Wie kann eine GmbH das Kapital durch ein Gesellschafterdarlehen aufnehmen?

In diesem Beitrag beantworten wir folgende Fragen:

• Wie kann eine GmbH das Kapital durch ein Gesellschafterdarlehen aufnehmen?
• Welche Unterlagen müssen von einem Unternehmen erstellt werden, das Geld von einem Gesellschafter leiht?
• Kann ein Gesellschafter, der einer GmbH ein Darlehen gewährt, Bargeld in das Unternehmen einbringen? 

Bei kleinen und mittleren Unternehmen kommt es häufig vor, dass eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung dringend zusätzliches Kapital beschaffen muss, um ihr Geschäft weiter auszubauen, ihre Liquidität zu verbessern oder bestimmte Ausgaben zu finanzieren. Eine der Lösungen, die in einem solchen Fall helfen können, ist Finanzierung der Gesellschaft mit einem Darlehen, das ihr von ihrem Gesellschafter gewährt wurde. Was sollten Sie jedoch beachten, wenn Sie sich dafür entscheiden? 

In diesem Beitrag erörtern wir, was ein Gesellschafterdarlehen als Form der Finanzierung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist, wir zeigen seine Vorteile und Grundsätze auf und erläutern, welche Schritte unternommen werden sollen, um diese Art von Transaktion erfolgreich durchzuführen.

Was ist ein Gesellschafterdarlehen und warum wird es zur Finanzierung einer GmbH verwendet?

Ein Gesellschafterdarlehen ist eine der einfachsten Möglichkeiten, eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung zu finanzieren, ohne zusätzliche Kapitaleinlagen einzubringen.

Es handelt sich um einen Vertrag, bei dem ein GmbH-Gesellschafter der Gesellschaft einen bestimmten Betrag verleiht, der für einen beliebigen Zweck im Zusammenhang mit der Unternehmenstätigkeit (z. B. für Investitionen, Begleichung kurzfristiger Verbindlichkeiten, Entwicklung) verwendet werden kann.

Diese Art von Unterstützung der Finanzlage des Unternehmens kann eine attraktive Lösung sein, weil dadurch das Unternehmen schnell Geldmittel beschaffen kann, ohne externe Investoren oder Banken einbeziehen zu müssen. Es ist auch ein weniger formelles Verfahren, insbesondere im Vergleich zur Erhöhung des Stammkapitals. Besonders wichtig ist, dass die Finanzierung des Unternehmens durch ein Gesellschafterdarlehen in Bezug auf Rückzahlungsbedingungen, Zinssatz und andere wichtige Elemente flexibler sein kann.

Abschlussform eines Finanzierungsvertrags einer GmbH

In den meisten Fällen bedarf ein Gesellschafterdarlehensvertrag keiner besonderen Form, aber es empfiehlt sich, ihn in jedem Fall zumindest schriftlich, d.h. mit den Unterschriften der Gesellschaft und des Gesellschafters, der das Darlehen gewährt, abzuschließen. In bestimmten Fällen ist eine Schriftform oder notarielle Beurkundung erforderlich. Dies kann für besondere Situationen gelten – zum Beispiel für eine Situation, in der der Alleingesellschafter auch der alleinige Geschäftsführer der GmbH ist. Darüber hinaus sollte der von dem Gesellschafter unterzeichnete Vertrag über die Übertragung von Geldmitteln an die Gesellschaft den Bestimmungen des Zivilrechts entsprechen und besondere Regelungen berücksichtigen, die sich aus dem Handelsgesetzbuch oder dem Gesellschaftsvertrag ergeben können.

Es sei daran erinnert, dass ein privates Darlehen, das der Gesellschaft von den Gesellschaftern bereitgestellt wird, den Parteien eine relativ große Freiheit bei der Festlegung seiner Bedingungen bietet (sicherlich viel größer als bei Darlehen, die von Finanzinstituten gewährt werden). Aus diesem Grund kann die Gewährung eines Darlehens an die Gesellschaft durch einen Gesellschafter oft zu günstigeren Bedingungen z.B. für den Tilgungsplan oder die erforderlichen Sicherheiten erfolgen.

