Pflicht zur Verwendung strukturierter Rechnungen (KSeF) – revolutionäre Änderungen ab 1. Juli 2024

Die Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen über das Landesweite E-Rechnungssystem (KSeF) tritt mit dem Inkrafttreten des Gesetzes, d. h. am 1. Juli 2024 in Kraft und gilt für Steuerpflichtige mit Sitz oder fester Niederlassung in Polen, die verpflichtet sind, Umsatzsteuerrechnungen sowohl für polnische als auch für ausländische Unternehmer auszustellen.

UPDATE! 
Am 19.01.2024 hat das polnische Finanzministerium das Datum für die Umsetzung des obligatorischen Landesweiten E-Rechnungssystems (poln. KSeF) verschoben. Der ursprünglich vorgesehene Termin (1. Juli 2024) wird sich ändern – das neue Startdatum wurde jedoch noch nicht bekannt gegeben.

Wer und unter welchen Umständen ist verpflichtet, strukturierte Rechnungen auszustellen?

Die Verpflichtung zur Verwendung strukturierter Rechnungen gilt für Steuerpflichtige, die ihren Sitz oder feste Niederlassung in Polen haben und im Zusammenhang mit ihrer Geschäftstätigkeit verpflichtet sind, die Umsatzsteuerrechnungen nach den polnischen Rechtsvorschriften auszustellen.

Dies bedeutet, dass sowohl polnische Steuerpflichtige als auch ausländische Steuerpflichtige, die eine festen Niederlassung in Polen haben, verpflichtet sind, strukturierte Rechnungen auszustellen.

Die Pflicht zur Ausstellung strukturierter Rechnungen entfällt jedoch für:

• Steuerpflichtige, die weder Sitz noch feste Niederlassung im umsatzsteuerlichen Sinne in Polen haben;
• in Polen nicht ansässige Steuerpflichtige, die zwar eine feste Niederlassung im umsatzsteuerlichen Sinne in Polen haben, aber ist diese feste Niederlassung nicht an der Lieferung oder sonstigen Leistung beteiligt;
• Steuerpflichtige, die die im Teil XII, Abschnitt 7, 7a und 9 des Umsatzsteuergesetzes genannten Sonderregelungen in Anspruch nehmen (dazu gehören die Nicht-EU-Regelung für bestimmte Dienstleistungen, die Sonderregelung für die Erbringung grenzüberschreitender gelegentlicher Personenbeförderungsdienste und die Sonderregelung für Fernverkäufe von eingeführten Gegenständen);
• Steuerpflichtige, die Rechnungen nur an natürliche Personen ausstellen.

Optional können strukturierte Rechnungen folgende Steuerpflichtige ausstellen:

• Steuerpflichtige ohne Sitz oder feste Niederlassung in Polen (ausgenommen Steuerpflichtige, die Sonderregelungen in Anspruch nehmen); 
• Steuerpflichtige, die Umsatzsteuerrechnungen VAT RR ausstellen, mit denen der Erwerb der landwirtschaftlichen Erzeugnisse und landwirtschaftlichen Dienstleistungen von pauschalierenden Landwirten bestätigt wird.

Strukturierte Rechnungen dokumentieren Lieferungen und sonstige Leistungen an Unternehmer (B2B) und Behörden (B2G).

Werden gegen den Steuerpflichtigen Geldstrafen verhängt, wenn er seinen Verpflichtungen im Zusammenhang mit strukturierten Rechnungen nicht nachkommt?

Das Gesetz sieht vor, dass der Vorsteher des Finanzamtes gegen den Steuerpflichtigen eine Geldstrafe durch Beschluss verhängen kann, wenn der Steuerpflichtige:

• keine Rechnung über KSeF ausgestellt hat (was gleichbedeutend mit der Nichtausstellung einer Rechnung ist);
• während des KSeF-Ausfalls eine Rechnung in elektronischer Form ausgestellt hat, die nicht mit der bereitgestellten Vorlage übereinstimmt;
• während des Ausfalls ausgestellte Rechnungen nicht fristgerecht an KSeF gesendet hat.

Die Geldstrafe beträgt:

• bis zu 100 % des auf dieser Rechnung ausgewiesenen Steuerbetrags;
• bis zu 18,7 % des auf dieser Rechnung ausgewiesenen Gesamtbetrags – im Falle einer Rechnung, auf der keine Steuer ausgewiesen ist.

Die Bestimmungen über Geldstrafen treten zum 1. Juli 2024 in Kraft.

Welche Vereinfachungen werden im Zusammenhang mit der Verwendung von strukturierten Rechnungen eingeführt?

