Landesweites E-Rechnungssystem (KSeF) – Q&A

Ab dem 1. Februar 2026 gilt das KSeF für Unternehmen, deren Umsatz im Vorjahr 200 Mio. PLN überstiegen hat, und ab dem 1. April 2026 für alle Unternehmen.

Die obligatorische Integration in das System betrifft Steuerpflichtige, die ihren Sitz oder feste Niederlassung in Polen haben und verpflichtet sind, Umsatzsteuerrechnungen an polnische und ausländische Unternehmer auszustellen.

Es ist besonders wichtig bei der Anpassung der derzeitigen Unternehmensabläufe und der Vorbereitung der Unternehmen auf Änderungen, bei denen das Versenden einer Rechnung an das KSeF obligatorisch wird, dass alle Unternehmen schon jetzt – im Zeitraum zwischen dem 1. Januar 2022 und 31. Januar 2026 – das KSeF freiwillig nutzen können.

Darüber hinaus können Rechnungen bis zum 31. Dezember 2026 weiterhin außerhalb des KSeF ausgestellt werden (in Papierform oder elektronisch), wenn in einem bestimmten Monat die Summe der Umsätze inkl. USt auf diesen Rechnungen 10 Tsd. PLN nicht übersteigt.

Das obligatorische KSeF bringt mehrere Vorteile mit sich, die sowohl finanzieller (Verkürzung der Wartezeit auf die Rückerstattung der zu viel gezahlten Umsatzsteuer von 60 auf 40 Tage) als auch organisatorischer Art (schnellerer Umlauf von Belegen, kein Risiko des Verlusts/der Zerstörung des Belegs, Befreiung von der Pflicht zur Aufbewahrung und Archivierung von Rechnungen bis zu 10 Jahren) sind.

Damit alle strukturierten Rechnungen ordnungsgemäß ausgestellt werden können, müssen Unternehmen, die in Polen tätig sind, ihre internen Verfahren in Bezug auf den Dokumentenumlauf und die Rechnungsstellung entsprechend anpassen.

Zunächst ist es wichtig, die Art und Weise der Zustellung von Rechnungen zu bestimmen, die im KSeF ausgestellt werden, wenn der Empfänger dieser strukturierten Rechnungen ein ausländischer Geschäftspartner ist.

Weitere erforderliche Maßnahmen umfassen die Analyse der Übereinstimmung der eingesetzten Buchhaltungssysteme mit den Anforderungen des KSeF und deren mögliche Anpassung.

Darüber hinaus sollten Unternehmer auch die Mitarbeiter schulen lassen, die gerade an der Rechnungsstellung beteiligt sind. Alle Personen, die mit Daten, Kunden und Geschäftspartnern in Kontakt stehen – also nicht nur diejenigen, die die Möglichkeit haben, Rechnungen auszustellen – sollten mit den neuen polnischen Vorschriften vertraut gemacht werden und sich über die Konsequenzen deren Nichteinhaltung informieren.

Die Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen im KSeF gilt für Umsatzsteuerpflichtige mit Sitz oder fester Niederlassung in Polen.

Ausländische Unternehmen, für die ein Risiko besteht, eine feste Niederlassung zu begründen, die aber zugleich Argumente für ihr Nichtvorliegen haben, sollten in Erwägung ziehen, einen Antrag auf Erteilung eines Steuervorbescheids in diesem Bereich zu stellen.

Die Pflicht zur Rechnungsstellung im KSeF gilt nicht für Rechnungen, die durch folgende Steuerpflichtige ausgestellt werden:

• Steuerpflichtige, die weder Sitz noch feste Niederlassung in Polen haben*;
• Steuerpflichtige, die in Polen nicht ansässig sind oder Steuerpflichtige, die zwar eine feste Niederlassung in Polen haben, aber diese feste Niederlassung nicht an der Lieferung oder sonstigen Leistung beteiligt ist*;
• Steuerpflichtige, die Sonderregelungen OSS und IOSS in Anspruch nehmen;
• Steuerpflichtige, die Rechnungen nur an natürliche Personen ausstellen, die keine Geschäftstätigkeit ausüben.

*Diese Steuerpflichtigen können jedoch weiterhin freiwillig Rechnungen im KSeF ausstellen.

Die Ausstellung von E-Rechnungen ist nicht obligatorisch für Unternehmen, die keine feste Niederlassung (im umsatzsteuerlichen Sinne) auf dem Gebiet Polens haben.

Ein Unternehmen, das keine feste Niederlassung in Polen hat, ist nicht verpflichtet, Eingangsrechnungen im KSeF abzurufen. Bei Durchführung von Transaktionen informiert es seine polnischen Geschäftspartner darüber und gibt die Zustellungsmethode für Rechnung an.

