Änderungen in der Arbeitnehmerdokumentation seit 2019

Magdalena PRAJSNAR
HR&Payroll Senior bei RSM Poland

Am 1. Januar 2019 traten viele aenderungen der Arbeitsrechtsvorschriften in Kraft, die ueberwiegend die Grundsaetze der Fuehrung und Aufbewahrung der Arbeitnehmerdokumentation sowie ihre Form betreffen. Modifiziert wurde auch der Umfang der aufbewahrten Unterlagen. Ist das eine aenderung zum Besseren?

Umfang der Arbeitnehmerdokumentation

Gemaeß der Verordnung des Ministers fuer Familie, Arbeit und Sozialpolitik sind die Arbeitgeber seit 1. Januar 2019 verpflichtet, die Arbeitnehmerdokumentation fuer jeden Arbeitnehmer separat zu fuehren. Als Bestandteile solch einer Dokumentation gelten:

1. Personalakte des Arbeitnehmers,
2. mit der Arbeitszeiterfassung zusammenhaengende Unterlagen,
3. Unterlagen bezueglich Beantragung und Inanspruchnahme des Erholungsurlaubs,
4. Lohnzettel,
5. Karte fuer Erfassung der Zuteilung von Arbeitskleidung und -schuhen sowie der individuellen Schutzmittel.

Im Rahmen des ersten Hauptteiles der Arbeitnehmerdokumentation, d.h. der Personalakte betrifft die wesentliche aenderung die Beschreibung der in den Mappen aufbewahrten Unterlagen. Eine selbstverstaendliche Bequemlichkeit ist die Möglichkeit, die Teile A, B und C der Personalakte weiter zu unterteilen. Beispielsweise kann man den Teil B der Akte thematisch in Teil B1 und B2 unterteilen. Im Teil B1 werden die Arbeitsvertraege des jeweiligen Arbeitnehmers samt Nachtraegen und im Teil B2 Atteste und Nachweise der Teilnahme an periodischen Schulungen ueber Arbeitssicherheit und -hygiene (BHP) aufbewahrt.

Solch eine Gliederung kann die Suche nach bestimmten Unterlagen und z.B. ihr Kopieren je nach Bedarf deutlich beschleunigen.

Durch die Einfuehrung des neuen Teils D, wo die Unterlagen in Zusammenhang mit der uebernahme durch den Arbeitnehmer der Ordnungshaftung bzw. der Haftung aufgrund der separaten Vorschriften aufzubewahren sind, wurde das Problem der Entfernung der Ordnungsstrafen aus der Personalakte endlich gelöst. In diesem Fall ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Unterlagen im Teil D zusammenzustellen und ihnen entsprechend die Nummern D1, D2 und folgende zuzuordnen.

Solch eine Lösung hat zur Folge, dass die Pflicht zur erneuten Beschreibung der Akte sowie aenderung der Nummerierung der Unterlagen aus den Mappen nach der Beruecksichtigung der Ordnungsstrafe nicht mehr besteht.

Eine weitere aenderung, mit welcher die Personalverwaltung seit 1. Januar 2019 rechnen muss, ist die bestimmte, vor dem Gesetzgeber vorgesehene Vorgehensweise mit der Personalakte im Falle der erneuten Beschaeftigung des jeweiligen Arbeitnehmers bei dem jeweiligen Arbeitgeber. Gemaeß dem neuen Art. 94⁵ des Arbeitsgesetzbuches setzten die Personalabteilungen die Fuehrung der bisherigen Arbeitnehmerdokumentation fort, vorausgesetzt dass die erneute Beschaeftigung in demjenigen Zeitraum erfolgte, in welchem die Arbeitsstaette zur weiteren Aufbewahrung der Dokumentation des jeweiligen Arbeitnehmers verpflichtet ist. Der Beschaeftigte braucht also diejenigen Unterlagen, die sich bereits bei dem Arbeitgeber befinden, nicht wieder einzureichen. Reichte er zuvor die Kopien der Arbeitszeugnisse und des Schulzeugnisses ein, braucht er sie nicht mehr vorzulegen. Die Dauer der Berufstaetigkeit fuer Zwecke des Erholungsurlaubs wird aufgrund der durch den Arbeitgeber bereits besessenen Unterlagen berechnet.

