Belgische B2B e-facturatie: Koninklijk Besluit bevestigt praktische modaliteiten en sancties

Vanaf 1 januari 2026 voert België verplichte gestructureerde elektronische facturatie (e-facturatie) in voor B2B-transacties. Deze veranderingen zullen een aanzienlijke impact hebben op uw facturatieprocessen. Op 14 juli 2025 werd in het Belgisch Staatsblad het Koninklijk Besluit gepubliceerd dat de uitvoering van de Belgische gestructureerde elektronische facturatieverplichting (e-facturatie) regelt.

In onze vorige Tax Insight (“Verplichte gestructureerde e-facturatie en rapporteringsverplichtingen in België Belangrijke informatie en volgende”) gaven we reeds een overzicht van de geplande hervormingen. In deze update gaan we dieper in op de formele bevestigingen en nieuwe elementen zoals vastgelegd in het Koninklijk Besluit.

 Ingangsdatum

1 januari 2026

PEPPOL als standaard – maar niet zonder nuance

Het besluit stelt formeel vast dat het PEPPOL-netwerk, met gebruik van het PEPPOL BIS-formaat in UBL-structuur, de referentie is voor het verzenden en ontvangen van elektronische facturen. Deze keuze past in het bredere Europese kader rond semantische en syntactische standaarden voor e-facturatie (EN 16931).

Toch blijft een zekere contractuele vrijheid bestaan: partijen kunnen onderling een ander formaat en transmissiemethode afspreken (‘opt-out’), zolang de gehanteerde structuur beantwoordt aan de Europese normen. Dit laat ruimte voor maatwerk in sectoren of ketens waar alternatieve structuren gangbaar zijn.

Verplichte technische gereedheid en sanctiemechanisme

Elke belastingplichtige die binnen het toepassingsgebied valt van de verplichting, moet beschikken over systemen die PEPPOL BIS-facturen kunnen verzenden en ontvangen. Deze vereiste geldt zelfs indien men van de opt-out mogelijkheid gebruikmaakt op basis van wederzijdse afspraken.

Nieuw is de invoering van een specifieke niet-proportionele boete voor wie niet aan deze technische vereiste voldoet:

• Eerste vastgestelde inbreuk: € 1.500;
• Tweede inbreuk: € 3.000;
• Volgende inbreuken: € 5.000;
   

Er wordt telkens een termijn van drie maanden in acht genomen alvorens een nieuwe inbreuk aanleiding kan geven tot een bijkomende sanctie.

Wijziging in afrondingspraktijken bij elektronische facturen

Een vaak over het hoofd gezien gevolg van de e-facturatieverplichting is de verandering in de wijze van btw-afronding. Waar vandaag in veel systemen btw per regel wordt berekend en afgerond, verplicht het Koninklijk Besluit dat dit – voor e-facturen – enkel nog mag gebeuren op het totaalbedrag per btw-tarief.

Deze wijziging vraagt mogelijk een technische aanpassing van uw ERP- of boekhoudsysteem en heeft impact op de reconciliatieprocessen tussen leverancier en klant.

E-facturatie in functie van toekomstige digitale rapportering

Hoewel het besluit zich uitsluitend toespitst op e-facturatie, wijst het ook vooruit naar de toekomstige digitale rapportering. De verwachting dat het PEPPOL-netwerk zal fungeren als drager voor ‘near real-time reporting’ wordt hiermee impliciet bevestigd.

Bedrijven doen er dan ook goed aan om hun huidige e-invoicing strategie al in lijn te brengen met deze bredere, meerjarige digitale transformatie binnen de btw-rapportering.
 

Volgende stappen: waar moet u vandaag op inzetten?

De formele bevestiging van de technische modaliteiten laat weinig ruimte voor uitstel. Bedrijven die nog niet gestart zijn met hun voorbereidingen, riskeren operationele en fiscale risico’s na de jaarwisseling van 2025 naar 2026.

RSM Belgium adviseert om ten laatste dit najaar te focussen op:

• De keuze van een geschikte PEPPOL Access Point-provider
• Een controle op btw-afrondingsregels en hun implementatie
• Bewustmaking bij interne teams en externe partners
   

RSM Belgium als uw partner in digitale compliance

E-facturatie is niet enkel een IT-uitdaging, maar een strategisch compliance project met fiscale implicaties. RSM Belgium beschikt over de expertise om u hierbij te begeleiden — van impactanalyse tot praktische implementatie.
Als u meer informatie wenst over dit onderwerp of hulp nodig heeft op het gebied van BTW, staat het belastingteam van RSM Belgium tot uw beschikking [email protected]).