Netherlands
Talen

Talen

RNI: Onverwacht overlijden binnen het familiebedrijf

Wat kunt u doen om het nabestaanden iets makkelijker te maken? Een klein gedachtenexperiment om mee te starten. Stap 1: stelt u zich een normale werkdag voor. U gaat ’s ochtends van huis, zegt uw vrouw gedag, geeft haar nog een vlugge kus en zij roept nog ‘succes vandaag en tot vanavond!’.

Maar die dag slaat het noodlot toe: u komt om bij een ernstig verkeersongeluk. Stap 2: bedenkt u zich nu tegen welke praktische zaken uw nabestaanden gaan aanlopen, zowel privé als zakelijk. Weten uw nabestaanden belangrijke documenten te vinden? De juiste personen in te schakelen? Kan uw bedrijf doorgaan? Heeft er iemand toegang tot belangrijke wachtwoorden, bankgegevens, contracten met belangrijke leveranciers en afnemers? Is er iemand die zorgt dat lopende verplichtingen van uw bedrijf worden nagekomen? Om nog maar te zwijgen over de vraag wat er geregeld is ten aanzien van de opvolging van het bedrijf, wie gaat het bestuur voortzetten, wie krijgt eigendom, wat moet daar allemaal voor geregeld worden?

En als u het gedachtenexperiment nog even voortzet, en eigenlijk komt dat natuurlijk voor stap 2: beeldt u zich in hoe uw partner en kinderen er emotioneel aan toe zullen zijn, wanneer ze worden geconfronteerd met uw onverwachte overlijden. Het is niet onwaarschijnlijk dat ze op dat moment geen rationale beslissingen kunnen nemen. Als het antwoord op de meeste bovenstaande vragen ‘nee’ is geweest, dan zou het verstandig zijn om nu dingen te regelen, om in een onverwachte situatie het uw nabestaanden op praktisch vlak iets makkelijker te maken.

In dit artikel beschrijven wij een aantal praktische zaken die iedere ondernemer geregeld zou moeten hebben, voor het geval u onverwacht iets overkomt.

Nooddocument

Een eerste stap om het uw nabestaanden en uw medewerkers iets makkelijker te maken, is het opstellen van een nooddocument. Een nooddocument is niets anders dan een lijst waarin belangrijke gegevens zijn verzameld.

Denk aan informatie over u, wie moet worden geïnformeerd bij uw overlijden (accountant, belastingadviseur, notaris) met hun contactgegevens, informatie over aanwezigheid van testament, huwelijkse voorwaarden, de bewaarplaatsen van belangrijke documenten (bijv. oprichtingsaktes, statuten, aandeelhoudersovereenkomst, bancaire volmacht en verzekeringspolissen), vastlegging van verantwoordelijken voor verschillende afdelingen in uw bedrijf (bijv. IT, financiën en bankzaken), voortzetten van productie- en dienstprocessen, (vindplaatsen) van wachtwoorden, welke betalingsverplichtingen zijn er et cetera.

Uiteraard is het van belang dat dit document regelmatig wordt bijgewerkt en dat de juiste personen van het bestaan en de vindplaats van dit document afweten.

We adviseren om zowel een nooddocument met zakelijke gegevens als een nooddocument met de privégegevens op te stellen. Het nooddocument is vooral bedoeld om de eerste weken te kunnen overbruggen en is geen oplossing voor de langere termijn.

Stichting administratiekantoor

Wanneer u eigenaar en bestuurder bent van het (familie) bedrijf valt na uw overlijden uw positie in het bestuur weg. Een opvolgend bestuurder wordt benoemd door de Vergadering van Aandeelhouders. Na uw overlijden nemen uw erfgenamen uw positie als aandeelhouder over en daarmee ook het recht (plicht) om een opvolgend bestuurder te benoemen. Dit kan een grote last zijn voor uw nabestaanden wanneer hier vooraf niet over is gesproken. Moeten zij dat zelf doen, is er een andere geschikte opvolger? U kunt dit van te voren regelen door de aandelen in de vennootschap onder te brengen in een Stichting Administratiekantoor (‘Stak’), waarbij de Stak certificaten van aandelen aan u uitgeeft. De zeggenschapsrechten liggen dan volledig bij het bestuur van de Stak en het economische belang (recht op dividend en de waarde van de onderneming) komt toe aan de certificaathouders. Na uw overlijden ligt de bevoegdheid om het bestuur van de onderneming te benoemen bij het bestuur van de Stak. U kunt tijdig vastleggen wie na uw overlijden het bestuur van de Stak vormt en bij wie de bevoegdheid ligt om het bestuur van de onderneming te benoemen. De certificaten van aandelen vererven naar uw erfgenamen, waardoor zij wel het economische belang bij de onderneming verkrijgen.

Levenstestament

Hierboven hebben wij gesproken over de situatie dat u onverwacht komt te overlijden, maar het kan natuurlijk ook gebeuren dat u, bijvoorbeeld door een ernstig ongeluk, in coma raakt en daarom (tijdelijk) niet in staat bent uw bedrijf te leiden. Voor die situaties is het raadzaam om een levenstestament op te stellen. Daarin geeft u een volmacht aan een of meer personen om u te vertegenwoordigen. In de volmacht kunt u onderscheid maken tussen een volmacht om u als bestuurder en aandeelhouder te vertegenwoordigen en een volmacht om u op privéaangelegenheden te vertegenwoordigen.

Afsluiting

Nadenken over gruwelscenario’s doet niemand graag. Maar waarom zou het u niet kunnen overkomen, een ernstig verkeersongeval of een plotselinge hartstilstand? Het is niet altijd zo dat het alleen een ander treft. Neem eens te tijd om over een aantal zaken na te  denken en spreek erover met uw partner of (volwassen) kinderen. Een advies aan uw partner ‘als mij iets overkomt moet je je de belastingadviseur bellen’ is niet genoeg.

Meer informatie?

De familiebedrijvenadviseurs van RSM zijn u graag van dienst bij het opstellen van een nooddocument en het meedenken over opvolgings- en voortzettingsvraagstukken van uw (familie)bedrijf. Dit artikel is namens de adviesgroep familiebedrijven geschreven door RSM collega Judy Hilberdink-Pol.
 

​Wilt u meer weten over het RSM-Nyenrode Initiatief (RNI)?