2-3 Monate nach Ende des Geschäftsjahres beginnt in der Regel die Zeit, in der Abschlussprüfer die Urteile zur Richtigkeit des aufgestellten Jahresabschlüsse abgeben. Wenn wir in einer idealen Welt leben würden, wären es immer uneingeschränkte Bestätigungsvermerke, die bestätigen, dass alles im Unternehmen wie ein Schweizer Uhrwerk funktioniert. Nichts ist jedoch perfekt, und ein guter Abschlussprüfer kann nicht nur die Stärken eines Unternehmens auf der Grundlage von Finanzdaten erkennen, sondern auch effizient seine Bereiche für Verbesserungen aufzeigen. Was könnte es sein? Beginnen wir mit einfachen Themen.

Warum Finanzberichterstattung eine Doppelkontrolle der Tätigkeit eines Buchhalters umfassen sollte

In den meisten Unternehmen werden bestimmte Berechnungen, wie z.B. Körperschaftsteuer oder Rückstellungen, von Buchhaltern in Excel durchgeführt. Dies ist gesetzlich völlig zulässig, erhöht aber das Fehlerrisiko. Es empfiehlt sich, dies von einer anderen Person nochmals prüfen zu lassen, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt aufbereitet wurden.

Was ist, wenn die Doppelkontrolle von derselben Person durchgeführt wird? Entspricht es den Rechnungslegungsstandards? Es ist gesetzlich direkt nicht verboten. Können auf diese Weise Fehler abgefangen werden? Nicht unbedingt.

Was sollten Sie tun, um das Fehlerrisiko zu verringern? Lassen Sie eine andere Person die erneute Prüfung durchführen. Und am besten in Form eines Kontrollverfahrens nach dem „Vier-Augen-Prinzip”.  Nach diesem Prinzip müssen die in das Buchhaltungssystem eingegebenen Daten und die Quelldaten (z. B. die Berechnung der Körperschaftsteuer) von einer anderen Person überprüft und genehmigt werden. Dadurch soll das Risiko von Fehlern in den Handelsbüchern des Unternehmens ausgeschlossen werden.

Es ist ein Quick Win, d.h. eine kleine Änderung mit einem signifikanten Ergebnis.

Wie entwickelt man interne Kontrollverfahren?

In einer idealen Welt ist ein Verzeichnis von Kontrollverfahren in der Rechnungslegung einer der Punkte von Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden. Warum? Einfach gesagt, um Buchhalter nicht zu zwingen, „das Rad neu zu erfinden”.

Durch schriftliche und präzise Verfahren, z.B. im Bereich der Prüfung der Richtigkeit von eingetragenen Buchungen, müssen wir nicht über jede davon einzeln nachdenken.

Denn schauen wir uns an, was passieren kann, wenn ein Unternehmen kein internes Kontrollverfahren für Umsatzrechnungen umgesetzt hat. Wie kann das in der Praxis aussehen?

Vor der Eingabe ins System wird jeder Buchungsbeleg auf seine formale und inhaltliche Richtigkeit geprüft. Die Prüfung der inhaltlichen Richtigkeit von Umsatzrechnungen soll es ermöglichen, zu überprüfen, ob der Umsatz tatsächlich erzielt wurde und somit die Ware an den Empfänger ausgeliefert wurde (dies geschieht z.B. durch seine Überprüfung mit Transportpapieren, Warenausgangsdokumenten – WZ). Ein wichtiges Thema ist auch die Prüfung der Vollständigkeit der Erfassung von Umsatzerlösen, z.B. durch den Abgleich von ausgestellten Rechnungen mit Aufträgen oder Warenausgangsdokumenten. 

Aber wird diese Prüfung überhaupt durchgeführt? Wenn ja –  toll, die potenziellen Gefahren sind gebannt. Und wenn nicht? Welche Folgen kann das haben? Zum Beispiel, dass wir im Jahresabschluss Umsatzerlöse ausweisen, die gar nicht erzielt wurden. Und was ist, wenn bestimmte Personen im Unternehmen einen Bonus auf diese Umsatzerlöse erhalten? 

Dank der Prüfung des Jahresabschlusses durch eine gute Wirtschaftsprüfungsgesellschaft können Sie die Funktionsweise Ihres internen Kontrollsystems aus einer neuen Perspektive betrachten

Der Wirtschaftsprüfer weiß, dass der Teufel im Detail steckt. Bei der Durchführung der Prüfung prüft er wie ein Detektiv jeden Abschlussposten (es sei denn, er liegt unter der Wesentlichkeitsschwelle). Welche Vorteile bringt seine Tätigkeit für die Geschäftsleitung und die Eigentümer des zu prüfenden Unternehmens? Erstens können sie sicher sein, dass die Finanzunterlagen ihres Unternehmens dem Buchstaben des Gesetzes entsprechen.

Zweitens schaut der Wirtschaftsprüfer nicht nur auf die Zahlen im Jahresabschluss. Bei der Durchführung seiner Verfahren muss er die für die Berichterstattung relevanten Prozesse verstehen, die Analyse von internen Kontrollen durchführen sowie ihre Stärken und Schwächen erkennen, die ein Risiko für das Unternehmen darstellen können. Dadurch identifiziert ein erfahrener Wirtschaftsprüfer Prozesse im Unternehmen, die rationalisiert und verbessert werden können, bei denen Lücken geschlossen oder verschoben werden können. Dadurch werden oft viele Fehler vermieden, die das Unternehmen erheblichen Kosten aussetzen könnten.

Daher lohnt es sich, Wirtschaftsprüfung als eine Gelegenheit zu betrachten, in eine höhere Tätigkeitsebene einzusteigen.