1. Um die  Bemessungsgrundlage  und die geschuldete Steuer zu senken, müssen die Steuerpflichtigen keine Unterlagen mehr vorlegen, die die Vereinbarung der Bedingungen für die Senkung der Bemessungsgrundlage mit dem Leistungsempfänger und ihre Erfüllung bestätigen.
2. Der Leistungsempfänger ist verpflichtet, die Vorsteuer in der Abrechnung für die Periode zu korrigieren, in der er die strukturierte Korrekturrechnung erhalten hat.
3. Stellt ein Steuerpflichtiger zwei oder mehr Rechnungen für denselben Leistungsempfänger aus, so wird diesen Belegen eine Sammelkennung zugewiesen.
4. Die Verpflichtung für Steuerpflichtige, die strukturierte Rechnungen auszustellen, den Finanzbehörden die Dateien JPK_FA  und JPK_FA_RR zur Verfügung zu stellen, entfällt.

Worauf sollten Sie bei der Implementierung strukturierter Rechnungen achten?

1. Die Korrekturrechnung wird mit einer separaten Systemnummer gekennzeichnet, die sich von der KSeF-Nummer unterscheidet.
2. Es besteht die Verpflichtung, Korrekturrechnungen in KSeF für Rechnungen auszustellen, die ursprünglich außerhalb dieses Systems ausgestellt wurden.
3. Eine strukturierte Korrekturrechnung sollte eine Nummer enthalten, die in KSeF die Rechnung identifiziert, auf die sich diese Korrekturrechnung bezieht.
4. Es ist wichtig zu bestimmen, wie strukturierte Rechnungen an Empfänger zugestellt werden, wenn:
   • der Ort der sonstigen Leistung das Hoheitsgebiet eines anderen Mitgliedstaats als Polen oder das Hoheitsgebiet eines Drittlandes ist,
   • eine strukturierte Rechnung die Ausfuhr von Waren oder die innergemeinschaftliche Lieferung von Gegenständen dokumentiert;
   • Rechnungsempfänger ein Unternehmen ist, das weder seinen Sitz noch feste Niederlassung im Hoheitsgebiet Polens hat;
   • der Rechnungsempfänger nicht verpflichtet ist, das Landesweite E-Rechnungssystem zu nutzen.
5. Im Falle eines Systemausfalls kann der Steuerpflichtige Rechnungen in elektronischer Form (gemäß der bereitgestellten Vorlage) ausstellen und an den Empfänger auf eine mit ihm vereinbarte Weise übermitteln. Die Art und Weise, wie diese Rechnungen zu kennzeichnen sind, wird durch Verordnung festgelegt. Darüber hinaus ist der Steuerpflichtige verpflichtet, diese Rechnungen innerhalb von 7 Werktagen nach Ende des Ausfalls an KSeF zu senden.
6. KSeF und PEF (d. h. die Plattform für die elektronische Rechnungsstellung, auf der elektronische Rechnungen für die Vergabe öffentlicher Aufträge bereitgestellt sind) werden integriert.

Welche weiteren Änderungen sind im Änderungsgesetz über KSeF vorgesehen?

1. Abschaffung der 60-tägigen Frist für die Erstattung der Umsatzsteuer und Einführung einer 40-tägigen Erstattungsfrist.
2. Befreiung von der Pflicht zur Aufbewahrung und Archivierung von Rechnungen – Rechnungen werden 10 Jahre lang im KSeF gespeichert (gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie ausgestellt wurden).
3. Befreiung von der Pflicht zur Bereitstellung der Dateien JPK_FA auf Verlangen des Finanzamtes.
4. Kein Rechnungsduplikat mehr erforderlich.
5. Verzicht auf die Verpflichtung zur Ausstellung einer Anzahlungsrechnung, falls der Steuerpflichtige die Zahlung für den jeweiligen Umsatz ganz oder teilweise im selben Monat erhält, in dem er diesen Umsatz getätigt hat.
6. Verzicht auf die Anerkennung als vollwertige Rechnungen derjenigen Rechnungen, die mittels Registrierkassen ausgestellt wurden (ab 1. Januar 2025).
7. Pflicht zur Angabe der Nummer zur Identifizierung strukturierter Rechnungen in KSeF (oder der in KSeF generierten Sammelkennung für Rechnungen) durch einen Unternehmer, der ein aktiver Umsatzsteuerpflichtiger ist und Zahlungen für strukturierte Rechnungen an einen aktiven Umsatzsteuerpflichtigen über ein Bankkonto oder ein Konto bei einer Spar- und Kreditkasse leistet (gilt für Zahlungen, die ab dem 1. Juli 2024 getätigt werden).
8. Der Leistungsempfänger, der Zahlungen im Split Payment vornimmt, kann unter Angabe seiner von KSeF generierten Sammelkennung mehrere ausgewählte strukturierte Rechnungen begleichen.