Vorräte sind ein wichtiger und strategischer Posten im Jahresabschluss eines jeden produzierenden Unternehmens. Dieses Mal schauen wir uns ihre Altersstrukturanalyse an. Wie kann man dieses Thema mit Bedacht angehen?

In einem produzierenden Unternehmen ist die Aufrechterhaltung eines gewissen festen Lagerbestands in Form von Rohstoffen, unfertigen Erzeugnissen und fertigen Erzeugnissen eine Methode zur Gewährleistung des reibungslosen Betriebs eines Unternehmens. In unsicheren Zeiten entscheiden sich nur wenige Unternehmen für den japanischen Just in Time-Ansatz, d. h. ein Betriebsmodell, das darauf basiert, Produktionsteile genau dann zu liefern, wenn sie benötigt werden. Die Erfahrungen der letzten Jahre (geprägt von der Pandemie, dem Krieg in der Ukraine und zahlreichen Turbulenzen in der Wirtschaft) lassen uns begreifen, dass vor allem diejenigen Unternehmen unbeschadet aus den Krisen hervorgehen, die die Geschäftskontinuität effektiv sichern können. Was hat das mit Vorräten zu tun? Man muss sie einfach haben.

Wie verwaltet man gut Vorräte?

Zunächst lohnt es sich, sorgfältig über das Verfahren zur Einführung von Vorräten in das Unternehmen nachzudenken und von Anfang an klar zu bestimmen, wie sie in das Managementsystem für diesen Vermögensbereich aufgenommen werden sollen. Die von dem Unternehmen verwendeten Instrumente sollten es den Buchhaltern ermöglichen, Liefertermine, die Haltbarkeit bestimmter Vorräte, ihre Kaufpreise oder andere Parameter, die den Preis der fertigen Erzeugnisse (und damit die Geschäftsrentabilität des gesamten Unternehmens) beeinflussen, schnell zu extrahieren.

Nach unserer Erfahrung schenken viele Unternehmen diesem Thema nicht so viel Aufmerksamkeit, wie sie sollten. Dies kann dazu führen, dass der Abschlussprüfer während der Prüfung des Jahresabschlusses nicht über ausreichende Daten verfügt, um die Lagerdauer oder die Altersstruktur von Vorräten in Bezug auf ihre Menge und Wert zuverlässig zu ermitteln.

Folgen einer unsachgemäßen Altersstrukturanalyse der Vorräte

Wenn das System keine einfache Identifizierung von Liefer- oder Verfallsdaten der Vorräte ermöglicht, kann dies zu einer Überschreitung ihres Verfallsdatums und zu schwerwiegenden Verlusten im sog. Stock, d.h. im Lager, führen. Gerade diese Verluste, die oft Millionen von Zloty erreichen, sind eines der größten Probleme der produzierenden Unternehmen. Wenn im Rahmen der internen Revision festgestellt wird, dass die verwendete Software und die verwendeten Verfahren eine einfache Identifizierung solcher Fälle nicht (oder nur teilweise) ermöglichen, ist eine solche Situation eine reale Gefahr und sollte so schnell wie möglich mit Hilfe von Spezialisten auf dem Gebiet des Risikomanagements im Unternehmen gelöst werden.

Eine unsachgemäße Altersstrukturanalyse der Vorräte hat auch finanzielle Folgen. Die Kaufpreise einzelner Chargen von Rohstoffen oder Hilfs- und Betriebsstoffen können variieren, insbesondere wenn das Unternehmen diese für Devisen kauft. Auch Personalkosten können sich ändern. Wie viele Unternehmen haben die richtigen Preismanagement-Lösungen ausgearbeitet? Wie viele Unternehmen haben verschiedene Szenarien für die Schätzung des Endpreises entwickelt? Unter unseren Mandanten gibt es immer mehr Unternehmen, die diese nützlichen Verfahren und bewährten Praktiken anwenden, denn nach Abschluss der Jahresabschlussprüfung legen die Wirtschaftsprüfer von RSM Poland immer eine Reihe von Empfehlungen für die Geschäftsleitung des Unternehmens zusammen mit ihrem Prüfungsurteil vor. Und die Unternehmen, die sich für ihre Umsetzung entscheiden, merken schnell die Vorteile.

Natürlich kann ein unangemessenes Vorratsmanagement auch andere Probleme verursachen. Erwähnenswert ist hier auch, dass die fehlende Information über die Lagerdauer von Vorräten zu einer Unterschätzung der Wertberichtigungen auf abgelaufene, veraltete oder beschädigte Vorräte führen kann. Dies wiederum führt dazu, dass ein überhöhter Wert des Umlaufvermögens und damit ein unzuverlässiges Bild der Finanzlage des Unternehmens dergestalt wird. 

Ohne Kenntnis der Reihenfolge des Lagerumschlags ist es schwierig, Ausgangsmethoden wie FIFO oder AVCO zu verwenden, was zu einer falschen Berechnung der Verkaufskosten und damit zur Fälschung des Finanzergebnisses des Unternehmens führen kann.

Welche anderen Gefahren für das Unternehmen ergeben sich aus dem Fehlen einer strukturierten Altersstrukturanalyse von Vorräten?

Die mangelnde Kontrolle über die Altersstruktur von Vorräten in einem Produktionsunternehmen bringt mit sich erhebliche finanzielle und betriebliche Risiken und erhöht auch das Risiko des Rohstoffverbrauchs nach dem Verfallsdatum, was zu Problemen mit der Qualität der Endprodukte, Mängelrügen und sogar Rückrufen führen kann.

Wenn das Produktionsplanungsteam keine zuverlässigen Informationen darüber hat, welche Rohstoffe zuerst verwendet werden sollen, kann das Unternehmen mit Problemen im Zusammenhang mit Produktionsverzögerungen, Materialverschwendung und zusätzlichen Betriebskosten konfrontiert werden.

Das Hören auf die Ratschläge und Warnungen der Wirtschaftsprüfer und die Entwicklung geeigneter Verfahren und eines Systems zur Überwachung des Lagerbestands ist daher entscheidend für das Management der Kosten, der Liquidität und der Prozesseffizienz im Unternehmen.