ASML is niet alleen innovatief voorloper in het ontwikkelen van machines die chips produceren, ook in de financiële en fiscale verslaglegging is de multinational uit Veldhoven een voorbeeld. “Het verzamelen en vastleggen van de cijfers richting belastingaangifte moet een geoliede en geautomatiseerde machine zijn met zo min mogelijk manuele interventies”, zegt Koen Bartholomeus, tax accounting specialist bij ASML. “Ook in het MKB.”

ASML werd in 1984 in Eindhoven opgericht als een joint venture van ASM International en Koninklijke Philips en ging in 1995 naar de beurs. Het hightechbedrijf is leverancier van machines voor de halfgeleiderindustrie, in het bijzonder steppers en scanners die worden gebruikt bij het maken van chips. Het enorme bedrijvencomplex (inclusief het hoofdkantoor) ligt inmiddels in Veldhoven, onder de rook van Eindhoven. Daar vindt zowel research & development als de assemblage in cleanrooms plaats.

ENORME GROEI

Wereldwijd is er grote behoefte aan chips, die tegenwoordig overal in zijn terug te vinden; in mobiele telefoons, auto’s, koelkasten en elektrische fietsen, om maar een paar dagelijkse gebruiksproducten te noemen. Specialist ASML is de laatste jaren dan ook enorm gegroeid en heeft nu zestig vestigingen in zestien landen, met in totaal zo’n 32.000 werknemers. De komende jaren zet die groei verder door; alleen al in Nederland (en vooral in Veldhoven en omgeving) wordt een verdubbeling van het aantal arbeidsplaatsen verwacht waardoor het personeelsbestand oploopt richting 35.000. “Door die groei krijgen we, met name internationaal, steeds meer opdrachten en gaat het om steeds grotere bedragen”, legt mr. drs. Koen Bartholomeus (48) uit. “Dus moeten we ook administratief bijblijven en de processen continu opschalen. Daarin hebben we de afgelopen jaren dan ook stevig geïnvesteerd.”

“Dat was hard nodig, omdat de jaarlijkse aangifte van bijvoorbeeld de vennootschapsbelasting en de maandelijkse afdracht van btw door de verdergaande internationale vertakkingen steeds complexer werden”, zegt Bartholomeus, die binnen ASML geldt als een van de aanjagers van het proces naar optimale automatisering van de financiële administratie. “Kijk, je werkt eigenlijk altijd van de ene belastingaangifte naar de volgende en in de tussentijd moeten alle cijfers zo zorgvuldig en compleet mogelijk worden verzameld en vastgelegd”, aldus Bartholomeus, die een achtergrond heeft als fiscalist. “Het moet een geöliede machine zijn met zo min mogelijk manuele interventies, ofwel: zo weinig mogelijk menselijk handwerk. Het handmatig invoeren van gegevens kost veel tijd die beter besteed kan worden aan het borgen van de kwaliteit.”

‘DESKUNDIGHEID VAN RSM’

Dat ASML de afgelopen jaren veel heeft geïnvesteerd in het zo veel mogelijk automatiseren van administratieve processen, betekent overigens niet dat het bedrijf geen oog zou hebben voor externe specialistische kennis. “Een deel van de fiscale aangiftes doen we zelf, maar we maken in dit verband ook gebruik van de deskundigheid van RSM”, vertelt Bartholomeus. “Al zo’n vier jaar verzorgen ze voor ons de statutaire jaarrekeningen en aangiftes vennootschapsbelasting en ondersteunen ons in een aantal compliance-verplichtingen, het naleven van wet- en regelgeving.”

Maar ook mét de hulp van RSM bleef er voor ASML de afgelopen jaren genoeg uitdaging over om administratief vooruitstrevender te zijn dan veel andere bedrijven. “Want zo snel, efficiënt en compleet mogelijk administreren is niet alleen van belang voor de belastingaangiftes”, zegt Bartholomeus, “maar ook voor andere rapportages. Zo zijn we als multinational en beursgenoteerd bedrijf verplicht country by country reporting te doen, precies aan te geven waar we omzet en winst hebben gemaakt en belasting hebben betaald. Het proces van verzamelen van die gegevens is gekoppeld aan onze statutaire jaarrekeningen zodat de data zoveel mogelijk automatisch doorvloeit.”

