Anna LEHMANN
Corporate Advisory Partner bei RSM Poland

Zuzanna BRÓDKA
Corporate Advisory Assistant bei RSM Poland

Seit 13. Juli 2019 gilt in Polen das Gesetz vom 1. Maerz 2018 ueber Verhinderung von Geldwaesche und Terrorismusfinanzierung  (GBl. 2018 FN. 723, im Weiteren „Gesetz”). Diese Regelung hatte zum Ziel die vollstaendige und ordnungsgemaeße Implementierung der Richtlinie (EU) 2015/849  des Europaeischen Parlaments und des Rates vom 20. Mai 2015 zur Verhinderung der Nutzung des Finanzsystems zum Zwecke der Geldwaesche und der Terrorismusfinanzierung in die polnische Rechtsordnung. Manche Vorschriften sind erst 18 Monate nach der Bekanntgabe des Gesetzes, d.h. am 13. Oktober 2019 in Kraft getreten und beeinflussten wesentlich das Funktionieren von vielen Unternehmen.

Vom Standpunkt der Unternehmer sind die mit dem Gesetz eingefuehrten  aenderungen sehr wichtig und sie bringen mit sich sowohl die Vorteile als auch Beschwerlichkeiten. Es geht um die Einrichtung des Zentralregisters der Wirtschaftlichen Eigentuemer (im Weiteren: „WiEReG” bzw. „Register”). Seit dem 13. Oktober 2019 ist jede Handelsgesellschaft ausgenommen Partnergesellschaften und öffentliche Aktiengesellschaften dazu verpflichtet, die Informationen ueber den wirtschaftlichen Eigentuemer innerhalb der gesetzlichen Pflicht in dem Register offenzulegen.

Lesen Sie bitte unseren Beitrag, wo wir die wichtigsten Fragen in Bezug auf das Funktionieren des Registers ansprechen.

Zentralregister der Wirtschaftlichen Eigentuemer – praktische Anwendung

Die Einrichtung des Zentralregisters der Wirtschaftlichen Eigentuemer hat zum Ziel die Erhöhung der Sicherheit des Wirtschaftsverkehrs, Ermöglichung der ueberpruefung der Geschaeftspartner und Erleichterung der ueberpruefung der Strukturen von juristischen Personen sowie der Erhebung und Verarbeitung der Informationen ueber wirtschaftliche Eigentuemer der Handelsgesellschaften. Seit 13. Oktober kann jeder Unternehmer unentgeltlich einen Antrag bei dem Register stellen und daraus die Daten ueber die wirtschaftlichen Eigentuemer seiner Geschaeftspartner einholen – also erfahren, wer tatsaechlich hinter dem jeweiligen Subjekt steht.

Wirtschaftlicher Eigentuemer – also wer?  

Gemaeß der allgemeinen, im Art. 2 Abs. 2 Nr. 1 des Gesetzes genannten Definition ist wirtschaftlicher Eigentuemer eine natuerliche Person bzw. natuerliche Personen, die unmittelbar bzw. mittelbar die Kontrolle ueber den Kunden aufgrund ihrer Berechtigungen ausueben, welche sich aus den rechtlichen bzw. tatsaechlichen Umstaenden ergeben und die Ausuebung eines entscheidenden Einflusses auf die von dem Kunden vorgenommenen Taetigkeiten bzw. Handlungen ermöglichen, oder eine natuerliche Person bzw. natuerliche Personen, in deren Auftrag die Geschaeftsbeziehungen aufgenommen werden oder eine gelegentliche Transaktion durchgefuehrt wird.

Um einen wirtschaftlichen Eigentuemer zu benennen, suchen wir also immer nach einer natuerlichen Person, die an der Spitze der Kapitalstruktur der jeweiligen Gruppe steht und unmittelbar bzw. mittelbar einen entscheidenden Einfluss auf die Gesellschaft hat. Oft ist das besonders im Falle der multinationalen Unternehmen mit einer komplexen Kapitalstruktur nicht einfach. Der Gesetzgeber bietet uns also mehr detaillierte Definitionen, die uns grundsaetzlich die Suche bis zum Erfolg (d.h. bis wie die richtige natuerliche Person finden) ermöglichen sollen.

