Fysiek of virtueel deelnemen? Nieuwe btw-plaatsbepalingsregels voor evenementen.

Vanaf 31 december 2025 zijn in België nieuwe btw-regels van kracht voor diensten die bestaan uit het verlenen van toegang tot evenementen en activiteiten. De regelgeving maakt voortaan een onderscheid tussen fysieke en virtuele deelname, zowel in een B2B- als in een B2C-context. Zij hebben een directe impact op de plaatsbepaling van dergelijke diensten en dus op de verschuldigde btw. Deze wijzigingen vloeien voort uit de omzetting van Richtlijn (EU) 2022/542 en worden toegelicht in Circulaire 2026/C/16 van de FOD Financiën.
 

INWERKINGTREDING

31/12/2025
 

OUDE PLAATSBEPALINGSREGELS

De oude regelgeving stelde dat de dienst die bestond uit het verlenen van toegang tot een evenement en de daarmee samenhangende diensten voor btw-doeleinden geacht werd plaats te vinden waar het evenement of de activiteit daadwerkelijk plaatsvond. Daarbij werd geen onderscheid gemaakt naargelang de deelname fysiek of virtueel gebeurde noch of de deelnemer een belastingplichtige was of niet.

De nieuwe regelgeving maakt voortaan wel een verschil tussen een fysieke of virtuele deelname, zowel in een B2B als in een B2C context.
 

PLAATSBEPALING IN EEN B2B CONTEXT

Bij de nieuwe regelgeving wordt de plaats van de dienst, binnen de B2B-context, bij evenementen in 2 categorieën onderverdeeld:

• uitsluitend fysiek;
• uitsluitend virtueel.

Voortaan blijft de specifieke plaatsbepalingsregel, waarbij de dienst plaatsvindt waar het evenement daadwerkelijk plaatsvindt, enkel van toepassing wanneer het evenement uitsluitend fysiek kan worden bijgewoond (artikel 21, §3, 3° WBTW).

Wanneer de toegang tot het evenement virtueel gebeurt, wordt de plaats van de dienst bepaald volgens de algemene regel voor B2B-diensten, namelijk op de plaats van de zetel van de economische activiteit van de afnemer of waar van toepassing op de plaats van de vaste inrichting dan wel de gebruikelijke woonplaats van de belastingplichtige (artikel 21, §2 WBTW).

Wanneer een evenement zowel op fysieke als op virtuele wijze kan worden bijgewoond, is bepalend of de dienstverrichter op het ogenblik van het uitreiken van de factuur weet op welke wijze de afnemer zal deelnemen.
 

• Indien de dienstverrichter weet dat de afnemer fysiek zal deelnemen, wordt de dienst gelokaliseerd op de plaats waar het evenement daadwerkelijk plaatsvindt.
• Indien de dienstverrichter weet dat de afnemer virtueel zal deelnemen, wordt de plaats van de dienst de zetel van economische activiteit van de afnemer of indien van toepassing de vaste inrichting of de werkelijke woonplaats.
• Indien de dienstverrichter op het ogenblik van facturatie niet weet op welke wijze de afnemer zal deelnemen, is de plaats van de dienst waar het evenement daadwerkelijk plaatsvindt. Als later blijkt dat de afnemer het evenement virtueel heeft gevolgd, dient de factuur te worden gecorrigeerd.
   

PLAATSBEPALING B2C

Ook voor evenementen verricht aan niet-belastingplichtigen wordt de plaats van de dienst in twee categorieën onderverdeeld:

• uitsluitend fysiek;
• uitsluitend virtueel.

Naast de bestaande regel (artikel 21bis, §2, 5° van het Belgische btw-wetboek), waarbij de plaats van de dienst wordt bepaald door de plaats waar het evenement fysiek plaatsvindt, wordt een nieuwe afwijkende regel ingevoerd voor virtuele evenementen.

Wanneer de toegang betrekking heeft op evenementen of activiteiten die worden gestreamd of anderszins virtueel ter beschikking worden gesteld, wordt de dienst voortaan gelokaliseerd op de plaats waar de niet-belastingplichtige is gevestigd, dan wel zijn woonplaats of gebruikelijke verblijfplaats heeft (artikel 21bis, § 2, 5°, tweede lid (nieuw) WBTW).

Ook hier geldt dat bij hybride evenementen de op het tijdstip van facturering gekende wijze van deelname doorslaggevend is, met een eventuele verplichting tot herziening van de facturatie indien achteraf blijkt dat de deelname virtueel was.
 

CONCLUSIE

De nieuwe regelgeving heeft een impact op de btw-behandeling van diensten met betrekking tot de toegang tot evenementen, in het bijzonder wanneer deze virtueel of in hybride vorm worden aangeboden. De plaats van btw-heffing kan hierdoor verschillen naargelang de deelnamevorm. Een duidelijke vastlegging van de wijze van deelname is daarom essentieel om correct te kunnen factureren en om btw-correcties achteraf te beperken.

Bijkomend zorgen deze aanpassingen er ook voor dat de organisatoren van online evenementen de verplichting zullen hebben om buitenlandse btw aan te rekenen indien ze toegang tot online evenementen verschaffen binnen de B2C-context. Een buitenlandse btw-registratie of One Stop Shop-registratie is in deze niet te vermijden.

Wens je meer informatie over dit onderwerp of heb je hulp nodig op het gebied van btw, staat het Tax team van RSM Belgium tot jouw beschikking via tax@rsmbelgium.be.