Wir sprechen Ihre Sprache auch wenn es sich um abstrakte steuerliche Themen handelt. Die Optimierung der Geschäftstätigkeit bedarf sehr oft der Mobilität. Diese lässt sich viel schneller erreichen, wenn man die mit dem Umzug ins andere Land zusammenhängenden Formalien nicht mehr befürchtet. Steuern oder Sozialversicherungsfragen können abschreckend wirken. Das muss aber nicht der Fall sein – die Versetzung der Mitarbeiter lässt sich gut organisieren und ein ausgearbeitetes Modell mehrmals wiederholen. In dieser Folge des Podcast erzählen wir, wie es am einfachsten mit uns ginge.

Zusammenfassung aus dem ersten Abschnitt:
 

• Die Planung der Versetzung der Mitarbeiter ins Ausland soll man mit der Analyse der korrekten Besteuerung und SV-Belastung beginnen.
• Für Steuern ist die korrekte Festlegung der sog. steuerlichen Ansässigkeit kritisch – d.h. man muss den Staat bestimmen, in welchem man alle Einkünfte aus aller Welt offenzulegen hat und den Staat, wo die Steuer faktisch zu zahlen ist.
• Die Doppelbesteuerung wird in jedem Fall vermieden – dazu diesen die zwischenstaatliche Abkommen, welche in jedem Fall der Versetzung zu analysieren sind.
• Grundsätzlich zahlt man die Einkommensteuer dort, wo man arbeitet – es gibt aber viele Ausnahmen, welche unbedingt zu beachten und zu prüfen sind.
• Wenn ein Unternehmen seine Mitarbeiter an verschiedenen Standorten in verschiedenen Ländern arbeiten lässt, heißt es noch lange nicht, dass es sich dort steuerlich bzw. SV-rechtlich erfassen lassen muss. In Polen ist die Übertragung der Zahlungspflicht (an die Steuerbehörde und an die SV-Anstalt) auf den betroffenen Mitarbeiter möglich. Mit Unterstützung des Steuerberaters lässt sich das einfach organisieren.
• SV-Beiträge zahl man meisten in seinem Heimatland – nur in einigen, besonderen Fällen müsste man zu einem fremden SV-System wechseln. In Polen lässt sich der SV-Pflicht auch ohne Registrierung des Arbeitsgebers nachkommen.

Transkription

Herzlich willkommen zu der bereits fünften Folge unseres Podcasts „Steuern in Polen leicht erzählt”. Mein Name ist Przemysław Powierza. Ich bin Steuerberater und Tax Partner bei RSM Poland und quäle Sie seit einiger Zeit mit diesem Podcast. Unser Motto bleibt erhalten: „Business First”, also das Steuerliche bleibt auf jeden Fall weiterhin im Hintergrund. Wir sprechen über die Steuern einfach und hoffentlich verständlich. Keinen Gedanken folgen: „Die verkomplizieren alles. Es darf doch nicht so komplex sein.” Man denkt sich sehr oft, wenn man da an die Buchhalter denkt bzw. an die Berater. Es ist manchmal aber doch kompliziert. Nur mit einigen Themen, mit einigen komplizierten Themen lässt sich besser auf diese Art und Weise umgehen, dass man diese rechtzeitig erkennt und dass man sich einfach auf die gegebene Situation besser rechtzeitig, gut, kompetent vorbereitet.

Ein solches Thema möchte ich Ihnen heute darstellen, nämlich die Versetzung der Mitarbeiter - mobile Arbeit, Fernarbeit, Homeoffice, Wechsel eines Staates, wo man dann die Arbeit ausübt und so weiter. Muss das wirklich kompliziert sein? Muss das wirklich eine enorm große Herausforderung sein? Auf gar keinen Fall. Die Tatsache ist, dass die wirtschaftliche Entwicklung natürlich zahlreiche Investitionen der ausländischen Unternehmen in Polen nach sich zieht. Das sieht man ja eigentlich täglich, ermuntert aber auch in die andere Richtung, die polnische Unternehmen ins Ausland zu gehen. Und viele ausländischen Investoren profitieren natürlich von dem gut ausgebildeten und bereits sehr erfahrenen Personal, welches auf dem polnischen Markt immer noch vorhanden ist, wenn auch nicht mehr so billig wie zuvor. Es gibt aber auch, das muss man ja auch klar sagen, die andere Bewegung, die andere Richtung, nämlich polnische Unternehmen suchen nach Mitarbeitern mit ausreichenden Qualifikationen in der immer noch fremden ausländischen wirtschaftlichen Umwelt.

