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Die eingesetzte Buchhaltungssoftware so zu integrieren, dass sie den Anforderungen des Landesweiten E-Rechnungssystems (KSeF) entspricht, kann problematisch sein – insbesondere bei international tätigen Unternehmen. Bei der Einführung elektronischer Rechnungen lohnt es sich daher, die Unterstützung der Steuerberater in Anspruch zu nehmen, die mit den diesbezüglichen Anforderungen vertraut sind, den Steuerpflichtigen durch diesen Prozess führen und gegebenenfalls die auf seine individuellen Bedürfnisse zugeschnittenen Handlungsalternativen vorschlagen.
Die Digitalisierung der Rechnungsstellung und Mehrwertsteuerberichterstattung, die von der Europäischen Kommission im Rahmen der sog. „VAT in Digital Age” (ViDA) Initiative vorgeschlagen wurde, bringt eine Mehrwertsteuerrevolution auf der EU-Ebene mit sich, weil sie Unternehmen in allen Mitgliedstaaten betreffen wird. In Polen ist ein Beispiel für diese Digitalisierung die Implementierung des Landesweiten E-Rechnungssystems (KSeF), das bald von fast allen in unserem Land tätigen Unternehmen genutzt werden muss.
Was genau ist KSeF und ab wann wird es verpflichtend?
Das Landesweite E-Rechnungssystem (KSeF) ist ein EDV-System, in dem strukturierte Rechnungen elektronisch ausgestellt und empfangen werden. Damit eine solche elektronische Rechnung nach den polnischen Vorschriften als ordnungsgemäß angesehen werden kann, muss sie genau definierte Anforderungen erfüllen und der logischen Struktur FA(3) entsprechen.
Obwohl das KSeF selbst bereits seit einigen Jahren in Betrieb ist, war seine Nutzung bisher freiwillig. Die wirkliche Revolution kommt, wenn das System verpflichtend wird.
Die Frist für die Einführung der verpflichtenden E-Rechnungen wurde mehrfach verschoben. Derzeit wissen wir jedoch, dass die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen:
- ab dem 1. Februar 2026 – für Steuerpflichtige, deren Jahresumsatz 200 Mio. PLN übersteigt,
- ab dem 1. April 2026 – für sonstige in Polen tätige Steuerpflichtige
gelten wird.
Wichtig ist, dass KSeF-bezogene Probleme auch ausländische Unternehmen betreffen, die in Polen für umsatzsteuerliche Zwecke registriert sind. Das Ausmaß der Herausforderungen, die mit der Einführung der verpflichtenden E-Rechnungen verbunden sind, hängt jedoch von der Art des Unternehmens und den individuellen Umständen ab – es kann sich sowohl um geringfügige Änderungen beim Empfang von Eingangsrechnungen von polnischen leistenden Unternehmern als auch um die Verpflichtung zur vollständigen Implementierung elektronischer Rechnungen in Übereinstimmung mit den polnischen Anforderungen und der logischen Struktur FA(3) handeln.
Nehmen Sie umfassende Geschäftslösungen in Anspruch
Der Leistungsumfang von RSM Poland im Rahmen der Implementierung von elektronischen strukturierten Rechnungen: Welche Unterstützung können KSeF-Benutzer erwarten?
Die Implementierung des Landesweiten E-Rechnungssystems ist für viele Unternehmen und Organisationen eine große Herausforderung, und es bleibt immer weniger Zeit dafür.
