Hoe gemakkelijk vul je bij het via een website aanvragen van informatie je e-mailadres in? Niet alleen bij overheidsorganen, maar ook bij commerciële partijen. Bij overheidsorganen kan het bovendien niet alleen gaan om informatieaanvragen of vergunning aanvragen, maar ook om het digitaal indienen van bezwaarschriften. In de casus waarover de Hoge Raad op 21 november 2025 (HR 21 november 2025, ECLI:NL:HR:2025:1728) oordeelt, heeft belanghebbende bij zijn gemeente zijn bezwaarschrift digitaal ingediend. Daarbij heeft betrokkene zijn e-mailadres ingevuld. De uitspraak op bezwaar is door de gemeente naar het ingevulde e-mailadres verstuurd. Belanghebbende ziet die uitspraak pas nadat de beroepstermijn is verstreken.

In geschil is of de gemeente door het versturen van de uitspraak op bezwaar naar het ingevulde e-mailadres die uitspraak op bezwaar op de juiste wijze aan belanghebbende heeft bekendgemaakt. Met andere woorden: mocht de gemeente vanwege dat ingevulde e-mailadres ervan uitgaan dat belanghebbende via dat e-mailadres voor de bezwaarprocedure voldoende bereikbaar was? Indien namelijk wordt geoordeeld dat die wijze van bekendmaking niet juist is, dan start de beroepstermijn pas op het moment dat de uitspraak op rechtsgeldige wijze bekend is gemaakt, zodat belanghebbende wel tijdig in beroep is gekomen.

Bereikbaarheid ontvanger

Een bestuursorgaan kan een bericht dat tot een of meer geadresseerden is gericht, op elektronische wijze versturen voor zover de geadresseerde kenbaar heeft gemaakt dat hij langs deze weg voldoende bereikbaar is. Voor berichten die niet aan meer geadresseerden zijn gericht, geschiedt de verzending niet uitsluitend elektronisch. Indien een bestuursorgaan zowel per gewone post als elektronisch communiceert mag een particulier kiezen welke van die twee zijn voorkeur heeft.

Die bereikbaarheid kan de particulier ‘meer of minder uitdrukkelijk’ kenbaar maken. De wetgever gaat daarbij uit van gedetailleerde informatie. De burger maakt namelijk niet alleen kenbaar via welk communicatiemiddel hij voldoende bereikbaar is, maar ook voor welk bericht of welke berichtenuitwisseling dit geldt. Bovendien wordt aangegeven voor welke vorm van elektronisch verkeer hij openstaat en op welk elektronisch postadres hij bereikbaar is.

De wijze waarop je als burger je keuze aan het overheidsorgaan bekend maakt, is niet voorgeschreven. Dit kan dus op verschillende manieren, afhankelijk van de omstandigheden. Duidelijk is wel dat de enkele bekendheid bij een overheidsorgaan van het e-mailadres van een particulier daarvoor niet zonder meer voldoende is. Ook de omstandigheid dat een burger die langs elektronische weg een verzoek doet, daarin een e-mailadres opgeeft, brengt niet zonder meer mee dat hij daarmee – impliciet – kenbaar heeft gemaakt dat hij in het kader van correspondentie over dat verzoek steeds langs elektronische weg en op dat e-mailadres bereikbaar is (Tweede Kamer vergaderjaar 2001 – 2002, wetsvoorstel 28 483, nr. 3, pag. 11). 

Een bestuursorgaan doet er goed aan om aan een burger te vragen om expliciet kenbaar te maken of hij langs elektronische weg bereikbaar is, bijvoorbeeld door op een elektronisch aanvraagformulier uitdrukkelijk de vraag te stellen of de aanvrager het op prijs stelt om ook het vervolg van het met de aanvraag in gang gezette besluitvormingsproces langs elektronische weg voort te zetten en, indien dat het geval is, of de aanvrager het elektronische postadres kenbaar wil maken waarop hij daartoe beschikbaar is.

De Hoge Raad overweegt ten aanzien van het ‘min of meer uitdrukkelijk’ kenbaar maken dat de omstandigheid dat belanghebbende op een contactformulier voor het indienen van een bezwaarschrift zijn e-mailadres heeft ingevuld, daarvoor onvoldoende is. Daarbij wordt in aanmerking genomen dat (i) op dit formulier niet is vermeld dat de indiener door het invullen van zijn e-mailadres ermee akkoord gaat dat het bestuursorgaan correspondentie in de bezwaarprocedure – zoals een uitspraak op het bezwaar – naar dit e-mailadres verstuurt, en (ii) het e-mailadres bovendien op een verplicht veld van het contactformulier moest worden ingevuld (Vgl. ABRvS 18 oktober 2023, ECLI:NL:RVS:2023:3781, r.o. 5.3). De opmerking in een elektronisch contactformulier dat de ontvangstbevestiging naar het opgegeven e-mailadres wordt verstuurd, betekent niet dat de indiener van het contactformulier daarmee zijn keuze expliciet kenbaar heeft gemaakt!

Tip voor de praktijk

Bij het via een elektronisch contactformulier indienen van een aanvraag of verzoek bij een overheidsorgaan, is het goed om een afweging te maken of de communicatie via de elektronische weg wordt voortgezet. Maak een duidelijke keuze en breng het overheidsorgaan hiervan direct op de hoogte. Onduidelijkheden over de manier van communiceren kunnen tot vertraging in de afhandeling van verzoeken of zelfs tot rechtsgeschillen leiden. Neem bij onduidelijkheden contact op met uw RSM-adviseur.