Im Falle des Kunden, der eine andere juristische Person als die Gesellschaft ist, deren Wertpapiere zum Handel auf dem regulierten Markt zugelassen sind, der den Anforderungen der Offenlegung von Informationen aufgrund der EU-Rechtsvorschriften bzw. aufgrund der ihnen entsprechenden Rechtsvorschriften eines Drittstaates unterliegt, gilt als wirtschaftlicher Eigentuemer:

• eine natuerliche Person, die ein Anteilseigner bzw. Aktionaer des Kunden ist und das Eigentumsrecht an mehr als 25% der Anteile bzw. Aktien dieser juristischen Person hat;
• eine natuerliche Person, die ueber mehr als 25% aller Stimmen im beschlussfassenden Organ des Kunden auch als Pfandnehmer oder Benutzer oder aufgrund der Vereinbarungen mit anderen Stimmberechtigten verfuegt;
• eine natuerliche Person, die die Kontrolle ueber eine juristische Personen bzw. juristische Personen ausuebt, die zusammen ein Eigentumsrecht an mehr als 25% der Anteile bzw. Aktien des Kunden haben oder zusammen ueber mehr als 25% aller Stimmen im Organ des Kunden auch als Pfandnehmer oder Benutzer oder aufgrund der Vereinbarungen mit anderen Stimmberechtigten verfuegen.
• eine natuerliche Person, die die Kontrolle ueber den Kunden dadurch ausuebt, dass sie gegenueber dieser juristischen Person ueber die Berechtigungen nach Art. 3 Abs. 1 Nr. 37 des Gesetzes vom 29. September 1994 ueber Rechnungslegung (GBl. 2019, FN. 351) ausuebt [es geht hier um die Berechtigungen des herrschenden Unternehmens, das die Kontrolle ueber das abhaengige Unternehmen ausuebt] oder
• eine natuerliche Person, die der Fuehrungsebene angehört, falls es nicht möglich war, die Identitaet der unter dem ersten, zweiten, dritten und vierten Gedankenstrich genannten Personen zu ermitteln bzw. falls die Zweifel dazu bestehen, was dokumentiert wurde, und falls kein Verdacht der Geldwaesche oder Terrorismusfinanzierung vorliegt.

Wir haben Rechte, aber natuerlich auch Pflichten

Damit jeder Unternehmer die Daten seines Geschaeftspartners in dem Register verifizieren kann, muss sie zuerst jeder Geschaeftspartner (d.h. Unternehmer) an das WiEReG uebermitteln.

Wer meldet?

Gemaeß Art. 58 des Gesetzes sind zur uebermittlung der Informationen ueber wirtschaftliche Eigentuemer und Aktualisierung der in dem Register bereits veröffentlichten Daten folgende Subjekte verpflichtet:

• offene Handelsgesellschaften;
• Kommanditgesellschaften;
• Kommanditgesellschaften auf Aktien;
• Gesellschaften mit beschraenkter Haftung;
• einfache Aktiengesellschaften und
• Aktiengesellschaften ausgenommen öffentliche Aktiengesellschaften im Sinne des Gesetzes ueber Handel mit Finanzinstrumenten und des Gesetzes ueber öffentliches Angebot und Voraussetzungen fuer Einfuehrung der Finanzinstrumente in das organisierte Handelssystem und ueber öffentliche Gesellschaften (GBl. 2019 FN. 623.).

Was meldet?

Meldepflichtige Informationen umfassen:

1. Identifikationsdaten der Gesellschaften nach Art. 58 des Gesetzes und naemlich:

• Bezeichnung (Firma),
• Organisationsform,
• Sitz,
• Nummer in dem Landesgerichtsregister (KRS),
• Steuernummer,

2. Identifikationsdaten des wirtschaftlichen Eigentuemers und des Organmitglieds bzw. des zur Vertretung der vorgenannten Gesellschaften berechtigten Gesellschafters:

• Vorname und Name,
• Staatsangehörigkeit,
• Staat des Wohnsitzes,
• PESEL-Nummer oder das Geburtsdatum – im Falle der Personen ohne PESEL-Nummer,
• Informationen ueber die Beteiligung (Ausmaß und Charakter) oder ueber die dem wirtschaftlichen Eigentuemer zustehenden Berechtigungen.

Wer ist dafuer zustaendig?

Zur Anmeldung ist die vertretungsberechtigte Person bzw. Personen des Subjekts gemaeß der in dem polnischen Landesgerichtsregister genannten Vertretungsregelung, darunter auch der Prokurist der Gesellschaft ermaechtigt. Derzeit ist es nicht möglich, den Antrag ueber den dafuer individuell bestellten Bevollmaechtigten einzureichen. Die Antraege sollen elektronisch gemaeß dem durch das Finanzministerium bereitgestellten Muster ausgefuellt, mit der qualifizierten elektronischen Signatur bzw. mit einer mit dem vertrauenswuerdigen ePUAP-Profil bestaetigten Signatur versehen und anschließend ueber die bestimmte Webseite des Finanzministeriums gestellt werden.