Maßnahmen, die KSeF-pflichtige Unternehmer ergreifen müssen:
- Überprüfung, welche Eingangs- und Ausgangsumsätze mit E-Rechnungen dokumentiert werden,
- Überprüfung der Datenquellen, die derzeit für die Ausstellung von Ausgangsrechnungen und Korrekturrechnungen verwendet werden,
- Anpassung der Rechnungsstellung und des Dokumentenumlaufs an die neuen Vorschriften,
- Analyse der Funktionalität der verwendeten Buchhaltungssoftware, ihrer Konformität mit den Anforderungen des KSeF und ihre mögliche Anpassung,
- Schulung der Mitarbeiter, die an der Rechnungsstellung beteiligt sind, zu den neuen Vorschriften und Folgen ihrer Nichteinhaltung,
- Erteilung von KSeF-Benutzerrechten an Personen, die für den Versand und Empfang von E-Rechnungen verantwortlich sind.
Um diesen Herausforderungen begegnen zu können, ist es notwendig, umfassende Kenntnisse von Personen in Anspruch zu nehmen, die nicht nur auf Steuerberatung, sondern auch auf Unternehmensberatung, Buchhaltung und IT spezialisiert sind. Unser Team von Experten – Personen, die sich in bestimmten KSeF-Implementierungsmaßnahmen gut auskennen – unterstützt Sie dabei.
Phasen der KSeF-Implementierung mit Unterstützung der Steuerberater von RSM Poland
Die E-Rechnungsstellung ist nicht nur eine Frage der technischen Integration der staatlichen Plattform in das Buchhaltungssystem – jedes Unternehmen hat einzigartige Prozesse für den Dokumentenumlauf, deshalb erfordert die erfolgreiche Implementierung von KSeF eine Analyse und Anpassung der Tätigkeiten an die Situation einer bestimmten Organisation. Dies ist insbesondere bei internationalen Unternehmen wichtig, weil die Implementierung einer KSeF-konformen E-Rechnungsstellung auf zentraler Ebene (Konzernebene) keine leichte Aufgabe ist und es innerhalb des globalen Buchhaltungssystems schwierig oder manchmal unmöglich sein kann, alle Anforderungen zu erfüllen. Die erfolgreiche Einführung polnischer E-Rechnungen erfordert daher einen individuellen Ansatz für diesen Prozess auf nationaler Ebene.
In RSM Poland gehen wir davon aus, dass die Art und Weise der Implementierung von KSeF an die Besonderheiten des jeweiligen Unternehmers angepasst werden muss – ein Unternehmen, dessen Tätigkeitsumfang in Polen begrenzt ist, sollte keine übermäßigen Kosten im Zusammenhang mit der Anpassung an das KSeF tragen.
Vor diesem Hintergrund haben wir fertige Lösungen sowohl für (insbesondere ausländische) Steuerpflichtige entwickelt, die nur wenige Rechnungen pro Monat ausstellen, als auch für Unternehmen, die skalierbarere Lösungen benötigen. Wir bieten auch professionelle Unterstützung bei der Umsetzung externer Lösungen, die von den durch unsere Mandanten ausgewählten Anbietern von Buchhaltungs- und ERP-Systemen angeboten werden.
Der Schlüssel zur Implementierung und zum Versand von E-Rechnungen an KSeF liegt darin, den Informations- und Dokumentenfluss im Unternehmen gründlich zu verstehen und abzubilden. Eine ordnungsgemäß durchgeführte Prozessabbildung sollte alle notwendigen Verfahren, Anweisungen und Unterlagen in Bezug auf den Informationsfluss in der Organisation berücksichtigen, deshalb gehen wir gründlich und methodisch vor und wir nutzen unsere Erfahrungen aus steuerlichen Durchsichten, um sicherzustellen, dass die von einem bestimmten Unternehmen verwendeten Prozesse ordnungsgemäß und umfassend beachtet werden.
Die Einführung von KSeF ist ein dynamischer Prozess – es ändern sich sowohl die Vorschriften als auch (mit der kontinuierlichen Weiterentwicklung) die Geschäftsanforderungen und die IT-Infrastruktur der Unternehmen. Deshalb lohnt es sich, am Puls der Zeit zu bleiben und sich darüber im Klaren zu sein, wie reibungslos dieser Prozess ablaufen kann. Unser Steuerberatungsteam überwacht laufend die vom Finanzministerium veröffentlichten Informationen und den Verlauf der KSeF-Implementierung, so dass Unternehmen erfolgreich regelmäßige Anpassungen vornehmen und dadurch das System an neue Anforderungen anpassen können.