Die Beschäftigung der polnischen Mitarbeiter bei ausländischen Arbeitgebern steigt. Die gleiche Tendenz ist aber bereits auch umgekehrt zu beobachten. Polnische Arbeitgeber, und das sind auch unsere Mandanten bereits, sind für ausländische Mitarbeiter mehr und mehr attraktiv geworden. Die IT-Branche wäre zum Beispiel ein Fall. Die gute Nachricht: Fachmitarbeiter sind ja derzeit im Stande, ihre Arbeit eigentlich am beliebigen Ort in der Welt zu leisten, natürlich auch im Rahmen der Fernarbeit oder im sogenannten Homeoffice, was ja die Corona-Krise auch deutlich gemacht hat, und zwar nicht ganz selten in mehreren Ländern, an mehreren Standorten gleichzeitig. Sie sind ein Geschäftsführer und Sie träumen gerade, wie gut man am besten die Mitarbeiter in verschiedenen Projekten einsetzen könnte, wenn man aber diese Mitarbeiter von einem Land zum anderen viel leichter versetzen ließ oder Sie sind ein Mitarbeiter eines weltweit agierenden Unternehmens und träumen darüber, dass man seinen Arbeitsplatz viel einfacher von einem Land zum anderen verlegen kann und dass jemand den ganzen formalen Kram für Sie erledigt.

Das muss aber kein Traum mehr sein. Das lässt sich nämlich alles gut und reibungslos organisieren. Gerade in der Europäischen Union gibt es wirklich hervorragende Möglichkeiten, diverse flexible Lösungen im Bereich der Besteuerung und der Sozialversicherung auch in Anspruch zu nehmen. Es muss auch nicht wirklich in jedem Fall sehr kompliziert und langwierig sein. Die Voraussetzung wäre allerdings, dass man die sogenannte Versetzung der Mitarbeiter, von welchem wir heute können, welche wir heute sprechen, vorab gut organisiert, und zwar am besten auf der Ebene einer zentralen

HR-Abteilung, der Personalabteilung. Wenn man stattdessen mit wenigen Probeprojekten beginnen will, weil nicht unbedingt das Gleiche auf einmal wirklich zahlreiche Mitarbeiter betreffen soll, dann könnte man am Beispiel der ersten Freiwilligen zum Beispiel den Vorgang durcharbeiten und die ersten Erfahrungen sammeln. Es kann gleich loswerden. Heute versuche ich möglichst kurz zu erzählen, wie man dann die einzelnen formalen Schritte am besten vorbereitet. Eine Gehaltsanpassung an lokale Bedingungen, eine gute Adresse in der Innenstadt oder eher am Stadtrand, beste Verkehrsanbindungen oder doch ruhigere Lage? Drei oder vier Zimmer? Mietauto oder ohne, was weiß ich. Zusätzlicher Urlaub? Reguläre Reisen zu dem Heimatland? Büroarbeit oder lieber Homeoffice? All diese Dilemmas könnten wir für Sie nicht lösen, aber eines ist sicher: es handelt sich dabei um steuerpflichtige Bezüge bzw. geldwerte Vorteile, welche garantiert der Besteuerung unterliegen. Die Sozialversicherungspflicht muss ja auch im Visier bleiben.

