Neue Technologien im Einsatz, also ein paar Worte über Finanzbuchhaltungssysteme (Teil 2)

Justyna CHRZANOWSKA
Accounting Supervisor bei RSM Poland

HANDELSBueCHER IN DER PRAXIS – FueR SOFTWAREENTWICKLER

Wie soll man Buecher fuehren, um die Möglichkeit fuer ihre Fuehrung im Ausland im Rahmen der entwickelten Strukturen zu nutzen, wodurch die Unternehmenskosten gesenkt werden, und sich in zusaetzliche Aufwendungen nicht stuerzen, die aufgrund der Infragestellung der Ordnungsmaeßigkeit der Buchfuehrung entstehen? Die einfachste, aber zugleich meistens die schwierigste Lösung ist rein theoretisch die Nutzung fuer Fuehrung der Buecher einer entsprechend konfigurierten Software. Entsprechend heißt hier gemaeß des Bestimmungen des polnischen Rechnungslegungsgesetzes (RLG), wo diese Frage in dem ganzen Kapitel (Kapitel 2 RLG: Fuehrung der Handelsbuecher) thematisiert ist. Obwohl wir meistens auf allgemeine Hinweise stoßen, welche Bereiche bei der Pruefung zu beachten sind, ob das jeweilige Finanzbuchhaltungssystem die Anforderungen der polnischen Vorschriften erfuellt, kommt es selten vor, dass man den eigenen Softwareentwicklern direkt die Gesetzesvorschriften nennt, aus denen sich die bestimmten Voraussetzungen bezueglich der Möglichkeiten der Buchhaltungssoftware ergeben, die zu beachten sind, um die Vorwuerfe der Nichtanpassung der Software an die Fuehrung der Buecher nach polnischen Grundsaetzen zu vermeiden. Den Unternehmen sind die Grundlagen dafuer in dem Rechnungslegungsgesetz auf dem silbernen Tablett serviert:

1. die Handelsbuecher sollen aus dem Hauptbuch und den Nebenbuechern bestehen sowie Journale fuer die durch das Subjekt ausgegliederten Arten von Belegen enthalten,
2. die Buchhaltungssoftware soll ermöglichen, die Summen- und Saldenliste zum beliebigen Tag sowohl fuer das Hauptbuch, als auch fuer Nebenbuecher zu generieren,
3. die Summen- und Saldenliste hat mindestens folgende Daten zu enthalten: Kontonummer und Kontobezeichnung, Eröffnungsbilanz zum Anfang der jeweiligen Rechnungsperiode (des jeweiligen Jahres), Summen fuer die Rechnungsperiode und Summen steigend vom Anfang des Geschaeftsjahres bis zum Tag der Erstellung der Summen- und Saldenliste sowie die Schlussbilanz zum letzten Tag der jeweiligen Rechnungsperiode,
4. die Software soll ermöglichen, Ausdrucke zu machen bzw. Daten in digitale Formate zu exportieren (z.B. zum PDF bzw. Excel usw.; zwar gilt diese Voraussetzung fuer die Informationsbestaende, die als abgesonderte EDV-gestuetzte Datenbestaende organisiert sind, und nicht fuer die Handelsbuecher, aber die Entwicklung der Teleinformatik zwingt Unternehmen zur Verfuegung ueber solche Möglichkeiten, obwohl die entsprechende Vorschrift in diesem Bereich fehlt),
5. jedes elektronisch gefuehrte Buch sowie jeder Ausdruck daraus haben folgende Daten zu enthalten:
   • Bezeichnung des Subjekts,
   • Bezeichnung des Buches,
   • Bezeichnung der fuer die Buchfuehrung genutzten Software,
   • Bezeichnung des Geschaeftsjahres,
   • Bezeichnung der Rechnungsperiode,
   • Ausdrucksdatum/Datum der Anfertigung der Zusammenstellung,
   • Nummerierung der Seiten mit der Kennzeichnung der ersten und letzten,
   • Zusammenfassung der Werte auf jeder einzelnen Seite der jeweiligen Zusammenstellung,
6. Jede Bucheintragung soll enthalten:
   • Position im Journal,
   • laufende Nummer in dem Buch,
   • Daten zur Identifizierung der fuer den Inhalt der Bucheintragung zustaendigen Person,
   • Nummer des Buchungsbelegs,
   • Datum des Geschaeftsvorfalls, Datum des Belegs, Datum der Belegsverbuchung.

Die polnischen Softwareentwickler, notabene weltweit hoch geschaetzt, kommen mit den technischen Fragen hervorragend zurecht. Warum bereitet dies also solch ein großes Problem im Falle der auslaendischen Finanzbuchhaltungssysteme, wenn gerade technische Fragen hier das halbe Leben sind?

HANDELSBueCHER IN DER PRAXIS – FueR BUCHHALTER

Die Personen, welche die Handelsbuecher fuehren (d.h. sowohl diese, welche die Daten in das System einfuehren, als auch diese, die fuer diese Daten zustaendig sind) sollen andere technische Grundsaetze beachten, die auch im RLG definiert sind, z.B.

• Fuehrung der Buecher in der polnischen Sprache und Waehrung. Wie bereits von Radosław Osmólski erwaehnt, bezieht sich die Fuehrung der Buecher in der polnischen Sprache auf die in das System eingefuehrten Inhalte, und nicht auf die Buchhaltungssoftware-Schnittstelle, obwohl man nicht vergessen soll, dass als der eingefuehrte Inhalt auch der durch das Subjekt angewendete Kontenrahmen gilt;
• laufende Aktualisierung der angenommenen der Rechnungslegungspolitik, d.h. der Dokumente, welche die durch das Subjekt angenommene Grundsaetze der Rechnungslegung beschreiben;
• chronologische Eintragungen in das System;
• Vornahme der Eintragungen gemaeß dem Grundsatz der Doppik.