Warum sollten Sie bei der Implementierung des E-Rechnungssystems die Leistungen von RSM Poland in Anspruch nehmen?
Die Experten von RSM Poland verfügen über praktische Erfahrung in der Steuerberatung, insbesondere in:
- Durchführung der Prüfungen von VAT Compliance-Abläufen – sowohl für inländische, als auch für ausländische Unternehmen,
- Unterstützung der ausländischen Unternehmen bei ihrer umsatzsteuerlichen Registrierung in Polen,
- Analyse der Begründung einer ertragsteuerlichen oder umsatzsteuerlichen Betriebsstätte (PE oder FE) durch ausländische Unternehmen, die in Polen tätig sind,
- Unterstützung bei der Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen im Rahmen von CIT Compliance und VAT Compliance,
- Kontakt mit Finanzbehörden und Erteilung der erforderlichen Informationen im Falle der steuerlichen Vorprüfungen, Betriebsprüfungen und Steuerverfahren.
Unser Leistungsumfang im Bereich der Buchhaltung, Rechtsberatung und IT:
- Wir bieten das Outsourcing der Buchhaltung und die Buchhaltungsaufsicht.
- Wir konfigurieren und optimieren das Oracle-Buchhaltungssystem im Hinblick auf die Informationserwartungen des Unternehmens und die Einhaltung der polnischen Vorschriften.
- Wir bieten Unterstützung bei der Implementierung einfacher Tools für die Nutzung von KSeF, die eine optimale Lösung für Unternehmen mit einem begrenzten Tätigkeitsbereich in Polen darstellen.
- Wir überprüfen qualifizierte Signaturen und vertrauenswürdige Profile der Schlüsselpersonen im Unternehmen (und gegebenfalls unterstützen wir Unternehmen bei ihrer Beantragung).
- Wir unterstützen die Mandanten bei der Erteilung von KSeF-Benutzerrechten an Personen, die für den Versand und Empfang von E-Rechnungen und E-Korrekturrechnungen verantwortlich sind.
- Wir analysieren Bedingungen der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern im Hinblick auf die Verpflichtungen und Verfahren des KSeF und beraten die Mandanten bei Gestaltung dieser Bedingungen (u.a. durch die Anpassung der Verträge mit Geschäftspartnern, Allgemeinen Vertragsbedingungen, Allgemeinen Geschäftsbedingungen usw.).
- Wir erarbeiten interne Unterlagen (innerbetriebliche Vorschriften und Verfahren – u.a. innerbetriebliche Vorschriften über die Regeln für die Ausstellung von Rechnungen und Korrekturrechnungen, Erstellung des Anhangs, Vorgehensweise beim Ausfall), einschließlich Personalunterlagen, die an die neuen Regelungen im Zusammenhang mit KSeF angepasst sind.
- Wir identifizieren Risiken im Zusammenhang mit der Erfüllung der Verpflichtungen von Unternehmern nach dem Gesetz zur Verhinderung übermäßiger Verzögerungen bei Handelsgeschäften und aufgrund von Verfahren des Amts für Wettbewerbs- und Verbraucherschutz im Zusammenhang mit dem Inkrafttreten des KSeF (u.a. wir helfen bei der Identifizierung der Unternehmensgröße, machen die Mandanten auf die Rechte des Gläubigers und die Pflichten des Schuldners im Zusammenhang mit Zahlungsfristen aufmerksam usw.).
Wenn Sie Probleme mit der Finanzverwaltung vermeiden möchten, wenden Sie sich an unseren Experten und finden Sie heraus, wie wir ihr Unternehmen unterstützen können.
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