Und hier müsste man mit dem Begriff der sogenannten steuerlichen Ansässigkeit anfangen. Die steuerliche Ansässigkeit darf man eigentlich mit dem Wohnort vergleichen. Wichtig ist aber zu merken, dass es sich dabei doch um einen Wohnort für steuerliche Zwecke handelt, also um den Staat, mit anderen Worten, wo man sich üblicherweise aufhält und aus dem Grund seine sämtlichen steuerlichen Angelegenheiten mit der lokalen Finanzverwaltung, mit der lokalen Finanzbehörde klären soll. Diese Sache wird üblicherweise auf der Ebene der lokalen und internationalen Steuervorschriften geregelt. Deswegen ist hier wirklich Vorsicht geboten und sehr große Sorgfalt. Gemäß den polnischen lokalen Steuervorschriften wird man im Grunde genommen in Polen steuerlich ansässig, wenn erstens man in Polen den sogenannten Mittelpunkt der Lebensinteressen: persönlichen und wirtschaftlichen besitzt oder man sich auf dem Gebiet Polens länger als 183 Tage während des jeweiligen Steuerjahres, welches grundsätzlich dem Kalenderjahr gleich ist, aufhält.

Das waren die lokalen Vorschriften, die internationalen, die meisten Doppelbesteuerungsabkommen sehen eine bestimmte Reihenfolge von Kriterien, welche da in der Festlegung der steuerlichen Ansässigkeit einzubeziehen sind. Erstens ständige Wohnstätte, zweitens engere persönliche und wirtschaftliche Beziehungen, also der bereits genannte Mittelpunkt der Lebensinteressen, drittens die Dauer des Aufenthalts in dem gegebenen Staat und viertens, wenn dann die vorherigen drei Punkte uns zu keinem Ergebnis bringen, die Staatsangehörigkeit.

Wozu überhaupt dient aber die Bestimmung der steuerlichen Ansässigkeit? Sind wir in einem bestimmten Staat steuerlich ansässig, so unterliegen wir dort, in dem Staat, der sogenannten unbeschränkten Steuerpflicht. Das bedeutet einfach ausgedrückt, dass wir in diesem Staat unsere sämtlichen Einkünfte der Besteuerung unterwerfen müssen. Also alles, komplett alles, was wir in diesem Staat und im Ausland, also überall in der Welt einmal verdient oder erwirtschaftet haben, muss in dem konkreten Staat der steuerlichen Ansässigkeit der Besteuerung unterworfen werden. Diese Regelung heißt daher, vielleicht etwas abschreckend, Welteinkommensprinzip.

Man kann sich aber nicht vorstellen, dass eine solche Situation einfach zu einer Doppelbesteuerung führen kann. Die Steuern werden ja in dem Staat des Wohnsitzes erhoben und zugleich auch in dem Staat, wo das Einkommen erzielt wird, einbehalten. Und hier arbeitet man schon mit sogenannten Doppelbesteuerungsabkommen, also mit den internationalen Abkommen, zwischenstaatlichen Abkommen, welche dieser Doppelbesteuerung eben vorbeugen sollen. Grundsätzlich gilt in den Doppelbesteuerungsabkommen die Regel, wonach die Vergütung, die eine in dem jeweiligen Vertragsstaat – so heißt es – ansässige, steuerlich ansässige Person aus z.B. nicht selbstständiger Arbeit bezieht, nur in diesem Staat besteuert wird, es sei denn, die Arbeit wird in einem anderen Vertragsstaat ausgeübt. Also am Beispiel das bedeutet, dass falls eine in Polen ansässige Person die Arbeit z.B. in Deutschland ausübt, soll dann die Vergütung für diese Arbeit gerade in Deutschland besteuert werden. Es gibt aber auch Ausnahmen wie immer im Steuerrecht, sei es im lokalen oder im internationalen Steuerrecht. Bleibt man in einem Staat relativ kurz, PI mal Daum nicht länger als ein halbes Jahr, so sagen dann die meisten Doppelbesteuerungsabkommen der Welt. und bekommt man sein Geld von einem Arbeitgeber mit keinem Sitz und mit keiner festen Einrichtung in dem Staat, wo die Arbeit geleistet wird, so bleibt die Besteuerung weiterhin in der steuerlichen Heimat. Es ist also klar: all diese Feinheiten muss man gründlich prüfen und nachweisen, damit man die Fehler nicht wiederholt bzw. dass man mit falschen Ergebnissen einfach über eine längere Zeit arbeitet, bevor man die Gehaltsabrechnung in allen Einzelheiten einplant und diese dann umsetzt.