Was sollte ein Gesellschafterdarlehensvertrag enthalten?

Ein sicherer und zuverlässiger Gesellschafterdarlehensvertrag sollte die folgenden wichtigen Elemente enthalten:

• Darlehensbetrag – d.h. genaue Angabe des geliehenen Betrags (und der Währung).
• Zinssatz – der Darlehenszinssatz sollte direkt im Vertrag angegeben und nach dem Fremdvergleichsgrundsatz festgelegt werden, um das Risiko zu minimieren, dass die Vereinbarungen der Parteien von den Finanzbehörden in Frage gestellt werden.
• Rückzahlungsbedingungen – die im Vertrag angegebene Methode der Darlehensrückzahlung kann z. B. eine einmalige oder eine Ratenrückzahlung sein. Die Parteien können auch die Möglichkeit der vorzeitigen Rückzahlung vereinbaren.
• Zweck des Darlehens – es ist auch wichtig, den Zweck anzugeben, für den die Gesellschaft mit beschränkter Haftung das vom Gesellschafter erhaltene Darlehen verwenden wird (obwohl in diesem Fall betont werden sollte, dass dies bei der entsprechenden Formulierung der Vertragsbestimmungen, z. B. durch die Gewährung dem Gesellschafter des Rechts, die sofortige Rückzahlung zu verlangen, wenn die Gesellschaft die Mittel entgegen ihrem beabsichtigten Zweck ausgibt, nicht erforderlich ist).
• Darlehenssicherheit – bei großen Beträgen kann der Gesellschafter von der Gesellschaft verlangen, dass sie das Darlehen absichert, z. B. durch eine Hypothek, eine Bürgschaft oder einen Wechsel.
• Zusätzliche Bestimmungen – je nach der Lage des Unternehmens und seines Gesellschafters kann der Darlehensvertrag andere Bedingungen enthalten, wie z. B. die Aufforderung, bestimmte Informationen über die Lage des Unternehmens regelmäßig vorzulegen, Vertragsstrafen für die Nichterfüllung nicht-monetärer Verpflichtungen oder Zinsen für die verspätete Rückzahlung von Darlehensraten.

Übertragung von Geldmitteln an die Gesellschaft im Rahmen des Darlehens

Nach Abschluss des Darlehensvertrags überträgt der Gesellschafter die Geldmittel auf das Konto der Gesellschaft. Es ist zu beachten, dass ein Gesellschafterdarlehen sowohl überwiesen als auch in bar an die Gesellschaft übertragen werden kann (in diesem Fall sollten Sie jedoch auf die Höchstschwellen achten, die sich aus den Vorschriften ergeben). Es ist wichtig, die entsprechende Dokumentation der Transaktion aufzubewahren, z. B. eine Überweisungsbestätigung oder eine Empfangsbestätigung für Bargeld.

Es lohnt sich auch, dafür zu sorgen, dass das Darlehen auf das Konto des Unternehmens übertragen wird und die Rückzahlung auf das Konto des Partners erfolgt. Ein Mangel an Klarheit in dieser Hinsicht kann dazu führen, dass die Auszahlungen und Rückzahlungen als Darlehen in Frage gestellt werden. Stattdessen können sie von den polnischen Finanzbehörden als Schenkungen oder andere Formen von Zuwendungen eingestuft werden.

Unternehmenszustimmungen zur Gewährung eines Darlehens durch einen Gesellschafter

Unternehmenszustimmungen sind ein wichtiges Element, das sich auf die Gewährung eines Darlehens durch einen Gesellschafter einer GmbH auswirken kann. Obwohl ein solches Darlehen in der Praxis flexibler ist als die Ausgabe neuer Geschäftsanteile oder Erhöhung des Stammkapitals, können dabei bei einigen Unternehmen zusätzliche Verpflichtungen auftreten, die mit der Einholung entsprechender Unternehmenszustimmungen verbunden sind – sowohl beim Darlehensnehmer, als auch beim Darlehensgeber (wenn dieser als Gesellschafter auch eine Gesellschaft ist).

