Implementierung des Landesweiten E-Rechnungssystems (KSeF) in vier Schritten

Ab dem 1. Juli 2024 wird die Verwendung des Landesweiten E-Rechnungssystems (KSeF) für Steuerpflichtige obligatorisch. Die Implementierung dieses Systems wird eine allgemeine Revolution in der Ausstellung von Ausgangsrechnungen bedeuten und auch Änderungen im Rechnungsumlauf mit sich bringen. Die Umsetzung von KSeF erfordert eine Reihe von Maßnahmen, daher lohnt es sich, wegen des Umfangs der Änderungen frühzeitig mit den Vorbereitungen zu beginnen.

Wenn Sie für die Implementierung von KSeF in Ihrem Unternehmen verantwortlich sind, versuchen Sie, die folgenden vier Schritte für diesen Prozess zu verwenden, indem Sie dabei gemäß den bewährten Projektmanagementpraktiken vorgehen.

Schritt eins: Projektziele identifizieren und detailliert beschreiben

Auch wenn Sie täglich mit Projekten mit einem ähnlichen Umfang zu tun haben, überlegen Sie sich im Falle von KSeF zunächst, wo Sie anfangen und wo Sie aufhören müssen. Unterteilen Sie dieses Projekt in Phasen und setzen Sie sich messbare Ziele, die Sie erreichen müssen, beschreiben Sie die Herausforderungen, denen Sie auf dem Weg begegnen können und die ein Hindernis für das Erreichen Ihrer Ziele darstellen können. Dadurch haben Sie einen vernünftigen Indikator für die Umsetzung der Projektvoraussetzungen.

Selbstverständliches und übergeordnetes Ziel des KSeF-Implementierungsprojekts ist es, dass Ihr Unternehmen ab dem 1. Juli 2024 in der Lage sein wird, Rechnungen an Kunden gemäß den diesbezüglich geltenden Anforderungen auszustellen. Der Prozess selbst kann in zwei Phasen unterteilt werden: 

Vorbereitungsphase

Die Vorbereitungsphase hat zwei Ziele:

• Identifizierung der Pflicht- und Wahlfelder im Schema und der Änderungen, die in den Prozessen einzuführen sind;
• Beurteilung der Nützlichkeit und Anpassungsfähigkeit des bestehenden Rechnungsstellungstools, d.h. Feststellung, ob Sie das bestehende Tool nutzen können, ob Sie es erweitern oder den Kauf eines neuen Tools in Betracht ziehen müssen.

Um aussagekräftige Schlussfolgerungen zu erhalten, ist Folgendes notwendig:

1. Analyse der derzeit im Unternehmen geltenden vertriebsbezogenen Verfahren – insbesondere der Verfahren im Zusammenhang mit der Ausstellung von Ausgangsrechnungen und Korrekturrechnungen;
2. Analyse von Ausgangsrechnungen und Korrekturrechnungen im Hinblick auf das neue Schema, d.h. die logische Struktur der E-Rechnung;
3. technische Analyse des bisher verwendeten Systems für die Ausstellung von Ausgangsrechnungen und Korrekturrechnungen und die Möglichkeit seiner Integration mit KSeF;
4. Analyse des bestehenden Authentifizierungs- und Autorisierungsmodells im Zusammenhang mit dem Bescheinigungsmodell im KSeF;

Umsetzungsphase

Die Umsetzungsphase umfasst drei Aspekte:

• Implementierung von IT-Lösungen;
• Schulung des Personals, wie man Rechnungen in KSeF ausstellt und empfängt;
• Festlegung des neuen Dokumentenflussschemas, das sich auf ihren elektronischen Austausch stützt.

Um die besten Ergebnisse zu erzielen, ist es notwendig:

1. einen Tool für die Ausstellung von Ausgangsrechnungen und Korrekturrechnungen für Integration mit KSeF vorzubereiten;
2. Mitarbeiter, die Ausgangsrechnungen ausstellen, in Bezug auf Systemänderungen und Schemaanforderungen zu schulen;
3. Mitarbeiter, die für die Rechnungsstellung zuständig sind, auf die Authentifizierung und Autorisierung des Rechnungsversands im KSeF vorzubereiten (elektronische Signaturen, ePUAP);
4. Verträge mit Geschäftspartnern und Buchhaltungsbüros zu überprüfen und entsprechend anzupassen.

Man soll sich darüber klar werden, dass die Hauptannahme des KSeF die Vereinheitlichung der in Rechnungen enthaltenen Daten und die Abschaffung des klassischen Rechnungsverkehrs ist. Dies ist eine Hinwendung zu modernen Lösungen, die viele Vorteile haben – obwohl diese Änderungen für Steuerpflichtige bedeuten, dass Finanzbehörden einen direkten Zugang zu Informationen erhalten, die sie bisher nicht haben konnten.

Schritt zwei: alle Interessenvertreter identifizieren

Überlegen Sie in diesem Schritt, wer vom Erfolg des Projekts profitiert und wer leidet, wenn das Projekt scheitert. Durch die Identifizierung der Interessenvertreter erkennen Sie, wem gegenüber Sie und Ihr Team verantwortlich sind, was Sie wiederum auf die Kosten des Erfolgs und den Preis des Scheiterns aufmerksam macht.

Aufgrund der Tatsache, dass das obligatorische KSeF grundsätzlich für die Ausstellung und den Empfang von Rechnungen verwendet wird, verbindet es interne und externe Interessenvertreter miteinander. Der erste – interne – Interessenvertreter, der möchte, dass das Projekt ordnungsgemäß umgesetzt wird, ist die Abteilung, die sich mit der Ausstellung von Ausgangsrechnungen befasst (weil sie Rechnungen in Umlauf bringt und direkt für deren Korrektheit verantwortlich ist). 

