Die meisten Unternehmen betrachten Inventur als notwendiges Übel – es ist für sie nur eine weitere formale Anforderung, die Stress, Angst und Sorgen über ihre Folgen verursacht. Nichts könnte weiter von der Wahrheit entfernt sein! Eine Inventur und alle Prüfungstätigkeiten, die in ihrem Rahmen durchgeführt werden, sind nicht nur eine lästige Pflicht, sondern vor allem eine Möglichkeit, über die Tätigkeiten des Unternehmens zuverlässig Rechenschaft abzulegen und seine tatsächliche Vermögenslage zu überprüfen. Doch was ist zu tun, wenn im Laufe der Inventur Differenzen zwischen dem Ist- und Soll-Zustand aufgedeckt werden? 

Inventurdifferenzen – warum entstehen sie und wie kann man sie abrechnen?

Es kommt häufig vor, dass infolge einer Inventur die Differenzen zwischen dem Ist-Zustand und dem Zustand, der in den Büchern ausgewiesen wird, aufgedeckt werden. Sie können verschiedene Ursachen haben – von einfachen Fehlern beim Wareneingang oder -ausgang über Beschädigungen bis hin zu Diebstahl.

Daher ist es von entscheidender Bedeutung, die Ursachen für die bei der Inventur aufgedeckten Differenzen gründlich zu untersuchen, um deren Auftreten in Zukunft zu minimieren.

Ein Wirtschaftsprüfer kann dank seiner Erfahrung den geprüften Unternehmen helfen, potenzielle Schwachstellen in den Abläufen zu identifizieren, die bei der Bestandsaufnahme und der Zusammenfassung der Inventurergebnisse stattfinden.

Protokoll über Überprüfung von Inventurdifferenzen – was ist das und was sollte es enthalten?

Werden Abweichungen zwischen dem Ist-Zustand und den Buchhaltungsdaten festgestellt, ist es notwendig, Fehlmengen oder Überschüsse aufzuklären und abzurechnen (und zuvor die Abrechnungsmethode festzulegen). Das Organ, das nach der Aufklärung der Ursachen für Differenzen ein Protokoll über die Abrechnung (Überprüfung) der Inventurdifferenzen erstellt, ist die Inventurkommission. Sie muss sich dessen bewusst sein, dass die Inventurergebnisse ordnungsgemäß dokumentiert werden müssen.

Das Protokoll über Überprüfung von Inventurdifferenzen ist ein Schlüsseldokument, das die Inventur zusammenfasst. Es handelt sich um eine Zusammenstellung von Inventurdifferenzen. Gemäß dem Standpunkt des Rechnungslegungs Standards Committee sollte das Protokoll über Überprüfung von Inventurdifferenzen Folgendes enthalten: 

1. begründete Anträge über die Abrechnungsmethode von Überschüssen oder Fehlmengen;
2. Zusammenstellung von Mengen- und Qualitätsabweichungen bzw. eine kollektive Identifizierung von Differenzen, die im Detail zeigt, wo die Abweichungen aufgetreten sind.

Eine ordnungsgemäße Abrechnung von Inventurdifferenzen ist eine wesentliche Voraussetzung für die Aufstellung eines Jahresabschlusses, der ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens- und Finanzlage des Unternehmens vermittelt. Dank dem Protokoll können die im Laufe der Inventur in den Büchern aufgedeckten Differenzen aufgeklärt und abgerechnet werden.

Ohne genehmigtes Protokoll geht es nicht

Die Anträge der Kommission, die in das Protokoll über die Überprüfung von Inventurdifferenzen aufgenommen werden, werden von der Geschäftsleitung genehmigt. Erst auf der Grundlage des genehmigten Protokolls rechnet ein Buchhalter die Differenzen in den Büchern ab.

Die Nichtgenehmigung des Protokolls durch die Geschäftsleitung ist eine schwerwiegende Unzulänglichkeit bei der Bestandsaufnahme, auf die der Wirtschaftsprüfer sicherlich achten wird. Das gleiche gilt für das Fehlen einer klaren Angabe über den Ausgleich von Überschüssen und Fehlmengen, der nicht nur zum Zwecke der Abschlussprüfung, sondern auch für steuerliche Zwecke dokumentiert werden sollte.

Auch Sachanlagen müssen aufgenommen werden

Inventur bezieht sich nicht nur auf das, was „hier und jetzt” ist, d.h. auf Vorräte. Das Rechnungslegungsgesetz verpflichtet Unternehmen auch dazu, eine körperliche Bestandsaufnahme anderer Vermögensgegenstände einschließlich Sachanlagen durchzuführen. Sie muss nicht jedes Jahr durchgeführt werden (für Sachanlagen ist sie alle 4 Jahre notwendig), aber es sollte daran erinnert werden, dass körperliche Bestandsaufnahme äußerst wichtig ist. Sie besteht darin, die Mengen zu zählen und mit den Daten in den Büchern zu vergleichen sowie eventuelle Differenzen aufzuklären und abzurechnen.

Wirtschaftsprüfer – ein Verbündeter bei der Pflege der Ordnung bei einer Inventur

Eine effektive Verwaltung des Unternehmensvermögens einschließlich einer zuverlässigen Inventur und der Abrechnung von Inventurergebnissen ist die Grundlage für eine zuverlässige Finanzberichterstattung. Dank einer gründlichen Analyse und Identifizierung von verbesserungswürdigen Bereichen trägt ein Wirtschaftsprüfer beim Besuch des Unternehmens während der Inventur zur Verbesserung seiner Effizienz und zur Risikominimierung bei. Dies führt auch zu einem erhöhten Vertrauen von Investoren, Geschäftspartnern und anderen Interessengruppen.

Durch die Beachtung von Details wie dem korrekten Ablauf des Prozesses und seiner ordnungsgemäßen Dokumentation und Abrechnung in den Büchern hilft der Vertreter einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft den Unternehmen, mögliche Probleme zu vermeiden und er stellt sicher, dass der Jahresabschluss zuverlässig und rechtskonform ist.

Anstatt Wirtschaftsprüfung als unangenehme Pflicht zu betrachten, lohnt es sich daher, sie als eine Chance zu sehen, das Unternehmen zu stärken. Es ist eine Investition in seine Sicherheit und künftige Entwicklung. Es ist daher von Vorteil, einen solchen „Navigator” an Bord zu haben, der Ihnen hilft, sicher an Ihr Ziel zu kommen und Sie bei der erfolgreichen Durchführung der Inventur unterstützt.