Handelsgesellschaften können ihre Jahresabschlüsse durch einen Bevollmächtigten einreichen

Krzysztof WARAKOMSKI
Corporate Advisory Supervisor bei RSM Poland
Legal Counsel

Die durch die Unternehmen erwartete aenderung des Gesetzes ueber das Landesgerichtsregister (KRS) ist nun die Tatsache – die Handelsgesellschaften können ihre Jahresabschluesse durch einen Bevollmaechtigten einreichen.

Am 1. April 2019 tritt die Novelle des Gesetzes vom 13. April 2018 ueber das Landesgerichtsregister in Kraft (GBl. 2018, FN. 986)[1], mit dem die Möglichkeit der elektronischen Einreichung von Jahresabschluessen (sowie sonstigen, in Zusammenhang mit dem Abschluss des Geschaeftsjahres einzureichenden Unterlagen) durch einen professionellen Bevollmaechtigten, d.h. einen Rechtsanwalt (poln. radca prawny oder adwokat) eingefuehrt wird. Diese aenderung gilt fuer alle Subjekte, die in dem Unternehmerregister des Landesgerichtsregisters eingetragen sind, insbesondere fuer die in Polen ueblichen Rechtsformen der Geschaeftstaetigkeit, d.h. Gesellschaften mit beschraenkter Haftung (poln. sp. z o.o.) sowie die Zweigniederlassungen der auslaendischen Unternehmen (Gesellschaften). Sie ist auch von einer besonderen Bedeutung fuer die Auslaender, die als Geschaeftsfuehrer der Gesellschaften oder Vertreter der auslaendischen Unternehmen (Gesellschaften) in ihren polnischen Zweigniederlassungen handeln, denen keine PESEL-Nummer vergeben wurde. Unbestreitbar erleichtert sie aber auch das Leben allen, die ueber diese Nummer bereits verfuegen.

Registersachen – Richtung Informatisierung 

Die Informatisierung in den Registersachen ist in Polen schon vor einiger Zeit zur Realitaet geworden und nimmt eine immer mehr konkrete Form an. Zunaechst wurden jedoch durch den Gesetzgeber die alternativen Lösungen gegenueber den herkömmlichen eingefuehrt. Die Unternehmen konnten frei entscheiden, welche Vorgehensweise sie waehlen. So ist es mit der bereits seit einigen Jahren zur Verfuegung stehenden Online-Registrierung und Betreuung von bestimmten Typen von Gesellschaftstypen, die man zwar in Anspruch nehmen kann, aber nicht muss.

Online-Einreichung von Jahresabschluessen obligatorisch fuer alle

Die im vorigen Jahr eingefuehrten revolutionaeren aenderungen in der Aufstellung und Einreichung der Jahresabschluesse[2], von welchen wir zuvor auf unserem Blog schrieben, gelten bereits fuer alle in Polen registrierten Gesellschaften und Zweigniederlassungen der auslaendischen Unternehmen (Gesellschaften). Gemaeß diesen aenderungen muss zurzeit ein Jahresabschluss jedes dieser Subjekte durch alle seine vertretungsberechtigten Personen mit der elektronischen Signatur unterzeichnet werden. Die Einreichung des Jahresabschlusses erfolgt obligatorisch ausschließlich online und bedarf der elektronischen Signatur zumindest einer vertretungsberechtigten Person bei dem Subjekt, deren PESEL-Nummer in dem Landesgerichtsregister angegeben wurde. Erstens muss also jede vertretungsberechtigte Person bei diesem Subjekt (Gesellschaft, Zweigniederlassung des auslaendischen Unternehmens) ueber die elektronische Signatur verfuegen. Zweitens muss mindestens eine von diesen Personen ueber die PESEL-Nummer verfuegen und sie in dem Landesgerichtsregister angeben lassen.

Erwuenschte aenderungen ab 1. April 2019

Die zum 1. April 2019 in Kraft tretende Novelle, auf welche viele Unternehmen ungeduldig warten, erleichtert ohne Zweifel die Arbeit allen fuer die Einreichung von Jahresabschluessen zustaendigen Personen. Obwohl die die Jahresabschluesse unterzeichnenden Personen weiterhin ueber eigene elektronische Signatur verfuegen muessen, kann die uebermittlung der Unterlagen an das KRS direkt durch den Bevollmaechtigten (Rechtsanwalt) erfolgen, der die darauf bezogenen Formalitaeten alleine erfuellen wird. Dies laesst bestimmt den schon ueberforderten Managern Zeit sparen und Nerven schonen.

Große Erleichterung fuer Auslaender ohne PESEL-Nummer

Ein separates Thema ist eine große Bedeutung dieser Novelle fuer die Auslaender, die keine PESEL-Nummer haben bzw. deren PESEL-Nummer bei dem Landesgerichtsregister nicht gemeldet wurde. Ohne die aenderung, die ab 1. April 2019 gilt, könnten diese Personen die Jahresabschluesse wirksam nicht einreichen. In vielen solchen Faellen greifen die Berichterstattungsversaeumnisse der Auslaender noch auf das Geschaeftsjahr 2017 zurueck. Man soll dabei beachten, dass die Nichteinreichung des Jahresabschlusses innerhalb der genannten Frist mit den gar nicht kleinen Sanktionen bedroht wird –  dazu zaehlen u.a. die Geldstrafe bis 10.000 PLN (die den fuer die Einreichung des Jahresabschlusses zustaendigen Personen mehrmals auferlegt werden kann) und in den Extremfaellen – sogar das Löschen der jeweiligen Gesellschaft aus dem Register. Die verabschiedete aenderung der Vorschriften ist also fuer viele Auslaender die Chance dafuer, schmerzliche Konsequenzen zu vermeiden.

Zusammenfassung

Die am 1. April 2019 in Kraft tretende Novelle des Gesetzes ueber das Landesgerichtsregister ist notwendig und eindeutig positiv zu beurteilen. Die Wiederherstellung der Möglichkeit, den Jahresabschluss (samt den sonstigen, in Zusammenhang mit dem Abschluss des Geschaeftsjahres einzureichenden Unterlagen) durch einen Bevollmaechtigten einzureichen, entlastet die ueberforderten Manager und ermöglicht den Auslaendern die zeitaufwendige Beantragung der Vergabe einer PESEL-Nummer zu meiden.

Brauchen Sie eine professionelle Rechtsberatung bei der Aufnahme oder Ausuebung der Geschaeftstaetigkeit in Polen? Oder vielleicht möchten Sie die elektronische Signatur erlangen oder den Jahresabschluss durch einen Bevollmaechtigten einreichen? Kontaktieren Sie uns und lassen Sie sich durch erfahrene Fachkraefte unterstuetzen.