Im polnischen Landesweiten E-Rechnungssystem ist es möglich, Rechnungen abzurufen, ohne sich einloggen zu müssen – im anonymen Zugriffsmodus. Der leistende Unternehmer, der diese Option nutzt, sollte dann seinen Geschäftspartner über die Rechnungsnummer, die Rechnungssystemnummer und den in Rechnung gestellten Bruttobetrag informieren.

Letztendlich soll die Anmeldung im anonymen Zugriffsmodus durch das Anbringen von strukturierten QR-Codes auf Rechnungen ersetzt werden, wodurch die damit gekennzeichneten Rechnungen in der Vorschau angezeigt werden können.

Bei juristischen Personen ist es erforderlich, dass sich der Steuerpflichtige im System authentifiziert. Die Authentifizierung kann durch ein qualifiziertes elektronisches Siegel oder durch die Abgabe der Mitteilung ZAW-FA erfolgen.

Sobald die Personen, die das KSeF im Namen des Unternehmens nutzen können, festgelegt sind, können sich diese Personen mit einer vertrauenswürdigen Signatur, einer qualifizierten elektronischen Signatur, einem KSeF-Zertifikat und bis Ende 2026 mit einem Token authentifizieren.

Elektronische strukturierte Rechnungen sind – einfach gesagt – Rechnungen, die über das Landesweite E-Rechnungssystem ausgestellt werden.

Es handelt sich um eine Art E-Rechnung, die die gesetzlich festgelegten Informationen enthält, eine bestimmte Form hat und in einem bestimmten elektronischen Format (XML) gespeichert wird. Dieses Format muss die Bedingungen erfüllen, die für das ordnungsgemäße Ablesen und Verarbeiten der im Beleg enthaltenen Daten erforderlich sind. Darüber hinaus muss eine strukturierte Rechnung die KSeF-Nummer, d.h. die Identifikationsnummer des Belegs, das vom System zugewiesenen wird, enthalten.

Um eine strukturierte Rechnung im Buchhaltungssystem ausstellen zu können, müssen folgende Schritte vorgenommen werden:

• Zunächst erstellt der Steuerpflichtige, wie üblich, eine Rechnung bzw. Rechnungen im Buchhaltungssystem des Unternehmens.
• Dann loggt sich die zum Einloggen berechtigte und vom System authentifizierte Person im KSeF an.
• Der nächste Schritt besteht darin, eine E-Rechnung bzw. ein Paket von E-Rechnungen per API an das KSeF zu senden.
• Jetzt erfolgt im KSeF eine automatische Überprüfung des Unternehmens und der Übereinstimmung der Rechnung mit der Vorlage.
  • Nach positiver Überprüfung vergibt das KSeF eine Nummer, die die strukturierte Rechnung identifiziert – die sog. KSeF-Rechnungsnummer – und die Rechnung kann vom Geschäftspartner im System heruntergeladen werden.
  • Im Falle einer negativen Überprüfung wird die Rechnung abgelehnt (dies kann passieren, wenn der Beleg nicht mit der Rechnungsvorlage übereinstimmt bzw. wenn das System nicht verfügbar ist).

Das KSeF bietet auch die Möglichkeit, den ersten der hier aufgeführten Schritte zu überspringen und direkt im System eine strukturierte Rechnung auszustellen, so dass Steuerpflichtige das eigene Buchhaltungssystem nicht nutzen müssen.

Um E-Rechnungen auszustellen und an das KSeF zu senden, muss die Buchhaltungssoftware so angepasst werden, dass es möglich ist, Belege direkt an diese zentrale Rechnungsdatenbank zu senden.

Eine andere Möglichkeit, eine Rechnung an das KSeF zu senden, ist die Verwendung kostenloser Tools, die vom polnischen Finanzministerium zur Verfügung gestellt werden. Daher können Steuerpflichtige die Software e-Microfirma verwenden oder sich direkt in das KSeF einloggen und darin eine Rechnung ausstellen und versenden.

Für den Versand von Rechnungen an KSeF werden diejenigen Personen zuständig, die im Namen des Unternehmens dazu berechtigt sind. Die vertretungsberechtigte Person im jeweiligen Unternehmen ist daher verpflichtet, den Mitarbeitern, die für die Rechnungsstellung verantwortlich sind, entsprechende Berechtigungen zu erteilen. Der Steuerpflichtige hat folgende alternative Möglichkeiten, die Person, die ihn vertritt, zu melden:

• mit der (beim zuständigen Leiter des Finanzamtes abgegebenen) Mitteilung über die Erteilung von Berechtigungen auf dem Formular ZAW-FA;
• unter Verwendung eines qualifizierten Siegels;
• über die Schnittstellensoftware, die auf der Website des polnischen Finanzministeriums verfügbar ist.

Februar bzw. April 2026 muss der Ausdruck (oder die elektronische Abbildung) einer strukturierten Rechnung, die der Steuerpflichtige dem Leistungsempfänger zur Verfügung stellt, einen QR-Code mit den strukturierten Rechnungsdaten enthalten, damit diese Rechnung im System gefunden werden kann.

