Outsourcing der internen Revision als Mittel zur Optimierung der Unternehmenskosten

In diesem Beitrag beantworten wir folgende Fragen:

• Was ist Outsourcing und Co-Sourcing der Internen Revision?
• Warum lohnt es sich, bei der Durchführung von Governance-Aufgaben die Dienste einer professionellen Prüfungsgesellschaft in Anspruch zu nehmen?

In der heutigen sich dynamisch entwickelnden Geschäftswelt ist ein effektives Management der Internen Revision eine Schlüsselmethode der Führungskräfte zur Aufrechterhaltung der Qualität von Prozessen und einer stabilen Entwicklung der Organisation. Dies ist jedoch nicht einfach – jedes Jahr steht die Revisionsleitung vor der Herausforderung, einen umfassenden Aktionsplan zu entwickeln, der auf die sich ständig ändernden Bedürfnisse und Geschäftsziele eingeht. Wie geht man diese Aufgabe, die viel Engagement und beträchtliche Kenntnisse der Finanzverfahren erfordert, am besten an?

Damit die Interne Revision die beabsichtigten Ergebnisse bringt und den wachsenden Erwartungen von Investoren und Überwachungsorganen gerecht wird, müssen Unternehmen, die sich für ihre Durchführung entscheiden, zunächst sicherstellen, dass sie über angemessene (und ausreichende) Ressourcen verfügen, die effektiv eingesetzt werden¹.

Zu diesem Zweck sollte das für die Aufrechterhaltung der organisatorischen Governance zuständige Organ eine Reihe von Faktoren analysieren, vor allem:

• die Komplexität der Aufgaben,
• den Erfahrungsstand des Personals,
• die aktuelle Auslastung des verfügbaren Personals. 

Stellt die für die Durchführung der Internen Revision verantwortliche Person fest, dass die ermittelten Ressourcen für die Erfüllung dieser Aufgabe nicht ausreichen, kann es erforderlich sein, die Unterstützung einer externen Prüfungsgesellschaft in Anspruch zu nehmen, die umfassende oder ergänzende interne Revisionsleistungen (d.h. nur einen Teil der Verfahren) anbietet.

Welche Formen kann Outsourcing der Internen Revision annehmen?

Die externe Unterstützung für Unternehmen, die die Interne Revision durchführen, kann verschiedene Formen annehmen und mit der Auslagerung eines vielfältigen Verantwortungsbereichs an externe Organisationen zusammenhängen. Die gebräuchlichsten Formen der internen Revisionsleistungen sind:

• Vollständiges Outsourcing – beruht auf der Beauftragung eines unabhängigen externen Dienstleisters mit der Ausführung aller Aufgaben, die mit der Internen Revision zusammenhängen. Die Tätigkeiten, die im Rahmen dieser Dienstleistung durch die Prüfungsgesellschaft ausgeübt werden, erstrecken sich auf die gesamte Interne Revision². Die Unternehmensvertreter müssen jedoch bedenken, dass die Aufsicht und die Verantwortung für die Interne Revision nicht ausgelagert werden können.
• Co-Sourcing (teilweise Auslagerung) – Vertragsbeziehung mit einem unabhängigen externen Dienstleister für einen Teil von internen Revisionsleistungen³. Co-Sourcing kann in der Unterstützung bei der Umsetzung eines bereits genehmigten Revisionsplans, bei der Wahrnehmung einzelner Revisionsaufgaben oder bei der gemeinsamen Erfüllung des Mandats der Internen Revision bestehen. Dank der teilweisen Auslagerung ist die Interne Revision im Unternehmen unter den bestehenden Bedingungen tätig, profitiert jedoch von einer vollen Unterstützung in bestimmten Bereichen, wodurch eine bestimmte Organisation kein ständiges, umfangreiches Team von Revisoren aufrechterhalten muss.
• Gelegentliche Unterstützung des Personals – d.h. periodische „Überlassung” von Revisoren von einem externen Dienstleister, wodurch die Organisation, die das Verfahren durchführt, ihre Interne Revision während der Umsetzung bestimmter Projekte verstärken bzw. entlasten kann. Diese Lösung ist besonders nützlich bei unerwarteten Personalengpässen oder Schwierigkeiten bei der termingerechten Fertigstellung der Arbeiten.

Vorteile der Auslagerung von internen Revisionsleistungen an eine externe Prüfungsgesellschaft

Beauftragung der externen Dienstleister mit der gesamten (oder teilweisen) Internen Revision kann für das Unternehmen, das sich dafür entscheidet, viele Vorteile bringen. Die wichtigsten davon sind:

• Kostenoptimierung – dank der Möglichkeit, Co-Sourcing in Anspruch zu nehmen und eine flexible, auf die aktuellen Bedürfnisse zugeschnittene Unterstützung zu erhalten, können Organisationen Fixkosten in Zeiten geringerer Arbeitsbelastung vermeiden, was besonders bei kleineren und mittleren Unternehmen wichtig ist. Im Falle der Inanspruchnahme der Dienste eines externen Anbieters ist es möglich, ein festes Budget festzulegen, das keine zusätzlichen Kosten für die Aufrechterhaltung eines umfangreichen internen Revisionsteams mit sich bringt (wie z. B. die Kosten für Schulungen, die Wartung der Infrastruktur oder den Kauf von Spezialsoftware).
• Zeitersparnis – eine schnelle Durchführung notwendiger Prüfungstätigkeiten ist besonders wichtig bei Aufgaben, die kurzfristig durchzuführen sind bzw. bei unerwarteten Herausforderungen. Durch die Auslagerung der Aufgaben der Internen Revision an Fachleute brauchen Unternehmen nicht nur ihre internen Ressourcen nicht einzubeziehen, sondern sie können auch langwierige Verfahren und komplizierte Prozesse vermeiden, die mit der eigenständigen Durchführung der Internen Revision verbunden sind. Darüber hinaus können externe Spezialisten dank ihrer umfangreichen Erfahrung mögliche Unregelmäßigkeiten schneller melden und wertvolle Handlungsempfehlungen für das Management und die Geschäftsführung formulieren.
• Fachwissen und Kompetenzen – die Möglichkeit, die Unterstützung von Experten in Anspruch zu nehmen, die Spezialisten auf ihrem Gebiet sind und über ein breites Erfahrungsspektrum verfügen, ist von unschätzbarem Wert. Ein externer Dienstleister kann die Organisation durch umfassende Verfahren, spezialisierte Tools und ein bewährtes Arbeitsmodell unterstützen, dank derer die Aufgaben und Abläufe, die ein langfristiges Engagement der Mitarbeiter und des Managements erfordern, erfolgreich an Fachleute ausgelagert werden.

Die Auslagerung auch nur eines Teils der Aufgaben der Internen Revision bringt Unternehmen in der Regel messbare Vorteile – insbesondere dann, wenn der Einsatz von Spezialisten aus jedem geprüften Bereich nicht möglich oder finanziell nicht optimal wäre. Die externe, unabhängige und in Übereinstimmung mit den Standards durchgeführte Beurteilung von Prozessen und Governance ermöglicht es den Geschäftsinhabern, die Risikomanagementmethoden und die internen Kontrollen in der Organisation zu verbessern sowie ihre Ressourcen effizienter zu verwalten.

¹The Institute of Internal Auditors (2024), Global Internal Audit Standards, S. 73.

²The Institute of Internal Auditors (2024), Global Internal Audit Standards, S. 12.

³The Institute of Internal Auditors (2024), Global Internal Audit Standards, S. 12.