Per 1 januari 2015 is de Werkkostenregeling (WKR) voor alle werkgevers verplicht geworden. De gedachte achter de WKR is eenvoudig. Alle vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemer vormen loon en zijn in beginsel belastbaar. De WKR houdt in dat de zogenaamde ‘vrije ruimte’, besteed kan worden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers. Hier betaalt u dus geen loonheffingen over.  De vrije ruimte bedraagt in 2021 maximaal 3% van de totale fiscale loonsom tot € 400.000 en maximaal 1,18% van de loonsom boven € 400.000. Over alles wat u daarboven vergoedt, betaalt u een eindheffing van 80%. Sommige vergoedingen en verstrekkingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Dit zijn de zogenaamde gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en nihilwaarderingen.

Aan de WKR wordt door de wetgever nog steeds geschaafd, zo zijn er in het afgelopen jaar een aantal versoepelingen doorgevoerd op onderdelen die in de praktijk vaak misgingen. Hieronder gaan we in op een aantal misvattingen die wij in de praktijk nogal eens tegenkomen en op een versoepeling die het afgelopen jaar bekend geworden is. 

Misvatting 1:

Als het over de WKR gaat, wordt de 1,2% ‘vrije ruimte’ bedoeld en geldt dat bij overschrijding daarvan belasting verschuldigd is.

De WKR behelst meer dan de vrije ruimte en gaat ook over gerichte vrijstellingen, nihil-waarderingen en intermediaire kosten. Komen we meteen bij de versoepeling.

Versoepeling: 

Reiskostenvergoedingen voor woon-werkverkeer (€ 0,19 per km) zijn onbelast omdat ze gericht vrijgesteld zijn.

Tot 2020 gold: zonder aanwijzing van de gerichte vrijstellingen: er is sprake van belast loon. Om deze vergoedingen dan toch onbelast te kunnen uitkeren, moesten deze vergoedingen ten laste van de vrije ruimte gebracht worden.
 
Ondanks dat er vermoedelijk geen werkgever in Nederland zal zijn die ervoor kiest om een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer tot € 0,19 per kilometer belast aan zijn werknemer uit te willen betalen, zijn dergelijke vergoedingen volgens de relevante wettekst toch belast loon van de individuele werknemer wanneer deze niet expliciet zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel onder de WKR. 

De Belastingdienst heeft nu in haar Handboek Loonheffingen aangegeven dat, wanneer wel voldaan wordt aan de voorwaarden en grensbedragen van gerichte vrijstellingen, het uitgangspunt is dat de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen zijn aangewezen als eindheffings-loon. Dit geldt dus voor de reisvergoedingen voor woon-werkverkeer van maximaal € 0,19 per km, alsook voor andere vergoedingen waarvoor een gerichte vrijstelling in de wet is opgenomen,  zoals bijvoorbeeld voor de ‘30%-regeling’ of vergoeding van de werkelijke extraterritoriale kosten, studiekosten, zakelijke maaltijden en dergelijke.

Let op!

Indien de reiskostenvergoeding uit dit voorbeeld méér is dan € 0,19 per km, moet voor dit meerdere wel een expliciete keuze worden gemaakt of dit wordt aangewezen als eindheffingsloon. Indien er geen keuze gemaakt wordt is sprake van loon voor de werknemer voor zover u meer vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt dan het grensbedrag. 

Actiepunten: 

  • Ga na of er vergoedingen worden gegeven voor de grensbedragen en zo ja, of de eventuele bovenmatige bedragen zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel onder de WKR;
  • Zo niet, zorg ervoor dat deze kosten dit jaar nog aangewezen worden! 

Misvatting 2:

Kerstpakketten zijn onbelast wanneer de werkgever nog vrije ruimte over heeft.

Ook hier geldt dat zonder aanwijzing de WKR niet toegepast mag worden. Kerstpakketten vallen niet onder de gerichte vrijstellingen waar bovengenoemde versoepeling op ziet. Gevolg is dat de kerstpakketten dan als belast loon bij de werknemer in aanmerking moeten worden genomen. U wilt dan uiteraard niet dat de werknemer belasting over zijn kerstpakket moet betalen. Gebruteerd kosten deze kerstpakketten opeens ruim 2 keer zoveel. 

Dit geldt niet alleen voor kerstpakketten, maar voor alles dat u vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt aan uw werknemers. De aanwijzing moet plaatsvinden voorafgaand aan deze vergoeding, verstrekking of ter beschikkingstelling. 

Actiepunt: 

  • Nu we nog in het begin van het kalenderjaar zitten is het verstandig vast vooruit te kijken wat u mogelijk in 2021 aan uw werknemers wilt vergoeden, verstrekken of ter beschikkingstellen, zodat deze tijdig worden aangewezen. Uiteraard kan de lijst met aangewezen bestanddelen gedurende het jaar altijd aangepast en bijgewerkt worden. 

Misvatting 3:

Wij vieren het personeelsfeest op de werkplek en dan is het onbelast.

Ook hier geldt dat als u het personeelsfeest niet aanwijst als eindheffingsbestanddeel onder de werkkostenregeling, het personeelsfeest op de werkplek gewoon belast loon bij de werknemer is. Dit geldt niet alleen voor het personeelsfeest op de werkplek, maar ook voor andere vergoedingen waarvoor een nihilwaardering geldt, zoals het ter beschikking stellen van werkkleding en kleine consumpties op de werkplek.

Actiepunten: 

  • Ga na of het personeelsfeest en alle vergoedingen of verstrekkingen waarvoor een nihilwaardering geldt, zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel onder de WKR;
  • Zo niet, u kunt dit voor dit jaar mogelijk nog regelen.

Kortom geen aanwijzing voor de vrije ruimte? Dan loon!

Een rekenvoorbeeld ter verduidelijking:

Vergoedingen

  
Reiskosten woon-werkverkeer (totaal € 0,30 km),
bovenmatig deel is loon		 € 15.000
Cadeaus namens werkgever bij verjaardagen € 5.000
Kantinemaaltijden op de werkplek
(waarde €3,35 per maaltijd)		 € 20.000
Kerstpakketten € 11.000
Totaal € 51.000

Als u geen van de bovengenoemde kosten heeft aangewezen, zijn deze loon. Voor 2021 kan de naheffing oplopen tot maximaal € 49.990 (exclusief boeten en rente). 

Meer informatie

Heeft u vragen over de WKR en of u deze optimaal benut binnen uw organisatie? Neem dan contact op met uw vaste RSM-adviseur. 

20210211_de_wkr_is_het_u_al_helemaal_duidelijk_cover.jpg

Download 'De WKR, is het u al helemaal duidelijk?' in pdf.