Elektronische Jahresabschlüsse 2025 – wie sieht es in der Praxis aus?

In diesem Beitrag beantworten wir folgende Fragen:

• Was sind E-Abschlüsse?
• Bis wann ist ein Jahresabschuss aufzustellen?
• Wer muss den E-Abschluss unterzeichnen und wie?

Seit dem 1. Oktober 2018 sind Jahresabschlüsse in Polen ausschließlich in elektronischer Form aufzustellen und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur bzw. mit einer mit dem vertrauenswürdigen ePUAP-Profil bestätigten Signatur zu versehen. Diese Regeln wurden im Rahmen der Änderung des Rechnungslegungsgesetzes eingeführt und bedeuten in der Praxis eine völlige Abkehr von der Verwendung dieser Dokumente in Papierform. Wie sieht also der derzeitige Umlauf von E-Abschlüssen in Polen aus und welche Einreichungsmethoden und Fristen gelten für Unternehmen, die in unserem Land tätig sind?

Wichtige Regeln für aktuelle E-Abschlüsse

Buchhalter, die elektronische Jahresabschlüsse aufstellen, müssen mehrere Schlüsselfragen im Zusammenhang mit der Erstellung und Verwendung dieses Dokuments berücksichtigen.

• Fehlende Papierform des Dokuments – ein Ausdruck des elektronischen Jahresabschlusses wird nur als Kopie davon behandelt.
• Vorgegebenes Format und Struktur – Jahresabschlüsse der Unternehmen, die im Landesgerichtsregister (KRS) eingetragen sind, werden in strukturierter XML-Form gemäß den vom Finanzministerium veröffentlichten und im öffentlichen Mitteilungsblatt des Finanzministeriums veröffentlichten Schemata erstellt.
• Einbeziehung der Einkommensteuerpflichtigen, die Bücher führen – gemäß den polnischen Vorschriften sind solche Unternehmen auch verpflichtet, elektronische Jahresabschlüsse in einer logischen Struktur zu erstellen.
• Fehlende Verpflichtung, dem Finanzamt eine Kopie des Dokuments vorzulegen – Unternehmen, die im Landesgerichtsregister (KRS) eingetragen sind, reichen ihre Jahresabschlüsse nur an das Repository für Finanzdokumente im eKRS ein, wodurch gleichzeitig ihre Verpflichtung gegenüber der Finanzverwaltung erfüllt wird.
• Festgelegte Regeln für die Erstellung von Jahresabschlüssen nach den International Financial Reporting Standards – elektronische Jahresabschlüsse nach IFRS werden in Polen in dem in der Verordnung (EU) 2019/815 der Kommission genannten Format (oder einem anderen durchsuchbaren Format) erstellt; seit 2020 gilt ESEF (European Single Electronic Format, d.h. einheitliches elektronisches Berichtsformat).
• Gesetzlich vorgeschriebene Verfahren für die Abgabe von Erklärungen – gemäß Art. 52 des Rechnungslegungsgesetzes kann der Jahresabschluss eines Unternehmens nur von einem Mitglied des Leitungsorgans unterzeichnet werden, wenn dieses Organ mehrköpfig ist. Voraussetzung ist, dass andere Organmitglieder schriftliche Erklärungen abgeben, dass der Jahresabschluss den Vorschriften entspricht (bzw. verweigern, eine solche Erklärung abzugeben). Die Verweigerung der Erklärung wird der Verweigerung der Unterzeichnung des Jahresabschlusses gleichgestellt und muss daher schriftlich begründet werden. Die Buchhalter sind verpflichtet, dem Jahresabschluss sowohl Erklärungen beizufügen, die seine Gesetzeskonformität bestätigen, als auch die Verweigerung der Erklärung.

Aktuelle Tools und Praktiken für elektronische Einreichung von Abschlüssen

Im Jahr 2018, als E-Abschlüsse verpflichtend wurden, fehlten noch viele technische Lösungen, was zu zahlreichen Problemen bei ihrer Einreichung führte. Heute ist die Situation jedoch anders:

• zahlreichen Problemen bei ihrer Einreichung führte. Heute ist die Situation jedoch anders:
• Das Finanzministerium stellt eine kostenlose Anwendung „e-Sprawozdania Finansowe” (dt. E-Abschlüsse) zur Erstellung von strukturierten XML-Dateien zur Verfügung.
• Immer mehr Buchhaltungsprogramme und ERP-Systeme verfügen über eine integrierte Funktion zur Erstellung von E-Abschlüssen im gewünschten Format.
• Das Repository für Finanzdokumente (RDF) im eKRS ermöglicht die einfache Online-Einreichung von Dokumenten durch berechtigte Personen.

Fristen für Aufstellung und Einreichung von elektronischen Jahresabschlüssen

Die Einreichung von elektronischen Jahresabschlüssen besteht derzeit aus drei Hauptschritten:

• der Jahresabschluss ist innerhalb von 3 Monaten nach dem Bilanzstichtag zu aufzustellen,
• dann ist er ist innerhalb von 6 Monaten nach dem Bilanzstichtag festzustellen,
• und schließlich ist die Datei innerhalb von 15 Tagen nach Feststellung des Jahresabschlusses bei dem Landesgerichtsregister (KRS) einzureichen. 

Für Unternehmen, deren Geschäftsjahr am 31. Dezember endete, läuft die Frist für die Feststellung des Jahresabschlusses am 30. Juni und für die Einreichung der Datei beim Landesgerichtsregister am 15. Juli ab. 

Richtig erstelle E-Abschlüsse sind die Grundlage

Heutzutage sind elektronische Jahresabschlüsse in Polen ein Standard, und die anfänglichen Schwierigkeiten mit ihrer Unterzeichnung und ihren Formaten sind glücklicherweise weitgehend gelöst. Es ist nach wie vor von entscheidender Bedeutung, die Fristen einzuhalten und die aktuellen Schemata des Finanzministeriums zu nutzen, daher lohnt es sich, die Unterstützung der professionellen Outsourcing-Unternehmen und interne Revisionsdienste in Anspruch zu nehmen, um sicherzustellen, dass die Organisation optimierte Verfahren anwendet und alle Verpflichtungen ordnungsgemäß erfüllt.