og hvem som var til stede. I tillegg bør det fremgå om styret var beslutningsdyktig eller ikke. Ettersom vi ikke har noen egen foreningslov, er dette et typisk spørsmål som bør være avklart i vedtektene.
Andre praktiske eksempler på vedtektsbestemmelser som vil fungere som en rettesnor for styrets arbeid og protokollføringen, er hvorvidt enkelte beslutninger krever mer enn alminnelig flertall, og om styreleder skal ha dobbeltstemme ved stemmelikhet. Deretter bør hver av sakene som var oppe til behandling protokolleres. Det kan gjerne skilles mellom vedtakssaker og informasjonssaker. Vedtakssaker er de sakene som er oppe til behandling og hvor styret fatter vedtak. Informasjonssaker er saker der styret informeres uten at noe vedtak fattes.
Vedtakssakene bør alltid beskrives godt (ikke langt, men presist), hva slags vedtak som ble fattet og om vedtaket var enstemmig eller ikke.
Dersom vedtaket ikke var enstemmig, bør begrunnelsen for mindretallets syn alltid beskrives. Dette er særlig viktig for mindretallet i saker der det kan være fare for styre-/erstatningsansvar, så mindretallet bør påse at det fremgår både hvem som ikke støttet forslaget og hvorfor.
Oppbevaringsplikt?
Aksjeselskaper og andre selskaper underlagt selskapsloven, har oppbevaringsplikt for protokoller i hele selskapets levetid. Noen tilsvarende plikt finnes ikke for foreninger, men god styreskikk tilsier at også foreninger oppbevarer styreprotokoller i hele foreningens levetid.
Bør styreprotokollene offentliggjøres?
Det er god styreskikk at styret legger ut styreprotokollene åpent til sine medlemmer. Transparens i foreningene er sentralt for at foreningen skal fungere optimalt.
Det er imidlertid viktig å ivareta personvernregler og lignende hensyn. Det innebærer at enkelte saker styret behandler, må vurderes med tanke på om de skal anonymiseres eller utelates i protokollen som gjøres tilgjengelig for medlemmene.
Har styret for eksempelvis behandlet en personalsak, så må ikke den saken legges ut offentlig. Denne saken må da «sladdes». Styret lagrer da en fullstendig styreprotokoll i et eget konfidensielt arkiv som bare styret har tilgang til, samt en «sladdet» versjon som medlemmene har tilgang til.