Zu den Personaldaten, die der Arbeitgeber von der bereits beschaeftigten Person verlangen kann, wurde in dem Arbeitsgesetzbuch die Bankkontonummer hinzugefuegt. Seit 22. Januar 2019 muessen die Arbeitnehmer, die bisher ihren Lohn bzw. Gehalt bar erhielten, ueber die Notwendigkeit der Verfuegung ueber die Bankkontonummer von dem Arbeitgeber benachrichtigt werden. Möchte der Arbeitnehmer seinen Lohn bzw. Gehalt weiterhin bar erhalten, soll er bei dem Arbeitgeber innerhalb von 7 Tagen nach Erhalt der vorgenannten Benachrichtigung den schriftlichen Antrag auf Auszahlung des Entgelts zu eigenen Haenden stellen.

Seit 1. Januar 2019 hat der Arbeitgeber solch einen Antrag samt den Unterlagen bezueglich der Entgeltauszahlung aufzubewahren.

In dem Teil, der die Arbeitszeit betrifft, wurden die Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Zettel zur Zeiterfassung, deren Inhalt in der Verordnung genau bestimmt wurde, sowie saemtliche Antraege und Erklaerungen ueber Arbeitszeit, wie z.B. Zustimmungen der Eltern zur ueberstundenarbeit oder Zustimmungen zur Entsendung aufzubewahren.

Methoden der Aufbewahrung der Arbeitnehmerdokumentation

Gemaeß den neuen Vorschriften kann jeder der vorgenannten Teile der Arbeitnehmerdokumentation unabhaengig voneinander in zwei Formen aufbewahrt werden: wie bisher in der Papierform oder elektronisch. Das heißt, dass der Arbeitgeber kann beschließen, dass er elektronisch die Dokumentation ueber Erholungsurlaube aufbewahren wird und alle anderen Teile der Dokumentation kann er weiter in der Papierform lassen.      

Jede aenderung der Form, in welcher die Dokumentation gefuehrt wird, verpflichtet zu bestimmten Handlungen:

1. aenderung der Fuehrungsform von Papier auf elektronische Form – bedarf des Scannens jeder Unterlage, ihrer entsprechenden Bezeichnung (die dann die bestimmte Unterlage bei dem jeweiligen Arbeitgeber finden laesst) und anschließend ihres Versehens mit der qualifizierten elektronischen Signatur bzw. mit dem digitalen Stempel.
2. aenderung der Fuehrungsform von elektronischer Form auf Papierform – bedarf des Druckens jeder Unterlage und ihrer Unterzeichnung durch die dazu ermaechtigte Person.

Die Entscheidung ueber die Form der Aufbewahrung von Arbeitnehmerdokumentation ist nicht aufgezwungen und zum Glueck abwendbar. Entscheidet sich der Arbeitgeber nach einem Jahr der elektronischen Fuehrung der  Arbeitnehmerdokumentation jedoch fuer die Papierform, kann er die Art und Weise der Aufbewahrung dieser Dokumentation zu jeder Zeit aendern. Dann hat er die Pflicht, alle (aktuellen und ehemaligen) Arbeitnehmer ueber diese aenderung sowie ueber die Möglichkeit zu benachrichtigen, die Arbeitnehmerdokumentation, in Bezug auf welche der Arbeitgeber die aenderung der Fuehrungsform beschloss, innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Benachrichtigung entgegenzunehmen.

Aufbewahrungsfrist von Arbeitnehmerdokumentation

Eine weitere wichtige aenderung des Arbeitsgesetzbuches, die am 1. Januar 2019 in Kraft trat, beruht auf der aenderung der Aufbewahrungsfrist von Arbeitnehmerdokumentation. Der Gesetzgeber machte diesen Zeitraum grundsaetzlich von dem Einstellungsdatum der Arbeitnehmer abhaengig, die in 3 Gruppen eingeteilt wurden:

1. Die vor 1. Januar 1999 eingestellten Arbeitnehmer – ihre Dokumentation ist weiterhin 50 Jahre nach Vertragsauflösung aufzubewahren.
2. Die zwischen 1. Januar 1999 und 31. Dezember 2018 eingestellten Arbeitnehmer – ihre Dokumentation ist 10 Jahre bzw. weiterhin 50 Jahre aufzubewahren.
3. Die seit 1. Januar 2019 eingestellten Arbeitnehmer – die Arbeitnehmerdokumentation ist 10 Jahre aufzubewahren.

