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您的公司面临舞弊风险!(Your organisation is at risk from fraud!)

希望这个标题成功引起了你的注意。不幸的是根据我们多年专业服务的经验,这种说法是有道理的。 应对舞弊风险,没有任何公司或组织有完美的保护机制。 但这并不意味着我们不能采取一些有效措施来保护自己的公司或组织。 本文会列举一些公司因为发生舞弊而付出的惨重代价以及得到的经验教训,以便您的公司或组织可以从中学习,以确保不会发生同样的事情。

 

有趣的是,非营利组织发生舞弊的可能性往往高于营利性公司。 这是由于营利性公司中财务状况非常受关注,因为这通常是衡量一个营利性公司是否经营成功的关键指标。 所以营利性公司的财务状况会受到管理层或者监管层非常密切的关注。 然而在许多非营利组织中,由于衡量其经营成功与否的标准并不单纯是财务指标,所以管理层或者监管层往往缺乏对财务状况的类似关注,这就为舞弊发生创造了更大的机会。

 

在舞弊这个问题上,新西兰人有一点不愿意面对现实 - 类似鸵鸟把头藏进沙子的行为。在新西兰,不只一次调查显示新西兰非营利行业存在舞弊问题......但各非营利组织本身并不认为他们自身有问题!

 

可悲的是舞弊的发生常常就是因为无知。我们经常看人们说“这里不可能发生舞弊”,这样的态度也意味着很多管理层或监管层对于舞弊风险并没有很主动地去防范。 “这是别人的责任”的想法也很常见。因此,适当的防舞弊措施常常都没有到位,从而可能导致你的公司或组织成为舞弊发生的温床。研究表明,加强内部控制通常是防止舞弊最好的方式。

 

对您的公司或组织进行有效的审计确实是应对舞弊问题的一种方式,但更重要的是您的公司或组织自身的管理层或监管层对于舞弊风险的防范需要更加积极主动。关于审计的残酷现实是审计都是在事件发生后才进行的,因此,如果审计师确实发现了舞弊行为,那么通常都舞弊行为已经发生了一段时间,所以依靠审计防范舞弊有点像亡羊补牢,而您公司或组织的内部控制才是悬崖勒马的缰绳,你需要确保它是一根强有力的缰绳。

 

有关舞弊的一些事实

 

想要获得舞弊的确凿证据是不容易的。虽然有年度舞弊调查,但由于担心尴尬或与他人发生摩擦,许多员工不愿意在其公司或组织中报告舞弊行为。尽管如此,我们还是总结了一些有关舞弊的关键点,希望会对您防范舞弊有所帮助:

  • 现金盗窃,转移公司财产以供个人使用或收益,回扣,财务报表舞弊和工资舞弊等行为似乎是最常见的舞弊类型;
  • 在非营利组织中,舞弊通常发生在员工身上,很少会牵涉到志愿者,但并代表志愿者不可能发生舞弊;
  • 滥用他人对其的信任是长期欺诈行为的常见方法。另外合谋舞弊也很可能发生,如果涉及金额较大并且分赃合理;
  • 最常见的舞弊动机是迫于经济压力,通常是由于赌博等高消费的恶习。
  • 在识别舞弊方面,加强内部控制通常是最有效的方式,其次是员工或志愿者的通报,最后才是内部或外部审计;
  • 发现舞弊行为时该舞弊通常已经发生或进行超过一年了;
  • 调查显示,许多发生舞弊的公司或组织并未向警方报告;
  • 虽然很多舞弊行为在方法上相对比较简单,但我们注意到来自海外的网络欺诈呈令人担忧的上升趋势,专门针对规模较大的非营利组织。

 

防范舞弊建议

 

1.保持怀疑态度 – 做最坏的打算,带来最好的效果!

 

2.世上没有“万能药”来保护你的公司或组织。良好的舞弊防范来自于对舞弊风险的充分理解以及各种措施共同作用。一个全面的风险管理框架,应当包含考对于舞弊行为的考量,这应该是任何公司或组织成功的一个关键点。

 

3.不断实践探索您公司或组织的最佳的系统和内部控制 – 正是由于缺乏对系统和内部控制的关注,舞弊行为才得以在非营利组织中长期存在。许多非营利组织声称他们无法承担加强系统和内部控制的成本......但舞弊的发生恰好可以证明这种说法才是不经济的。

 

4.与所有相关的人员沟通舞弊风险,告诉他们这会损害他们所在的公司或组织的利益;相关人员可以包括董事会成员,员工(尤其是行政人员),分包商,供应商,志愿者等等。意识到舞弊风险的人越多,舞弊的发生阻碍就越大。

 

5.检查和修改您的财务制度 - 尤其是在公司或组织发生变化时,确保公司或组织的财务及运营制度可以将任何可能的损失控制在您可以承担的范围内。在条件允许的情况下,让尽可能多的人参与各个财务流程。

 

6.寻求第三方专业支持 - 由独立的第三方专业人士审查您的系统和内部控制可能非常有益。通常情况下,需要有一批具有丰富经验的专业人士来清楚地看到机遇和威胁。您的外部审计人员应该是这方面的宝贵资源。

 

7.如果你确实发现舞弊......立即采取行动!如果你不这样做,那么很可能这个害群之马会继续祸害其他毫无戒心的公司或组织。令人遗憾的是,有很多证据表明很多舞弊者在被警察和法院拖走之前已经祸害过很多公司和组织了。

 

8.如果您确实怀疑您的组织存在舞弊行为,您应当立即从审计师、具有舞弊调查经验的法务会计师或具有舞弊案件经验的律师那里寻求适当的建议。如果不遵循正确的流程,很容易错失您的收回损失的机会。另外舞弊者还很可能对公司或组织提起个人申诉 - 让您的公司或组织花更多的钱!

 

小思考

 

:什么是最成功的舞弊?

 

:还没有被发现的那个...

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Authors

Emily Xu 許敏
Partner - Auckland North
Elaine Yong 楊偉燕
Audit Partner - Auckland Central
Wei Chen 陳偉
Partner - Auckland