Die haeufigsten Hindernisse fuer Erfuellung der im RLG genannten Voraussetzungen sind im Falle der Fuehrung der Buecher außerhalb Polens: Unkenntnis der polnischen Sprache durch Buchhalter (wodurch die Buecher in einer anderen Sprache gefuehrt werden), fehlende einmalige Nummer fuer Buchungsvorfaelle, welche die gesamte Bucheintragung (d.h. die vollstaendige Verbuchung eines Belegs) aus dem Buch ausgliedern laesst, nur auf den Hauptbuchkonten vorgenommene digitale Eintragungen (die Nebenbuchkonten gefuehrt außerhalb des Buchhaltungsprogramms), Inkohaerenz zwischen den Nebenbuechern und dem Hauptbuch sowie Fuehrung der Buecher entgegen der angenommenen Rechnungslegungspolitik.

HANDELSBueCHER IN DER PRAXIS – FueR FueHRUNGSKRaeFTE

Alle Unzulaenglichkeiten bei der Umsetzung der Bestimmungen des RLG können zur Folge haben, dass bei der Betriebspruefung der Geschaeftsleitung des Subjekts die Fuehrung der Buecher entgegen den Gesetzesvorschriften vorgeworfen werden kann, was mit einer Geldstrafe oder einer Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren bzw. mit diesen beiden Strafen zusammen (Art. 77 Abs. 1 RLG) geahndet werden kann. Auch die Nichtfuehrung der Buecher ist mit den vorgenannten Strafen bedroht.

Die Fuehrung der Buecher gemaeß den Vorschriften des RLG bedeutet, dass sie zuverlaessig, fehlerfrei, ueberpruefbar und laufend gefuehrt werden (Art. 22 RLG). Zuverlaessig – die Bucheintragungen muessen den Sachverhalt widerspiegeln. Fehlerfrei – die Buecher haben die vollstaendigen und fuer die Verbuchung in der jeweiligen Periode richtig eingestuften Buchungsbelege zu enthalten, sie muessen die Kontinuitaet von Eintragungen und ein einwandfreies Funktionieren der angewendeten Berechnungsablaeufe gewaehrleisten. ueberpruefbar – die Buecher muessen die Feststellung möglich machen, dass die darin vorgenommenen Eintragungen und ihre Salden richtig sind und die angewendeten Berechnungsablaeufe richtig funktionieren (insbesondere Identifikation der Buchungsbelege und der Chronologie der Eintragungen, Feststellung der Einstufung von Buchungsbelegen bzw. Feststellung der Möglichkeit fuer den Abruf der Informationen von der Buchhaltungssoftware). Laufend – die Buecher sollen eine fristgerechte Erstellung der Berichte (d.h. der Jahresabschluesse und sonstigen Berichte, darunter der Steuererklaerungen) durch das Subjekt ermöglichen.

Die Fuehrung der Buecher sowohl in Polen als auch im Ausland muss nicht unbedingt Stress generieren, der auf die Nichterfuellung der im RLG genannten Anforderungen zurueckzufuehren ist. In Polen kann man selten auf solche Buchhaltungssoftware (entweder der polnischen Hersteller oder bestimmt fuer den polnischen Markt) stoßen, die auf die gesetzlichen Anforderungen zumindest in einem Mindestumfang nicht angepasst ist, das Problem tritt also meistens im Falle der Fuehrung der Buecher in auslaendischen FiBu-Systemen, insbesondere im Falle der Fuehrung der Buecher im Ausland ein. Polnische Geschaeftsleitungen der Subjekte erkennen meistens den Ernst der Lage und sie versuchen, darauf Einfluss zu haben, welche Software fuer die Fuehrung der Buecher im Ausland genutzt wird, falls sie fuer die Unternehmensgruppe gefuehrt werden und wenn sie keinen Einfluss auf die Wahl der Software haben, greifen sie nicht selten nach Schattenbilanzierung. Im Falle der auslaendischen Geschaeftsfuehrungen der Subjekte ist das aber nicht so selbstverstaendlich und oft ist diese Frage sogar unterschaetzt. Solche Personen sollen jedoch Ruecksicht darauf nehmen, dass sowohl die Unkenntnis von polnischen Vorschriften, als auch die Fuehrung der Buecher im Ausland sie von der strafrechtlichen Verantwortung fuer Nichteinhaltung der Gesetzesvorschriften nicht befreit.

2018 ist ein Durchbruchsjahr fuer polnische Gewerbetreibende im Bereich der elektronischen Berichterstattung. Die Pflicht zur Einreichung von SAF-T (poln. JPK-VAT) gilt bereits fuer alle Umsatzsteuerpflichtige. Dazu kommen noch andere SAF-T -bezogene Pflichten und elektronische Jahresabschluesse. Wird die Vornahme der erforderlichen aenderungen an den Finanzbuchhaltungssystemen einen Alptraum fuer Geschaeftsfuehrungen oder vielleicht ein Laecheln des Triumphs aufgrund des sichtbaren ICT-Fortschritts in dem polnischen Recht bedeuten? Ich glaube, dass es in vielen Faellen davon abhaengen wird, ob wir einen guten Kontakt (sowohl im technischen, als auch im gesellschaftlichen Sinne) zu unserem Softwareentwickler haben. Das wuensche ich Ihnen und mir selbst.