Ab Februar 2026 ist die Zustimmung des Leistungsempfängers zum Erhalt strukturierter Rechnungen über KSeF nicht mehr erforderlich, ausgenommen die Fälle, in denen der leistende Unternehmer Rechnungen an Unternehmen ausstellt, die nicht zur Nutzung des KSeF verpflichtet sind.

Grundsätzlich ist nicht das Datum der Erstellung der Rechnung im Buchhaltungssystem, sondern der Zeitpunkt ihres Erscheinens in der elektronischen Datenbank entscheidend. Dies bedeutet, dass die Rechnung erst am Tag ihres Versands als in KSeF ausgestellt gilt.

Informationen über das Versanddatum – und damit das Ausstellungsdatum – werden in der amtlichen Empfangsbescheinigung (UPO) angezeigt, und das Rechnungsdatum selbst ist auch Bestandteil der von KSeF vergebenen Rechnungsnummer.

Darüber hinaus hat der Gesetzgeber den Offline 24-Modus eingeführt, dank dem eine Rechnung außerhalb des Systems ausgestellt und sofort (spätestens am nächsten Werktag) an das KSeF gesendet werden kann. In einem solchen Fall gilt als Ausstellungsdatum das Datum, das der Steuerpflichtige auf der Rechnung angegeben hat.

Wenn eine Rechnung im KSeF ausgestellt wird, ist der Rechnungsaussteller ab Februar 2026 nicht mehr verpflichtet, sie außerhalb des Systems zu versenden.

Im Falle der Ausstellung einer strukturierten Rechnung an einen Leistungsempfänger, der nicht zur Nutzung des KSeF verpflichtet ist, muss der Steuerpflichtige die Zustimmung des Geschäftspartners zum Erhalt der Rechnung über das Landesweite E-Rechnungssystem einholen. Wenn der Geschäftspartner nicht damit einverstanden ist, die Rechnung im System zu erhalten, ist der Aussteller verpflichtet, die Rechnung auf eine andere mit ihm vereinbarte Weise zuzustellen.

Bei einem Ausfall, der auf der Webseite des Mitteilungsblatts für Öffentliche Bekanntmachungen (BIP) bekannt gegeben und über eine Schnittstellensoftware mitgeteilt wird, hat der Steuerpflichtige Rechnungen gemäß der Vorlage auszustellen.

Der Steuerpflichtige ist verpflichtet, diese Rechnungen innerhalb von 7 Werktagen nach Ende des KSeF-Ausfalls an das System zu senden. Solche Rechnungen sind in besonderer Weise zu kennzeichnen, aus der hervorgeht, dass sie während des Ausfalls ausgestellt wurden.

Im Falle von KSeF-Wartungsarbeiten ist der Steuerpflichtige verpflichtet, Rechnungen gemäß der Vorlage auszustellen und sie dann spätestens am nächsten Werktag nach Ablauf des Zeitraums der Nichtverfügbarkeit des Systems an das KSeF zu senden.

Darüber hinaus gibt es einen Offline 24-Modus, der zwar als solcher kein Notfallmodus ist, aber es Ihnen ermöglicht, eine Rechnung gemäß der logischen Struktur FA außerhalb des KSeF auszustellen und sofort (spätestens am nächsten Werktag nach Rechnungsstellung) an das System zu senden. Jeder Steuerpflichtige kann den Offline 24-Modus nutzen, weil das Gesetz diesbezüglich keine Einschränkungen vorsieht. Dieser Modus wurde als Reaktion auf die Bedenken der Steuerpflichtigen hinsichtlich der verlängerten Wartezeit für die Bearbeitung von Rechnungen im KSeF vorgeschlagen.

Das Finanzministerium sieht die Möglichkeit vor, Anhänge zu einer strukturierte Rechnung hinzufügen, wenn es sich um Rechnungen handelt, die sich auf Tätigkeiten mit einer komplexen Anzahl von Daten beziehen. Es ist jedoch zu beachten, dass der Umfang der Daten, die in den Anhang zur Rechnung aufgenommen werden können, sehr begrenzt ist.

Um Anhänge zusammen mit der sog. E-Rechnung versenden zu können, müssen Sie dem Leiter der Landesfinanzverwaltung Ihre Absicht mitteilen, Rechnungen mit Anhängen auszustellen und an das KSeF zu senden. Die Mitteilung erfolgt über das Konto im E-Finanzamt. Ein Steuerpflichtiger kann Rechnungen mit Anhängen ausstellen, nachdem er die Bestätigung erhalten hat, dass er Rechnungen mit Anhängen ausstellen und an das KSeF senden kann.

Wenn er keine Rechnungen mehr mit Anhängen im KSeF ausstellen möchte, sollte er diese Tatsache auch dem Leiter der Landesfinanzverwaltung mitteilen.