Im Falle der zweitgenannten Arbeitnehmergruppe haengt dieser Zeitraum von der Entscheidung des Arbeitgebers ab, der beim Treffen der Entscheidung ueber Anwendung der verkuerzten Aufbewahrungsfrist von Unterlagen verpflichtet ist, bei der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) den Vordruck OWS (d.h. Erklaerung ueber Absicht der uebermittlung von Berichten fuer diese Arbeitnehmergruppe) und anschließend die Namensberichte RIA einzureichen, welche die Einreichung der Papiervordrucke Rp-7, d.h. der Bescheinigung ueber Beschaeftigung und Entgelt fuer die gesamte Beschaeftigungsdauer des Arbeitnehmers bzw. Auftragnehmers ersetzen sollen.

Infolge dieser aenderungen wurde der Arbeitgeber dazu verpflichtet, jedem ehemaligen Arbeitnehmer die zusaetzliche Information samt dem Arbeitszeugnis auszuhaendigen. Dies gilt auch fuer die aktuell beschaeftigten Arbeitnehmer, falls sich der Arbeitgeber fuer Kuerzung der Aufbewahrungsfrist von Personalakten entscheidet. Solch eine Information soll die Benachrichtigung ueber Aufbewahrungsfrist von Personalmappen, Möglichkeit ihrer Entgegennahme nach Ablauf der obligatorischen Aufbewahrungsfrist der Akte sowie ueber geltende Frist fuer Vernichtung der Unterlagen enthalten, falls sie von dem Arbeitnehmer innerhalb der genannten Frist nicht entgegengenommen werden.

Viele von den beschriebenen aenderungen sind meiner Meinung nach die aenderungen zum Besseren. Die Arbeitgeber können die Unterlagen in jedem Teil der Personalakte auf solch eine Weise aufzubewahren, die ihr schnelles Wiederfinden ermöglicht. Man braucht die Akte nicht mehr zu modifizieren, falls aus der Mappe des jeweiligen Arbeitnehmers die schriftliche Abmahnung bzw. Ermahnung entfernt wird.

Die Unternehmen können die Arbeitnehmerdokumentation auf solch eine Weise aufbewahren, die fuer sie zu jeweiligem Zeitpunkt bequem ist, d.h. in elektronischer Form oder in Papierform. Die aenderungen der Fuehrungsform von Arbeitnehmerdokumentation werden bestimmt weniger belastend fuer kleine und mittlere Arbeitgeber mit wenigen Arbeitnehmern sein. Sie werden schwieriger sein fuer Großunternehmen, die hunderte oder mehr Personen beschaeftigen. Die Digitalisierung der Unterlagen in solchen Unternehmen kann viel Zeit und Geld in Anspruch nehmen.

Jedoch können gerade die großen Arbeitgeber an diesen aenderungen am meisten gewinnen - sie können die mit der Aufbewahrung der Papierdokumentation zusammenhaengenden Kosten reduzieren sowie die erforderliche, zu analysierende Unterlage des jeweiligen Arbeitnehmers ungeachtet seiner Beschaeftigungsdauer einfach und schnell wiederfinden. Dadurch sinkt auch das Risiko fuer Verlieren bzw. Vernichtung der Unterlage infolge des Brands bzw. der ueberschwemmung.

Ein Wermutstropfen können aber die aenderungen der Aufbewahrungsfrist der Dokumentation ueber Arbeitszeiterfassung sein. Bis 31. Dezember 2018 hatte der Arbeitgeber die Zettel zur Zeiterfassung 3 Jahre, d.h. bis zur Verjaehrung der Ansprueche aufzubewahren. Jetzt verlaengerte sich dieser Zeitraum deutlich.

Erweisen sich die in dem Arbeitsrecht eingefuehrten aenderungen als aenderungen zum Besseren? Wie immer muss sich jeder Arbeitgeber davon selbst ueberzeugen.