Was aber, wenn ein polnischer Mitarbeiter seine Steuern in Polen zahlen muss, bezieht sein Gehalt aber von einem ausländischen Arbeitgeber? Ist diese umgekehrte Situation, muss sich der Arbeitgeber für steuerliche Zwecke in Polen registrieren lassen? Auf gar keinen Fall. Hier gibt es auch die Möglichkeit, dass der betroffene Mitarbeiter, mit Unterstützung des Steuerberaters am besten, selbst die Pflicht zur Bezahlung der Steuer übernimmt und jeden Monat die Zeche selbst an die zuständige Steuerbehörde abführt. Und das Gleiche betrifft natürlich dann die Beiträge zur Sozialversicherung, falls diese überhaupt in Polen, also in dem Staat, wo die Arbeit in unserem Beispiel geleistet wird, fällig sind. Zu kompliziert? Nein, bedarf aber einer schrittweisen logischen rechtzeitigen Ausarbeitung.

So werfen wir bitte final einen Blick auf die Sozialversicherungsvorschriften. Wo zahlt man dann die Beiträge? Gibt es da überhaupt ein Wahlrecht oder eher zwingende Vorschriften? Geht das ähnlich zu dem Steuerrecht oder komplett anders? Es gibt zum Glück klare Vorgaben in Form der EU-Verordnung und diese bedarf, weil es eine Verordnung ist, keiner Implementierung ins nationale Recht, weil eben direkt in jedem Mitgliedsstaat gilt. Nehmen wir das Beispiel des polnischen Mitarbeiters eines ausländischen Arbeitgebers. Falls dieser seine Arbeit teilweise in Polen und teilweise im Ausland, zum Beispiel am Sitz seines Arbeitgebers, in der Zentrale leistet, dann schuldet er die SV-Beiträge doch immer noch in seinem Wohnsitzstaat, aber unter der Bedingung, dass er hier einen bedeutenden Teil seiner Arbeit ausübt. Wichtig ist, dass es sich hier keinesfalls um die Mehrheit der Arbeit handeln muss. Es wird nur über den bedeutenden Teil gesprochen. Grundsätzlich gilt zudem als Schuldner der SV-Beiträge sein Arbeitgeber. Man darf aber die Pflicht – und das ist sehr ähnlich zu den steuerrechtlichen Regelungen – zur Abführung der SV-Beiträge vertraglich auf den Mitarbeiter übertragen und auf diese Art und Weise die mühselige Registrierung in einem fremden Land vermeiden. Diese kann wirklich mühselig sein, muss ich aus Erfahrung klar sagen. Kann man das alles relativ einfach gestalten? Natürlich, es gibt nur eine Voraussetzung: wieder rechtzeitige und kompetente Planung, nicht erst Umsetzung und dann umschauen, was eigentlich falsch gegangen ist bzw. was ist überhaupt los?

Zusammenfassend lässt sich also feststellen, die Mitarbeiterversetzung kann eine sehr gute, flexible Lösung für alle – internationale und nicht nur internationale – Unternehmen sein. Die Mitarbeiter können auf einmal in mehreren Staaten arbeiten, sie dürfen aber auch umziehen. Die Versetzung, ich meine auf Dauer, mit dem Wechsel des Wohnorts, ein richtiger Umzug mit der ganzen Familie geht auch in Frage und ist oft – muss man ja ganz ehrlich zugeben – die beste Lösung. Man muss dabei wirklich keine Formalien befürchten oder Missverständnisse mit lokalen Behörden in Kauf nehmen. Auf keinen Fall. Wer plötzlich auf die Idee kommt, für seine berufliche Entwicklung in einem anderen Land zu sorgen oder wer selbst Mitarbeiter im Ausland beschäftigt, die gerne in der Zentrale arbeiten würden, die Perspektive des Umzugs ja aber irgendwie abschreckend wirkt, dem würde ich sagen: Bitte nicht weiter zögern. Das alles lässt sich wirklich ruhig und gut organisieren. Wir übernehmen den steuerlichen und SV-rechtlichen Kram. Sie kümmern sich darum, was noch in den Kofferraum passt und was eventuell in den Mülleimer muss.

Das wär's von meiner Seite dieses Mal. Vielen Dank fürs Zuhören und ich wünsche Ihnen eine schöne Zeit. Auf Wiederhören.