Nu thuiswerken al voor een langere tijd de norm is, is de verwachting dat werknemers in de toekomst (deels) blijven thuiswerken. Met het oog hierop is een aantal fiscale regels gewijzigd of aangescherpt. Daarnaast heeft thuiswerken gevolgen voor mensen die over de grens werken, want door te werken in een ander land dan gebruikelijk kan er een wijziging opkomen in heffingsrecht en sociale verzekeringsplicht tussen woon- en werkland. In dit artikel treft u een overzicht aan van de mogelijkheden en gevolgen van thuiswerken.

Mogelijke (extra) vergoedingen aan werknemers

Inrichting van de werkruimte (Arbovoorzieningen)

Op grond van de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) heeft de werkgever de verplichting om zorg te dragen voor goede arbeidsomstandigheden ter voorkoming of bestrijding van veiligheids- en gezondheidsrisico’s voor werknemers. Daarom geldt een gerichte vrijstelling voor Arbo-voorzieningen die op de werkplek worden gebruikt of verbruikt. Het is hierbij van belang dat het gaat om de werkplek van de werknemer. Specifiek voor de Arbowet is het begrip werkplek uitgebreid. De woning van de werknemer kwalificeert daardoor bij thuiswerken ook als werkplek voor wat betreft de Arbomiddelen.

Voorzieningen die direct samenhangen met de verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbowet kunnen gericht vrijgesteld worden vergoed [1], verstrekt [2] of ter beschikking worden gesteld [3] aan werknemers. Bij Arbomiddelen voor de werkruimte thuis kunt u denken aan een ergonomisch verantwoord bureau, bureaustoel, beeldschermbril of bijvoorbeeld lampen die noodzakelijk zijn op de (thuis)werkplek van de werknemer voor uitoefening van de werkzaamheden. Hier is wel een aantal voorwaarden aan verbonden.

  • Wanneer de werkgever Arbomiddelen vergoedt, moet er een factuur ten grondslag liggen aan de betaling aan de werknemer waaruit blijkt dat het gaat om Arbomiddelen.
  • De werknemer mag géén eigen bijdrage betalen voor Arbomiddelen. Als er wel een eigen bijdrage wordt gevraagd van de werknemer dan is de gerichte vrijstelling niet van toepassing. Ook het uitruilen in bijvoorbeeld een cafetariaregeling (waaronder keuzebudgetten) is niet mogelijk als u gebruik wilt maken van de gerichte vrijstelling.
  • Omdat de gerichte vrijstelling niet is bedoeld als fiscale tegemoetkoming voor niet-verplichte Arbovoorzieningen valt de meerprijs voor een luxere (net zo veilige) uitvoering van een Arbomiddel niet onder de gerichte vrijstelling. Voor de extra kosten die hiermee gepaard gaan, kan de werkgever wel een eigen bijdrage vragen aan de werknemer. Ook kunnen de meerkosten voor de luxere uitvoering bijvoorbeeld worden ondergebracht in de vrije ruimte of worden uitgeruild in een cafetariaregeling.
  • De inrichting van de werkruimte moet voldoen aan eisen van het Arbeidsomstandigheden besluit. Dit houdt in dat de werkruimte zodanig ingericht moet zijn dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en ergonomisch verantwoord zijn werk kan doen. Tevens moet er doelmatige kunstverlichting zijn.

Let op, de invulling van het begrip Arbovoorzieningen is per 1 januari 2022 aangescherpt. Dit heeft voor bovengenoemde onderdelen geen gevolgen, maar vanaf 1 januari vallen voorzieningen die ‘slechts’ gericht zijn op het bevorderen van de algemene gezondheid van de werknemer niet meer onder deze gerichte vrijstelling. Hierbij kunt u denken aan het ter beschikking stellen van gezonde maaltijden of bijvoorbeeld het vergoeden van gezondheidschecks. Voor de verstrekkingen ten aanzien van de thuiswerkplek zal deze aanscherping echter weinig gevolgen hebben.

Verstrekken van gereedschappen en dergelijke die noodzakelijk voor de dienstbetrekking zijn

Naast de gerichte vrijstelling voor Arbomiddelen geldt ook een gerichte vrijstelling voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur indien voldaan wordt aan het noodzakelijkheidscriterium. Hier is aan voldaan indien de voorziening noodzakelijk is voor behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking en de werknemer de (restwaarde van de) voorziening moet terugbetalen of teruggeven indien hij of zij deze niet meer nodig heeft. Indien de werknemer tevens een privévoordeel heeft van de voorziening heeft dit verder geen fiscale gevolgen. U mag wel een eigen bijdrage voor privégebruik van uw werknemer vragen. U kunt uw werknemers dus in verband met het thuiswerken een laptop of telefoon ter beschikking stellen/verstrekken. Ook een vergoeding voor internetkosten valt onder deze gerichte vrijstelling en kan onbelast worden betaald aan de werknemer, mits er een onderbouwing van de kosten aanwezig is.

Nieuwe regeling per 1 januari 2022: gerichte vrijstelling thuiswerkkosten

Er is een nieuwe vrijstelling geïntroduceerd voor het vergoeden van thuiswerkkosten vanaf 1 januari 2022. Uitgangspunt is een gerichte vrijstelling voor een forfaitair bedrag van maximaal € 2 per thuisgewerkte dag of deel daarvan. Let op, het is niet mogelijk om voor één dag zowel een thuiswerkvergoeding als reiskostenvergoeding te betalen (bijvoorbeeld omdat de werknemer een halve dag thuiswerkt en een halve dag op kantoor). Voor iedere dag moet dus een keuze worden gemaakt voor ofwel de reiskostenvergoeding, ofwel de thuiswerkvergoeding.

Het is tevens mogelijk om een vaste vergoeding te verstrekken voor de thuiswerkkosten. Deze lijkt op de vaste vergoeding zoals we deze kennen bij de onbelaste reiskostenvergoeding (zie hierna). Ook kan er een combinatie van een vaste thuiswerkvergoeding en vaste onbelaste reiskostenvergoeding gegeven worden.

Reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding

Wijzigingen in de vaste onbelaste reiskostenvergoeding

Als gevolg van de coronacrisis en het thuiswerken, is het reispatroon van veel werknemers veranderd. In 2021 gold nog een goedkeuring waarbij de vaste reiskostenvergoeding onbelast mocht worden vergoed (indien de werknemer hier op 13 maart 2020 aanspraak op had). Deze goedkeuring is per 31 december 2021 ingetrokken. Per 1 januari 2022 kunnen dus alleen de werkelijke reiskosten onbelast als gerichte vrijstelling vergoed worden a € 0,19 per kilometer. Wanneer een werknemer structureel meer thuiswerkt dan volgens de oorspronkelijke vaste reiskostenvergoeding, zal de vaste reiskostenvergoeding met ingang van 1 januari 2022 dus moeten worden aangepast naar de nieuwe situatie.

Combinatie vaste thuiswerkvergoeding en vaste onbelaste reiskostenvergoeding

Het is mogelijk om aan werknemers een vaste thuiswerkvergoeding, een vaste reiskostenvergoeding, of een combinatie daarvan te betalen. Zoals aangegeven, moet hierbij wel een keuze worden gemaakt per dag. Op één dag mag maar één van beide vergoedingen betaald worden. U kunt dus niet op één dag zowel een thuiswerkvergoeding als reiskostenvergoeding voor reizen naar de vaste werkplek aan een werknemer betalen. Bij werknemers die een auto of fiets van de zaak hebben of waarbij een OV-abonnement wordt vergoed, kan de thuiswerkvergoeding alleen worden uitbetaald als op de betreffende thuiswerkdag geen gebruik wordt gemaakt van OV-abonnement, de auto of fiets van de zaak om hiermee naar de vaste plaats van werkzaamheden te reizen. In het geval dat daar op die dag wel gebruik van wordt gemaakt, wordt er namelijk op kosten van de werkgever gereisd naar de vaste plaats van werkzaamheden en kan voor die dag geen gericht vrijgestelde vergoeding voor thuiswerkkosten worden gegeven. Voor de vaste vergoeding gelden de volgende voorwaarden:

  • Er moet getoetst worden aan de zogenaamde 128-dagen regeling. U moet vaststellen of uw werknemer in het betreffende jaar minimaal 128 dagen thuiswerkt, danwel 128 dagen naar een vaste arbeidsplaats reist. Deze dagen moeten naar rato worden berekend. Voorbeeld:
    • Als een werknemer 2 dagen per week thuiswerkt, dient hij/zij in 2022 2/5 x 128 dagen = 51 dagen daadwerkelijk thuis te werken.
    • Als een werknemer 3 dagen per week op een vaste arbeidsplaats werkt, dan dient hij/zij in 2022 3/5 x 128 dagen = 77 dagen daadwerkelijk naar deze vaste arbeidsplaats te reizen.
  • Indien er voldaan wordt aan deze 128-dagen toets, kan vervolgens de vaste thuiswerkvergoeding c.q. reiskostenvergoeding woon-werk worden berekend. Die berekening gaat per rato. Voorbeeld:
    • Een werknemer reist de dagen zoals hierboven aangegeven.
    • De vaste thuiswerkvergoeding per dag is € 2. Per maand bedraagt de vaste thuiswerkvergoeding € 2 x 2/5 x 214 / 12 = € 14,27
    • De reiskilometers bedragen 40 kilometer per dag – vergoeding is dan € 0,19 x 40 = € 7,60 per dag. Per maand bedraagt de vaste reiskostenvergoeding € 7,60 x 3/5 x 214 / 12 = € 81,32
    • De totale onbelaste vergoeding bedraagt € 95,59 per maand.
  • Om te kunnen beoordelen of er aan de 128-dagen regeling is voldaan, adviseren wij om op basis van een steekproef tussentijds te toetsen of er daadwerkelijk conform afspraak wordt thuisgewerkt c.q. naar een vaste verblijfsplaats wordt gereisd.
  • Mocht u ook een vaste vergoedingen willen verstrekken aan oproepkrachten, dan adviseren wij om gedurende 3 representatieve maanden het aantal thuiswerkdagen en woon-werkverkeer dagen bij te houden en dan een gemiddelde vast te stellen op basis van de uitkomsten van dit onderzoek. Het is nog niet helemaal duidelijk of de Belastingdienst hiermee akkoord gaat. Wij raden dan ook aan om dit af te stemmen met de Belastingdienst om te voorkomen dat u hier op een later moment discussie over krijgt. Uiteraard dient u de uitkomsten van dit onderzoek goed te bewaren bij uw personeelsadministratie.