Um dieser Pflicht nachkommen zu können, muss man ueber einen Internetzugang und einen installierten Browser verfuegen. Das Verfahren setzt sich aus den folgenden Schritten zusammen:

• Anzeige der Webseite des Finanzministeriums,
• Angabe der oben erwaehnten Identifikationsdaten der Gesellschaft,
• Auswahl des Datums der Anmeldung – das Datum des Anmeldung muss mit dem Datum uebereinstimmen, welches Einfluss auf die Registrierung der Gesellschaft beim Zentralregister der Wirtschaftlichen Eigentuemer bzw. Einfluss auf die Aktualisierung der im Register bereits enthaltenen Daten hat, welche geaendert wurden,
• Eintragung der Daten des Wirtschaftlichen Eigentuemers,
• Markieren der Haftungsklausel,
• Exportieren der ausgefuellten Anmeldung,
• Unterzeichnung und Hochladung der Anmeldung bei dem Zentralregister der Wirtschaftlichen Eigentuemer.

Nicht gleiche Fristen

In Bezug auf die Fristen fuer Anmeldungen beim WiEReG sind die bereits in dem Landesgerichtsregister (KRS) eingetragenen Subjekte privilegiert. Die Frist fuer Anmeldung der Identifikationsdaten der Gesellschaften und der Daten des wirtschaftlichen Eigentuemers betraegt bei Handelsgesellschaften, die in das Landesgerichtsregister vor dem Inkrafttreten dieser Vorschriften des Gesetzes, d.h. vor 13. Oktober 2019 eingetragen wurden, 6 Monate ab diesem Tag, d.h. die Anmeldung sollte bis 13. April 2020 erfolgen.  

Angesichts der COVID-19-Pandemie wurde die Frist fuer die Anmeldung der Daten des wirtschaftlichen Eigentuemers von 6 auf 9 Monate – d. h. bis zum 13. Juli 2020 verlaengert. Somit haben alle Handelsgesellschaften, welche in das Landesgerichtsregister vor 13. Oktober 2019 eingetragen wurden, die gesetzliche Pflicht bis zum 13. Juli 2020 zu erfuellen. Die aenderung der Frist bezieht sich ausschließlich auf die Handelsgesellschaften, welche  in das Landesgerichtsregister vor 13. Oktober 2019 eingetragen wurden.

Dagegen gilt fuer die Gesellschaften, die in das Landesgerichtsregister seit 13. Oktober 2019 eingetragen wurden, eine Frist von 7 Werktagen fuer die Einreichung des Antrags beim WiEReG. Diese Frist laeuft ab dem Tag der Eintragung in das Landesgerichtsregister.

Gemaeß den Bestimmungen des Gesetzes sind auch die Gesellschaften, die die Daten bei dem Register bereits angemeldet haben, dazu verpflichtet, diese im Falle irgendwelcher aenderung innerhalb von 7 Werktagen nach dem Zustandekommen der aenderung zu aktualisieren.

Zuckerbrot und Peitsche

Sowohl die Stellung des Antrags auf die Eintragung ins Register als auch die Einholung der Daten daraus ist unentgeltlich. Neben dem Zuckerbrot, d.h. der Nutzen aus der Transparenz der Unternehmensstruktur der Geschaeftspartner, haengt auch ueber den Geschaeftsfuehrungen/Vorstaenden der Gesellschaften eine Peitsche. Die Sanktion fuer die Nichteinhaltung der im Gesetz genannten Frist fuer die uebermittlung der erforderlichen Informationen an das WiEReG ist naemlich eine Geldstrafe bis 1 Mio. PLN.

Es muss betont werden, dass Falschaussage oder Unterdrueckung der Wahrheit nach dem Strafgesetzbuch bestraft wird. Somit muessen alle in dem Register angegebenen Daten dem aktuellen rechtlichen Sachverhalt entsprechen.

Die Anmeldung des Wirtschaftlichen Eigentuemers bei dem Register kann dem Unternehmer nicht selten den Schlaf rauben. Dies ist die naechste von dem durchschnittlichen Burger zu erfuellende Pflicht, welcher mehr und mehr zu einem Experten im Bereich des Handelsrechts werden muss. Wir hoffen jedoch darauf, dass unser Beitrag Ihnen das Thema naeher bringt und die Erfuellung dieser Pflicht deutlich erleichtert.  

Sollten Sie Fragen dazu haben oder möchten Sie dieses Thema naeher besprechen, stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfuegung.