Wie soll man eine Prüfungsgesellschaft richtig wählen?

Piotr STASZKIEWICZ
Audit Partner bei RSM Poland

Wir schrieben auf unseren Seiten sowie in den landesweiten Tageszeitungen viel darueber, wie wichtig die Pruefungsleistungen sind, wie viel sie fuer das Business bedeuten und wie die Zusammenarbeit der Geschaeftsfuehrungen/Vorstaende oder Aufsichtsorgane mit den Abschlusspruefern aussehen bzw. wodurch sich ein Abschlusspruefer kennzeichnen soll. Jetzt kommt die Zeit, um ein paar Worte darueber zu sagen, wie man solch einen Abschlusspruefer (Wirtschaftspruefer bzw. eine Pruefungsgesellschaft) waehlen soll.

Viele Unternehmer sind sich dessen immer noch nicht bewusst, dass ihr Unternehmen einer obligatorischen Abschlusspruefung durch Wirtschaftspruefer unterliegt und die Verteilung des Ergebnisses fuer das jeweilige Geschaeftsjahr ohne die Pruefungsdurchfuehrung kraft Gesetzes ungueltig ist. Viele Buchhalter und Geschaeftsfuehrungen/Vorstaende haben zwar die Kenntnis davon, aber sie behandeln dieses Thema nicht immer richtig, u.a. indem sie einen Abschlusspruefer entgegen den Bestimmungen des Bilanzrechts waehlen. Hier ist zu betonen, dass ein nicht ordnungsgemaeß gewaehlter Abschlusspruefer das Risiko der Ungueltigkeit der Abschlusspruefung und somit der Ungueltigkeit der Ergebnisverteilung kraft Gesetzes mit sich bringt. Es gibt auch manche Subjekte, die sich der Notwendigkeit einer Abschlusspruefung bewusst sind und die Grundsaetze einer ordnungsgemaeßen Wahl der Pruefungsgesellschaft kennen, aber trotzdem waehlen sie diese unkorrekt, wenn es um die Zusammenarbeit des Subjekts mit dem Abschlusspruefer geht.

Nachfolgend praesentieren wir in einigen Schritten unserer Meinung nach die wichtigsten Grundsaetze, nach denen sich die Unternehmen bei der Wahl des Abschlusspruefers richten sollen.

Erstens – Pflicht zur Abschlusspruefung

Zuerst ist zu ermitteln, welche Subjekte der obligatorischen Abschlusspruefung unterliegen. Zur Bereitstellung der Jahresabschluesse zur Pruefung durch einen Wirtschaftspruefer sind naemlich nicht nur diejenigen Subjekte verpflichtet, die zwei von drei Kriterien (d.h. Bilanzsumme, Umsatz und Beschaeftigung) erfuellen, sondern auch gemaeß Art. 64 Abs. 1, 3 und 4 des Rechnungslegungsgesetzes (im Weiteren: RLG) u.a. die Banken, Aktiengesellschaften, uebernehmende Gesellschaften sowie die aufgrund der Verschmelzung neu gegruendeten Gesellschaften, Subjekte, die ihre Abschluesse nach IFRS aufstellen sowie Kapitalgruppen, die die Konzernabschluesse aufstellen. In unserem beruflichen Alltag gibt es oft Situationen, wo die in Bezug auf Bilanzsumme, Umsatz oder Beschaeftigung kleinen Aktiengesellschaften die Anforderung der Abschlusspruefung außer Acht lassen.

Zweitens – zur Wahl des Abschlusspruefers berechtigtes Organ

Grundsaetzlich wird der Abschlusspruefer (die Pruefungsgesellschaft, Art. 66 Abs. 4 RLG) durch das Feststellungsorgan gewaehlt, es sei denn, dass z.B. die Satzung bzw. der Vertrag etwas anderes vorsieht. Nicht selten kommt es vor, dass die Wahl des Abschlusspruefers von den Eigentuemern auf den Aufsichtsrat uebertragen wird. Wichtig ist jedoch die Tatsache, dass solch eine Wahl die Geschaeftsleitung des Subjekts (meistens gleichzusetzen mit Geschaeftsfuehrung/Vorstand) treffen kann.

Drittens – Vertrag mit dem Abschlusspruefer fuer mindestens zwei Jahre

An dieser Stelle soll man daran erinnern, dass mit den neuesten aenderungen im RLG die Pflicht zum Abschluss des Vertrags mit dem Abschlusspruefer fuer mindestens 2 Jahre eingefuehrt wurde (Art. 66 Abs. 5). Im Falle der gesetzlichen Abschlusspruefung ist der erste Vertrag mit der Pruefungsgesellschaft ueber Pruefung des Jahresabschlusses fuer eine Dauer von mindestens zwei Jahren mit der Möglichkeit seiner Verlaengerung auf weitere mindestens zweijaehrige Zeitraeume abzuschließen.

Viertens – Erhaltung der Unabhaengigkeit

Bei der Wahl der Pruefungsgesellschaft soll man sich nicht nur an der Notwendigkeit der Erhaltung der Unabhaengigkeit, sondern auch an der Erfahrung des Abschlusspruefers, seinen Geschaeftskenntnissen, den internen ueberpruefungsgrundsaetzen der Pruefungsgesellschaft, den durch diese Gesellschaft erfuellten Grundsaetzen der kontinuierlichen Verbesserung, der Anwendung der Berufsethik oder an dem Ansehen der Pruefungsgesellschaft orientieren. ueber die Unabhaengigkeit könnte man ein paar separate Artikel schreiben, jedoch scheint es aufgrund unserer Beobachtungen wichtig zu sein zu betonen, dass zwischen der Pruefungsgesellschaft, und insbesondere dem verantwortlichen Wirtschaftspruefer und seinem Mandanten weder Personen- noch Kapitalverflechtungen vorliegen duerfen, was im Endeffekt eine subjektive Planung der Pruefungshandlungen und die anschließende Ausstellung eines fehlerhaften Pruefungsberichts (frueher: Pruefungsurteils) verursachen könnte. Auch der Abschlusspruefer, der unter dem Druck seines Mandanten handelt, setzt sich dem unethischen und von seinem Mandanten abhaengigen Handeln aus. Dieses Thema wurde ausfuehrlicher im Gesetz ueber Wirtschaftspruefer, anerkannte Wirtschaftspruefungsgesellschaften und öffentliche Aufsicht (im Weiteren: WPG) angesprochen, wo wir z.B. im Art. 69 Abs. 2 lesen können: Die Pruefungsgesellschaft und der verantwortliche Wirtschaftspruefer fuehren die Abschlusspruefung nicht durch, falls das Risiko einer Selbstkontrolle, des Ziehens daraus eigener Vorteile, der Förderung der Interessen des zu pruefenden Subjekts, der Vertrautheit bzw. Einschuechterung aufgrund des finanziellen, persönlichen, wirtschaftlichen Verhaeltnisses, Arbeitsverhaeltnisses oder eines anderen Verhaeltnisses zwischen dem zu pruefenden Subjekt und dem verantwortlichen Wirtschaftspruefer besteht […].

Fuenftens – besser frueher als spaeter

Vorbereitungsarbeiten entsprechend planen kann, indem sie einen Wert auf die Pruefung der internen Kontrolle und das Kennenlernen des Geschaefts des Mandanten legt. Dadurch verlaufen weitere Tests und Abschlussarbeiten reibungslos, was sicherlich fuer das zu pruefende Subjekt vorteilhaft sein wird. Es ist zu beachten, dass sich die meisten Subjekte fuer Abschlusspruefung im Zeitraum Februar-Maerz entscheiden, wenn man zusaetzlich steuerliche Zusammenstellungen, Budgetplaene, Berichte fuer Muttergesellschaften usw. erstellen muss. Eine entsprechend frueher geplante Zusammenarbeit mit dem Abschlusspruefer laesst das Handeln in Eile vermeiden und somit dem Subjekt viele Nutzen bringen. ueber die Zusammenarbeit der Buchhalter, Geschaeftsfuehrungen/Vorstaende und Aufsichtsraete mit dem Abschlusspruefer schrieben wir ausfuehrlicher auf unserem Blog im Mai 2017.

Man soll hinzufuegen, dass die Zeit der Wahl des Abschlusspruefers ihm die Beobachtung der Inventur ermöglichen soll, die als ein grundlegender Test fuer das Vorhandensein von Vorraeten gilt und sich durch andere Verfahren wie z.B. bei ueberpruefung des Umlaufvermögens kaum ersetzen laesst. Die Subjekte, die ihre Jahresabschluesse z.B. zum 31.12.2019 aufstellen, sollen also grundsaetzlich schon die ersten Treffen mit den Abschlusspruefern und Besprechung der Zusammenarbeit mit ihnen in den kommenden Monaten hinter sich haben. Natuerlich waere es besser, mit dem Abschlusspruefer kontinuierlich zusammenzuarbeiten oder ihn zumindest fuer ein paar Jahre zu waehlen – ein zu haeufiger Wechsel des Abschlusspruefers, bevor dieser das Geschaeft seines Mandanten und seine Risiken echt richtig kennen lernt, bringt keinen Mehrwert nicht nur den Eigentuemern, sondern auch der Geschaeftsleitung und den Buchhaltern des Subjekts.

Zusammenfassung

Um eine Pruefungsgesellschaft richtig zu waehlen, lohnt es sich also:

• das Auswahlverfahren entsprechend frueh zu planen;
• die Daten ueber die Abschlusspruefer zu sammeln und ein vollstaendiges Bild ueber sie zu erhalten, die Meinungen ueber ihre Arbeit kennenzulernen, die Kenntnis davon zu haben, ob die jeweilige Pruefungsgesellschaft ueber entsprechende Ressourcen verfuegt, seine interne ueberpruefung durchfuehrt und eigene technische Abteilung fuer Lösung von außergewöhnlichen Fragen u. dgl. hat;
• vor der Wahl des Abschlusspruefers zwei oder drei Pruefungsgesellschaften zu einem Treffen einzuladen, um sich davon zu ueberzeugen, wie sie die Zusammenarbeit mit dem Mandanten behandeln, um die Pruefungsmethodologie zu verstehen und zu sehen, ob sich die beiden Parteien waehrend der Zusammenarbeit miteinander kommunizieren werden können. Gut, falls das zu pruefende Subjekt davon ueberzeugt ist, dass der Abschlusspruefer die Erwartungen der Eigentuemer, auch z.B. im Falle der Pruefung des zusaetzlichen, nach US GAAP bzw. IFRS erstellten Konsolidierungspakets erfuellen wird;
• das Thema der Rechnungsstellung fuer zusaetzliche, ueber die Pruefungshandlungen hinausgehende Taetigkeiten, Aufklaerungen bzw. erneute ueberpruefungen von Abschluessen anzusprechen.

​

Erst nach Einholung der vorgenannten Informationen soll die Geschaeftsleitung des Subjekts seinen Eigentuemern bzw. dem Aufsichtsrat die jeweilige Pruefungsgesellschaft mit voller ueberzeugung empfehlen. Und nach der Fassung des Beschlusses ueber die Wahl und Unterzeichnung des Vertrags ueber Durchfuehrung der Abschlusspruefung sollen die beiden Parteien eine gute, langfristige und fuer alle Interessengruppen erfolgreiche Zusammenarbeit anfangen. Damit es dazu kommt, sollen sich auch die Gesellschafter bzw. Aufsichtsraete an dem Wahlprozess beteiligen.