Grünes Licht für Fernsitzungen und Fernbeschlussfassung der Gesellschaftsorgane

Krzysztof WARAKOMSKI
Corporate Advisory Supervisor bei RSM Poland
Legal Counsel

Die Hilfspaket-Maßnahmen sollen die Laehmung der Sitzungsabhaltung und Beschlussfassung durch Organe der Gesellschaften mit beschraenkter Haftung und Aktiengesellschaften in dem aufgrund von COVID-19 eingetretenen Notstand und der dadurch verursachten Krisensituation verhindern.

Mit den im Rahmen des sog. Hilfspakets 1.0[1] und 2.0[2] angenommenen Lösungen werden wichtige aenderungen der Grundsaetze fuer Abhaltung von Sitzungen und Fassung von Beschluessen durch Organe der Gesellschaften mit beschraenkter Haftung und Aktiengesellschaften eingefuehrt. Sie haben zum Ziel, die Handlungsfaehigkeit der Geschaeftsfuehrungen/Vorstaende, Aufsichtsraete sowie Gesellschafterversammlungen und Hauptversammlungen ohne persönliche Anwesenheit ihrer Mitglieder an einem Ort (insbesondere via Tele- oder Videokonferenzen) sicherzustellen – und naemlich ohne die Notwendigkeit, die Sonderermaechtigung dazu in dem Gesellschaftsvertrag bzw. in der Satzung einzutragen.

Bisher erregte die Möglichkeit der Fernteilnahme an Sitzungen der Organe und Fernabstimmung zahlreiche Zweifel. Sie bedarf auch der Ergaenzung des Gesellschaftsvertrags bzw. der Satzung um entsprechende Bestimmungen. Soweit in dem Gesellschaftsvertrag oder in der Satzung nicht anders bestimmt ist, sehen die im Rahmen des Hilfspakets verabschiedeten Vorschriften Folgendes vor:

• die Geschaeftsfuehrer/Vorstandsmitglieder oder Aufsichtsratsmitglieder können an Sitzungen und Beschlussfassung unter Verwendung der Fernkommunikationsmittel (d.h. via Tele- oder Videokonferenzen) teilnehmen;
• die Beschluesse der Geschaeftsfuehrung/des Vorstands oder des Aufsichtsrats können auch schriftlich gefasst werden und die Stimme auf Papier kann auch ueber einen anderen Geschaeftsfuehrer/ein anderes Vorstands- oder Aufsichtsratsmitglied gefasst werden;
• die Aufsichtsratsbeschluesse können auch unter Verwendung der Fernkommunikationsmittel oder schriftlich gefasst werden, und auch in Angelegenheiten, fuer die in dem Gesellschaftsvertrag oder in der Satzung eine geheime Abstimmung vorgesehen ist – soweit keines der Aufsichtsratsmitglieder Widerspruch erhebt;
• die unter Verwendung der Fernkommunikationsmittel oder schriftlich gefassten Aufsichtsratsbeschluesse sind gueltig, falls alle Aufsichtsratsmitglieder ueber den Inhalt der Beschlussvorlage benachrichtigt wurden und sich mindestens die Haelfte der Mitglieder an der Beschlussfassung beteiligt hat, wobei der Gesellschaftsvertrag oder die Satzung strengere Anforderungen in diesem Bereich vorsehen können;
• Teilnahme der Gesellschafter an Gesellschafterversammlung oder der Aktionaere an Hauptversammlung und die Abgabe von Stimmen kann unter Verwendung der Fernkommunikationsmittel erfolgen, wobei der Aufsichtsrat, und bei seinem Fehlen – die Gesellschafter die ausfuehrlichen Grundsaetze der Teilnahme an Gesellschafterversammlung oder Hauptversammlung in einer Ordnung bestimmen.

Mit den eingefuehrten aenderungen beruecksichtigte der Gesetzgeber nicht nur die aktuellen besonderen Hindernisse fuer Abhaltung von Sitzungen der Gesellschaften mit beschraenkter Haftung und Aktiengesellschaften, sondern auch die seit langem gestellten Forderungen der Praktiker auf Vereinfachung und Verbreitung der Möglichkeit der Fernteilnahme und Fernabstimmung waehrend Sitzungen der Organe von diesen Gesellschaften. Grundsaetzlich sind diese aenderungen positiv zu beurteilen. Es ist jedoch zu beachten, dass die Durchfuehrung einer gueltigen Sitzung und Abstimmung der Organe der Gesellschaften mit beschraenkter Haftung und Aktiengesellschaften immer noch der Erfuellung von zahlreichen (sowohl neuen, als auch im Rahmen des Hilfspakets eingefuehrten) Formalitaeten bedarf. Darueber hinaus ist der Ablauf der Sitzung jeweils zu Protokoll zu nehmen. In diesen Bereichen enthalten die schnell eingefuehrten Vorschriften nicht immer ausfuehrliche Regelungen und können Zweifel hervorrufen, mit denen sich die Praxis auseinandersetzen muss.

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