Netherlands
Talen

Talen

Verduidelijking speelveld UBO-register

Uiterlijk op 10 januari 2020 moet het UBO-register in Nederland van kracht zijn. Het wetsvoorstel dat inmiddels in behandeling is bij de Tweede Kamer bespraken wij reeds in onze eerdere flyer ‘wetsvoorstel UBO-register’. In aanvulling op dat wetsvoorstel is nu - ter consultatie - een wijzigingsvoorstel van het Handelsregisterbesluit vrijgegeven. Het opvallendste punt in dit conceptbesluit is dat  afscherming van informatie  plaatsvindt  voor UBO’s waarvoor aan de objectieve voorwaarden is voldaan dat sprake is van een minderjarige  en/of onder curatele gestelde, dan wel dat de UBO op een beveiligingslijst is opgenomen. 

Inhoud wijzigingsbesluit

Het conceptbesluit specificeert de aan te leveren UBO-documentatie dan wel documenten over hoger leidinggevend personeel indien geen UBO kan worden geregistreerd, benoemt de bevoegde instanties die te allen tijde alle UBO-gegevens mogen inzien, bevat de voorwaarden waaronder informatie kan worden afgeschermd en regelt hoe lang de UBO gegevens beschikbaar blijven nadat de juridische entiteit uit het Handelsregister is uitgeschreven. 

Gevolgen

Indien het wetsvoorstel en wijzigingsbesluit ongewijzigd doorgang vinden, zullen registratieplichtige entiteiten straks de volgende informatie over hun UBO’s of hoger leidinggevend personeel moeten rapporteren aan de Kamer van Koophandel.

Publieke 
UBO-informatie

UBO-informatie toegankelijk voor bevoegde instanties

naam* geboortedag, -plaats, -land
geboortemaand* woonadres
nationaliteit* BSN of vergelijkbaar buitenlands fiscaal nummer
woonstaat* documentatie ter onderbouwing identiteit UBO
Voor UBO’s: aard en omvang van het belang, in bandbreedtes:
> 25 en < 50%
≥ 50 en < 75%
≥ 75%
documentatie waaruit aard aard en omvang van belang blijkt (voor zover nodig):**
aandeelhoudersregister, statuten, certificaathoudersregister, oprichtingsakte, ‘andere notariële akte’, ledenregister, contract van oprichting, inschrijving in het handelsregister, organogram, overige relevante documenten (de ‘restcategorie’)

 

Rapportering en inzagetermijn

(**) de registratieplichtige entiteiten mogen zelf beoordelen welke documenten bij de KvK worden gerapporteerd, zolang aard en omvang van het belang van de UBO maar blijken. In 100%-situaties bijvoorbeeld, zal de KvK reeds beschikken over afdoende documentatie. Indien geen UBO in economische zin aanwijsbaar is behoeft géén documentatie aangaande een economisch belang te worden aangeleverd. Hiervan is sprake indien geen natuurlijk persoon met méér dan 25% eigenaars- of zeggenschapsbelang kan worden getraceerd en als gevolg daarvan de statutaire bestuurders als UBO worden ingeschreven (‘terugvaloptie’). Tenslotte is het de bedoeling dat alle informatie 10 jaar na uitschrijving van de entiteit uit het Handelsregister raadpleegbaar blijft.

Afscherming

Afscherming van de gegevens gemarkeerd met een (*)  is  alleen mogelijk indien de UBO minderjarig is en/of onder curatele staat dan wel op een beveiligingslijst is opgenomen. De afscherming bij de eerste categorie duurt totdat meerderjarigheid is bereikt of de curatele is opgeheven. Bij de tweede categorie controleert de KvK na vijf jaar of de UBO nog voldoet aan de afschermingsgrond, waarna de afscherming eindigt óf een nieuwe vijfjaarsperiode gaat lopen. Belangrijk is dat de UBO actief een verzoek om afscherming zal moeten indienen bij de KvK. Na indiening van een verzoek vindt direct afscherming plaats. Op het verzoek voor afscherming wordt door de KvK bij voor bezwaar vatbare beschikking beslist. Hiertegen staat dus de mogelijkheid van bezwaar en beroep open. Bij een eventuele afwijzing van een verzoek blijft de informatie afgeschermd totdat de beslissing onherroepelijk vaststaat.

Onbeperkt toegang

Kortgezegd zullen wettelijke toezichthouders, handhavers en (bijzondere) opsporingsdiensten als ‘bevoegde instanties’ altijd tot alle UBO-informatie toegang hebben. Denkt u hierbij aan instanties als DNB, AFM, BFT, Belastingdienst, AIVD, FIOD, Bibob.

Terugmeldingsplicht

Voor belastingadviseurs, accountants, notarissen, banken en andere ‘Wwft-instellingen’ zal een terugmeldingsplicht gelden, net als voor aangewezen bevoegde autoriteiten (o.a. Belastingdienst) en de Financial Intelligence Unit (FIU). Iedere mismatch tussen gerapporteerde UBO-informatie en de informatie die hen ter beschikking staat dient bij de KvK te worden gerapporteerd. Niet-naleving van deze terugmeldingsplicht is voor Wwft-instellingen een economisch delict. Op grond van het eigen cliëntenonderzoek beschikt een Wwft-instelling in de regel over veel relevante UBO-informatie en zal deze onder omstandigheden wellicht verifiëren via het UBO-register. Bijvoorbeeld in de acceptatiefase van een cliënt of indien er aanwijzingen zijn dat de risicoklasse van een cliënt mogelijk wijzigt. Bij een discrepantie tussen de ‘eigen’ informatie en de geraadpleegde UBO-informatie, zal de Wwft-instelling deze moeten melden bij de KvK. 

Tot slot

De gevolgen en de gesanctioneerde verplichtingen van het UBO-register zijn ingrijpend. Belangrijk is dat men zich er rekenschap van geeft dat bij minderjarige of handelingsonbekwame UBO’s tijdig zal moeten worden verzocht om afscherming van de informatie. Verder zal in de situatie dat geen UBO kan worden aangegeven de informatie van het hoger leidinggevend personeel moeten worden verstrekt. Het cliëntenonderzoek van bijvoorbeeld accountants of belastingadviseurs kan ertoe leiden dat een discrepantie moet worden gemeld, aangezien nalaten daarvan een economisch delict vormt. Al met al leidt het UBO-register tot een set regelgeving waar zowel cliënten als adviseurs zeer alert op dienen te zijn.

cover_20190529_verduidelijking_speelveld_ubo-register.jpg

Download 'Verduidelijking speelveld UBO-register' in pdf.