Diese Tätigkeiten sind wichtig, um die Rechtskonformität und die Einhaltung der Corporate Governance-Regeln des jeweiligen Unternehmens zu gewährleisten, und die damit verbundenen Anforderungen können sich sowohl aus dem Handelsgesetzbuch als auch aus dem Gesellschaftsvertrag oder aus den in diesem Zusammenhang festgelegten internen Verfahren ergeben.

Beispielsweise handelt es sich bei dem Darlehensgeber um einen Geschäftsführer, ist für die Unterzeichnung des Vertrags die Zustimmung der Gesellschafterversammlung erforderlich – diese Maßnahme dient dazu, die Interessen der Gesellschaft mit beschränkter Haftung und ihrer Gesellschafter zusätzlich zu schützen. Darüber hinaus bedarf der Abschluss eines Darlehensvertrags mit einem doppelt so hohen Wert wie das Stammkapital ebenfalls der Zustimmung der Gesellschafter, sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes vorsieht.

Wie diese Beispiele bereits zeigen, kann die Gewährung eines Darlehens die Unterstützung von Beratern erfordern, die auf die Erbringung professioneller Corporate Services spezialisiert sind sowie – abhängig von der tatsächlichen Lage des Darlehensnehmers und des Darlehensgebers – das Ergreifen von entsprechenden Maßnahmen.

Dokumentation von Unternehmenszustimmungen

Je nach Struktur der Gesellschaft kann die Einholung der Zustimmung zum Darlehen, das von einem Gesellschafter gewährt wird, insbesondere die Erstellung von Unterlagen wie einem Beschluss der Gesellschafterversammlung oder einem Beschluss der Geschäftsführung (nebst dem entsprechenden Protokoll) erfordern. Es ist wichtig, dass diese Dokumentation in Übereinstimmung mit der Corporate Governance einer bestimmten Organisation und den Anforderungen des Handelsgesetzbuches erstellt wird. Dies schützt das Unternehmen vor möglichen rechtlichen Problemen in der Zukunft, insbesondere bei Betriebsprüfungen, rechtlichen Prüfungen oder Wirtschaftsprüfungen.

Vertretung beim Abschluss des Darlehensvertrags

Jede Partei des Darlehensvertrags muss in Übereinstimmung mit dem Handelsgesetzbuch und der internen Vertretungsregelung der GmbH vertreten werden. Es ist besonders auf eine Situation zu achten, in der ein Gesellschafter als natürliche Person ein Darlehen der Gesellschaft gewährt, die er als Geschäftsführer vertritt. In einem solchen Fall wäre es erforderlich, einen besonderen Bevollmächtigten zu bestellen, der den Vertrag im Namen der Gesellschaft abschließt (oder das Unternehmen durch den Aufsichtsrat vertreten zu lassen – falls es einen in der Gesellschaft gibt).

Gewährung eines Darlehens an eine GmbH ist nicht schwierig, erfordert jedoch manchmal die Unterstützung eines Experten

Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist eine der attraktivsten Unternehmensformen in Polen und ein Gesellschafterdarlehen ist in der Regel eine äußerst bequeme und effektive Form ihrer Finanzierung, weil sie damit schnell und flexibel die notwendigen Mittel beschaffen kann. Ein entsprechend erstellter Darlehensvertrag und die Transparenz der Transaktion sind jedoch entscheidend, um Probleme in der Zukunft zu vermeiden.

Daher lohnt es sich, die entsprechenden formellen Anforderungen einzuhalten – sich mit den Verpflichtungen des Unternehmens und des Gesellschafters vertraut zu machen, den angemessenen Inhalt des Vertrags und die Vertretung der Parteien sicherzustellen und die erforderlichen Unternehmenszustimmungen einzuholen und zu dokumentieren – damit der Darlehensvertrag gültig ist und die Transaktion in Zukunft keine Probleme bereitet. Oft ist in diesem Fall die Unterstützung eines professionellen Beraters unschätzbar.