Maakt u dit jaar optimaal gebruik van de WKR?

Per 1 januari 2015 is de Werkkostenregeling (WKR) voor alle werkgevers verplicht geworden. De gedachte achter de WKR is eenvoudig. Alle vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemer vormen loon en zijn in beginsel belastbaar. De WKR houdt in dat maximaal 1,18% van de totale fiscale loonsom, de zogenaamde ‘vrije ruimte’, besteed kan worden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers. Hier betaalt u dus geen loonheffingen over. Over alles wat u daarboven vergoedt, betaalt u een eindheffing van 80%. Sommige vergoedingen en verstrekkingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Dit zijn de zogenaamde gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en intermediaire kosten.

Voor dit jaar is er in verband met de coronacrisis extra vrije ruimte. De vrije ruimte bedraagt dit jaar 3% van de eerste 400.000 euro aan fiscale loonsom en over het meerdere 1,18%. U hebt in de maand december dus wellicht mogelijkheden om iets extra’s te doen voor uw medewerkers. Dit kan zelfs kostenneutraal!

Om te kunnen bepalen of u extra ruimte hebt, is het wel van belang dat u vaststelt óf u de regels inzake de WKR wel juist toepast. Hieronder gaan we in op een drietal misvattingen die wij in de praktijk nogal eens tegenkomen.

Misvatting 1:   Als het over de WKR gaat, wordt de 1,18% ‘vrije ruimte’ bedoeld en geldt dat bij overschrijding daarvan belasting verschuldigd is.

De WKR behelst meer dan de vrije ruimte en gaat ook over gerichte vrijstellingen, nihil-waarderingen en intermediaire kosten. Komen we meteen bij misvatting 2.

Misvatting 2:   Reiskostenvergoedingen voor woon-werkverkeer (€ 0,19 per km) zijn altijd onbelast omdat ze gericht vrijgesteld zijn

Zonder aanwijzing, geen toepassing van de werkkostenregeling! Zonder toepassing van de werkkostenregeling geldt dat reiskostenvergoedingen voor woon-werkverkeer dus belast loon zijn voor de individuele werknemer.

Ondanks dat er geen werkgever in Nederland zal zijn die ervoor kiest om een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer belast aan zijn werknemer uit te willen betalen, zijn dergelijke vergoedingen naar de letter van de wet toch belast loon van de individuele werknemer wanneer deze niet expliciet zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel onder de WKR.

Ondanks dat in het handboek loonheffingen sinds 2020 wel is opgenomen dat gerichte vrijstellingen niet hoeven te worden aangewezen,is de wet is hier echter niet op aangepast. Gelet hierop en op recente uitspraken adviseren wij u dan ook er zekerheidshalve toch voor te zorgen dat ook gerichte vrijstellingen zijn aangewezen.

Hetzelfde geldt voor andere vergoedingen waarvoor een gerichte vrijstelling in de wet is opgenomen,  zoals bijvoorbeeld voor de ‘30%-regeling’ of vergoeding van de werkelijke extraterritoriale kosten, studiekosten, zakelijke maaltijden e.a.

Actiepunt:

  • Ga na of alle kosten waarvoor een gerichte vrijstelling kan gelden, zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel onder de WKR;
  • Zo niet, zorg ervoor dat deze kosten dit jaar nog aangewezen worden!

Misvatting 3:   Kerstpakketten zijn onbelast wanneer de werkgever nog vrije ruimte over heeft

Ook hier geldt dat zonder aanwijzing de WKR niet toegepast mag worden. Gevolg is dat de kerstpakketten dan als belast loon bij de werknemer in aanmerking moeten worden genomen. U wilt dan uiteraard niet dat de werknemer belasting over zijn kerstpakket moet betalen. Gebruteerd kosten deze kerstpakketten opeens ruim 2 keer zoveel.

Actiepunt indien u dit jaar van plan bent om een kerstpakket te geven aan uw personeel:

  • Ga na of het kerstpakket is aangewezen als eindheffingsbestanddeel onder de WKR;
  • Zo niet, u kunt dit voor dit jaar mogelijk nog regelen!

Kortom geen aanwijzing? Dan loon!

Een rekenvoorbeeld ter verduidelijking:
Vergoedingen 2021
Reiskosten woon-werkverkeer (€ 0,19 km): € 18.000
Reis- en verblijfkosten: € 13.000
30%-regeling: € 15.000
Studiekosten: € 9.000
Kerstpakketten: € 11.000
Personeelsfeest op de werkplek: € 10.000
Totaal: € 76.000​

Als u geen van de bovengenoemde kosten heeft aangewezen, zijn deze loon. Voor 2021 kan de naheffing oplopen tot maximaal € 82.164 (exclusief boeten en rente).

Misvatting 4:   Een thuiswerkvergoeding van € 2 per dag kan onbelast aan werknemers betaald worden

In het belastingplan 2022 is een gerichte vrijstelling voor de thuiswerkvergoeding opgenomen van € 2 per dag. Deze thuiswerkvergoeding is veel in het nieuws geweest waardoor de misvatting is ontstaan dat deze nu al onbelast aan werknemers betaald kan worden. Dat is echter niet het geval. De thuiswerkvergoeding is per 1 januari 2022 opgenomen in de wet als gerichte vrijstelling. Op dit moment is dat nog niet zo en op dit moment zou een thuiswerkvergoeding die aan werknemers wordt verstrekt dus belast loon zijn. Uiteraard kan de thuiswerkvergoeding in 2021 wel worden aangewezen als eindheffingsbelastingdeel onder de WKR waardoor deze in de vrije ruimte valt en aldus onbelast verstrekt worden zolang er nog vrije ruimte is. Dit geldt vanaf 2022 overigens ook voor een eventueel bovenmatig deel van de thuiswerkvergoeding (lees: indien er meer dan € 2 per dag vergoed wordt). Dit bovenmatige deel kan indien aangewezen ook onder de vrije ruimte worden gebracht.

Misvatting 5: De onbelaste reiskostenvergoeding kan in 2021 het hele jaar onbelast doorbetaald worden

In verband met corona geldt inderdaad een goedkeuring op basis waarvan de onbelaste reiskostenvergoeding mag worden doorbetaald, ook al wordt er door de werknemers niet meer naar kantoor gereisd. Deze goedkeuring geldt echter alleen voor werknemers die vóór 13 maart 2020 al recht hadden op de vaste onbelaste reiskostenvergoeding. Werknemers die na 12 maart 2020 in dienst zijn getreden en aan wie een vaste reiskostenvergoeding is toegekend, maar die vanuit huis hebben gewerkt, kunnen deze reiskostenvergoeding fiscaal ook onbelast ontvangen, maar deze vergoeding moet dan wel worden aangewezen en ten laste van de vrije ruimte van de werkkosten worden gebracht (voor hen geldt namelijk de versoepelde regelgeving in verband met corona niet).

Begint u toch te twijfelen of de WKR wel helemaal op orde is binnen uw organisatie? Of wilt u weten wat u in december nog voor uw medewerkers extra kunt doen? Neem dan z.s.m contact op met uw vaste aanspreekpunt binnen RSM.