Darüber hinaus betrifft die Implementierung das IT-System, an dem die Vertriebsabteilung arbeitet, sodass die IT-Abteilung auch zu einem weiteren internen Interessenvertreter wird, der für das ordnungsgemäße Funktionieren dieser Systeme im Unternehmen verantwortlich ist. Schließlich sind die Endempfänger von Belegen, wie z. B. Ausgangs- und Eingangsrechnungen, die Buchhaltungs-, Finanz-, Steuer- und Abrechnungsabteilungen, die auf ihrer Grundlage Steuern abrechnen und melden.

Externe Interessenvertreter sind hingegen Empfänger von Rechnungen (d.h. von Waren und sonstigen Leistungen, die von Ihrem Unternehmen verkauft werden), die zeitnah eine mangelfreie Rechnung erhalten möchten.

Es ist auch erwähnenswert, dass bei Projekten, die obligatorische Änderungen in der Berichterstattung von Daten an Finanzämter oder andere Behörden betreffen, die Geschäftsführung und Eigentümer die wichtigsten Interessenvertreter sind, die die größten Kosten wegen einer fehlerhaften Umsetzung von Änderungen tragen (dies können Geldstrafen, Verlust von Kunden und sogar steuerstrafrechtliche Konsequenzen sein). 
 

Schritt drei: Rollen und Verantwortlichkeiten der an der Implementierung beteiligten Personen definieren

Übermäßige Verantwortlichkeiten und langwierige Prozesse sind die größten Feinde eines guten Projektmanagements. Bei der Detailplanung der Projektumsetzung achten Sie darauf, dass jedem in Ihrem Team Aufgaben und Zuständigkeitsbereiche so zugeordnet sind, dass sie sich nicht überschneiden. Denken Sie daran, dass sich jeder auf ein Thema konzentrieren sollte, das seinen Fähigkeiten entspricht.

Wie Sie bereits sehen, ist die Implementierung von KSeF ein Prozess, bei dem Sie Fachkenntnisse und technische Kenntnisse kombinieren müssen. Das bedeutet, dass eine effektive und erfolgreiche Umsetzung von KSeF die Einbeziehung von Mitarbeitern aus allen Abteilungen des Unternehmens erfordert. Es sollten Menschen sein, die:

• an Verkaufsabrechnungsprozessen teilnehmen sowie mit Kunden oder Lieferanten zusammenarbeiten;
• die Implementierung und Wartung von IT-Systemen und deren Schlüsselmodulen durchführen;
• sich an der Verbuchung und Abrechnung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen beteiligen und sich mit Steuerabrechnungen befassen.

Kümmern Sie sich daher zu Beginn um die richtige Auswahl Ihrer Teammitglieder und rechnen Sie nicht damit, dass die Buchhaltungsabteilung die IT-Abteilung und die Vertriebsabteilung Steuerexperten ersetzen wird. Je größer Ihr Unternehmen ist, desto größer sollte das Team sein. Verteilen Sie die Rollen klar und betonen Sie die Tatsache, dass die Spezialisten, die sich mit Rechnungsstellung, Steuern und Buchhaltung befassen, eine wesentliche Unterstützung für die IT-Abteilung darstellen, aber es ist die IT-Abteilung, die eine technische Überprüfung der Tools durchführen muss und für die Implementierung neuer Lösungen verantwortlich ist. Versuchen Sie sicherzustellen, dass alle Teammitglieder in jeder Projektphase Informationen miteinander austauschen.
 

Vierter Schritt: Identifizieren Sie Projektvoraussetzungen, Risiken und Abhängigkeiten

Wenn Sie die sensiblen Bereiche Ihres Projektplans kennen, dann können Sie sich anpassen, wenn Probleme auftreten. Denken Sie darüber nach, welche Voraussetzungen Sie bestimmen, und stellen Sie dann fest, ob diese Voraussetzungen vernünftig sind oder nicht. Identifizieren Sie die Risiken, die mit den falschen Voraussetzungen oder Urteilen zusammenhängen. Schließlich überlegen Sie, welche Elemente auf der Roadmap Ihres Projekts voneinander abhängig sind – wenn ein Schritt einen anderen erfordert, konzentrieren Sie Ihre Energie auf den ersten Teil, bevor Sie mit der davon abhängigen Phase beginnen.

Ein sensibler Bereich im Falle des KSeF-Projekts ist zweifellos die endgültige Version der E-Rechnungsstruktur, die in Kraft treten wird (weil die Konsultationen immer noch dauern und das Finanzministerium weitere Änderungen am Gesetz vornimmt).

Einige Schlüsselbereiche des Landesweiten E-Rechnungssystems sind ebenfalls durch das Finanzministerium aufzuklären. Tatsache ist jedoch, dass für die Implementierung des neuen Rechnungsstellungsprozesses relativ wenig Zeit bleibt, so dass es sinnvoll ist, ein Implementierungsprojekt auch mit den nicht genau bestimmten Voraussetzungen zu starten – denn es kostet weniger Aufwand und Stress, Korrekturen vorzunehmen, als alle erforderlichen Lösungen im letzten Augenblick zu implementieren. Auf diese Weise minimieren Sie das Risiko eines totalen Misserfolgs, der die Ausstellung von Ausgangsrechnungen unmöglich macht.

Die mit der Analyse der bisherigen Systeme und Verfahren zusammenhängende Projektphase sollte so bald wie möglich beginnen, da weitere Entscheidungen und Umsetzungsphasen von den Ergebnissen dieser Analysen abhängen.

Ich hoffe, dass Sie mit diesem kurzen Leitfaden Ihr Ziel schneller erreichen und KSeF in Ihrer Organisation effektiv implementieren können.