‘SOFTWARE ROBOT’

Om de processen te optimaliseren en te innoveren zet ASML zo veel mogelijk beschikbare tools in, zoals RPA, Robotic Process Automation. “Nog niet zo lang geleden waren collega’s hier twee dagen per maand bezig met het ophalen van gegevens voor de btw-aangifte”, geeft Bartholomeus als voorbeeld. “Ze moesten de gegevens handmatig downloaden, handmatig op de server opslaan en ze vervolgens in een bepaald format in Excel zetten. Dat kostte elke maand verschrikkelijk veel tijd. Nu doet een softwarerobot dat hele proces één keer in de maand ’s nachts en als de collega’s de volgende ochtend op kantoor komen, staat alles klaar en kunnen ze met de aangifte aan de slag.”

Maar ook andere automatiserings-programma’s en software-oplossingen hebben afgelopen jaren hun intrede gedaan bij ASML, zoals de Alteryx en KNIME Analytics platforms. “We dagen onze mensen voortdurend uit niet te blijven hangen in hoe ze het altijd hebben gedaan, maar continu te kijken hoe iets beter kan”, betoogt Bartholomeus. “We moeten dus met zijn allen lean denken en de waste eruit halen.”

OOK RELEVANT VOOR MKB

Maar: ASML is een multinational met tienduizenden werknemers en een miljardenomzet. Is dit verhaal ook relevant voor ondernemers in het mkb? “Ja, deels gaat onze benadering zeker ook op voor die bedrijven”, zegt de tax accounting specialist bij ASML. “Natuurlijk, de bedragen zijn er anders en de geldstromen overzichtelijker, maar het mkb heeft ook te maken met financiële verslaglegging en belastingaangiftes. In principe zijn de processen hetzelfde. De administratieve innovatieslag die wij hebben gemaakt, staat bedrijven in het mkb ook te wachten.”

TAX ADMINISTRATION 3.0

De verklaring voor deze toekomstvisie ligt bij de belastingdienst, legt Bartholomeus uit. “Die zit namelijk bepaald niet stil. De tijdgeest is veranderd en je ziet de verdere ontwikkeling aankomen. Vroeger gebeurde de aangifte op papier, nu is dat al geautomatiseerd. De belastingdienst komt steeds dichter op de administratie van de belastingplichtige te zitten en op den duur worden ze rechtstreeks op elkaar aangesloten.” Gevolg van deze ontwikkeling naar ‘tax administration 3.0’ is dat de aangifte een continu proces wordt. “Je hoeft dan geen aangiftes meer te doen, dat gebeurt helemaal automatisch. Maar dat betekent wel dat je je administratie heel goed op orde moet hebben en je minder speelruimte krijgt”, concludeert Bartholomeus. “Die kant gaat het echt op en ook het mkb moet daarop zijn voorbereid.”

‘PROACTIEF MEEBEWEGEN’

Dat ASML niet alleen op technologisch gebied innovatief is, maar ook in administratief opzicht, blijft niet onopgemerkt, weet Bartholomeus. “Men kijkt naar ons, we hebben als groot bedrijf een voorbeeldfunctie. Dat is niet erg, het stimuleert ons nóg meer te innoveren. Ofwel: proactief mee te bewegen en voorbereid zijn op de toekomst.”

 HARRY VAN DAM

 HUGO THOMASSEN

Dit artikel verscheen in de meest recente editie van het RSMagazine, een magazine dat twee keer per jaar in heel Nederland wordt verspreid onder cliënten, relaties en andere geïnteresseerden. Ontvangt u het magazine nog niet, maar wel geïnteresseerd? Neem dan contact op met Angelique Timmer-Weisscher via [email protected]. Dan krijgt u het magazine voortaan ook kosteloos toegezonden!