Thuiswerken over de grens

Meer thuiswerken kan voor werknemers die over de grens wonen tot gevolg hebben dat zij hun werkzaamheden in een ander land dan Nederland, namelijk hun woonland, zullen uitoefenen. In beginsel heeft het land waar de werkzaamheden worden verricht heffingsrecht over het arbeidsinkomen. Dit kan dus tot gevolg hebben dat het heffingsrecht over arbeidsinkomen verschuift naar het woonland van de werknemer en dat u als werkgever inhoudingsplichtig wordt en een payroll moet draaien in dat woonland.

Aan het begin van de coronacrisis zijn ten aanzien van de belastingheffing afspraken gemaakt met grenslanden België en Duitsland om de hierboven geschetste wijzigingen te voorkomen. Thuiswerkdagen worden in principe behandeld als dagen die gewerkt zijn in het land waar de grenswerker normaal zou hebben gewerkt, indien deze thuiswerkdagen wel belast worden in dat land. Deze afspraken gelden in ieder geval tot 31 maart 2022, waarna de afspraken mogelijk nog verder verlengd worden. Voor andere landen waarmee geen afspraken zijn gemaakt, geldt dat werknemers te maken kunnen krijgen met heffing van belasting over de dagen dat zij thuiswerken. Dit heeft uiteraard ook gevolgen voor u als werkgever waarbij u in het betreffende land inhoudingsplichtig wordt en een payroll moet draaien.

Ook voor de sociale zekerheid heeft het thuiswerken gevolgen. Volgens de Europese verordening inzake sociale zekerheid kan iemand slechts onder het sociale zekerheidsstelsel van één land tegelijk vallen (en betaalt dus ook slechts in één land premies). Als alle werkzaamheden in één land plaatsvinden dan is het sociale zekerheidsstelsel van het werkland van toepassing. Op het moment dat iemand in meerdere landen tegelijk werkt (dat kan dus omdat iemand in het woonland gaat thuiswerken), kan dit veranderen. Op het moment dat een werknemer een substantieel gedeelte (meer dan 25%) van zijn werkzaamheden feitelijk uitvoert in het woonland, zal het sociale verzekeringsstelsel van het woonland van toepassing worden. Als werkgever zult u dan dus premies sociale verzekeringen moet afdragen in het woonland van uw werknemer en hoogstwaarschijnlijk een schaduw payroll moeten opzetten. Dit kan voor u hoge kosten met zich meebrengen.

In Europees kader zijn afspraken gemaakt ten aanzien van de sociale verzekeringen gedurende de coronacrisis. Afgesproken is dat waar iemand sociaal verzekerd is niet wijzigt door de huidige thuiswerkmaatregelen. Deze afspraken gelden in ieder geval tot en met 30 juni 2022.

Op het moment dat de huidige afspraken met Duitsland en België (inzake de belastingheffing), en de andere lidstaten binnen de Europese Unie (inzake de sociale verzekeringen) aflopen, kunnen bovengenoemde gevolgen uiteraard wel ontstaan wanneer uw medewerkers blijven thuiswerken. Wij raden u aan hier alvast rekening mee te houden en hierop te anticiperen.

Wilt u meer informatie of heeft u een specifieke vraag over uw situatie, neem dan contact op met uw RSM-adviseur.

[1] Vergoeden; de werknemer koopt de Arbomiddelen zelf en krijgt hiervoor een vergoeding van de werkgever.

[2] Verstrekken; de werkgever koopt de Arbomiddelen en geeft deze aan de werknemer in eigendom.

[3] Ter beschikking stellen; de werkgever koopt de Arbomiddelen en leent deze aan de werknemer.