Karolina CHOMIK
Senior International Department Assistant bei RSM Poland

Die Gruendung einer Gesellschaft in Polen haengt mit der Notwendigkeit der Vorlage von zahlreichen Urkunden an öffentliche Behörden und Anstalten, u.a. an das Landesgerichtsregister (KRS) zusammen. Ist der Gesellschafter der zu gruendenden Gesellschaft ein Unternehmen mit auslaendischer Kapitalbeteiligung, dann erhöht sich die Anzahl der erforderlichen Urkunden um diese, die im Ausland erstellt wurden. Nachdem die erforderlichen Urkunden erstellt wurden, muessen sie die auslaendischen Unternehmer legalisieren lassen. Was dann?

Das Thema dieses Eintrags ist Apostille, die meistens eingesetzt wird, eine legale Verwendung der jeweiligen Urkunde in einem anderen Staat ermöglicht und als eine Alternative zur Legalisation gilt. Der Einsatz einer Apostille ist bei der Gruendung und Eintragung einer Gesellschaft in Polen erforderlich.

APOSTILLE – GRUNDLEGENDE INFORMATIONEN

Die Anwendung der Apostille wird durch das Haager uebereinkommen von 1961 zur Befreiung auslaendischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation (GBl. 2005 Nr.112 FN 938) geregelt. Polen ist eine Vertragspartei dieses uebereinkommens seit 19. November 2004 (Inkrafttreten am 14. August 2005). Das uebereinkommen wurde auch von den meisten EU-Mitgliedsstaaten sowie von solchen Laendern wie die Vereinigten Staaten, Russland, Österreich, Australien, Indien und die Tuerkei ratifiziert. Die Apostille ist eine Beglaubigung in Form eines Ausdrucks, der mit der jeweiligen Urkunde zusammengeheftet wird. In jedem Land kann die Apostille ein bisschen anders aussehen, aber immer wird sie nach dem Muster erstellt, das als Anhang zum Haager uebereinkommen gilt. Sie kann bei der entsprechenden öffentlichen Behörde bzw. einem Gericht eingeholt werden. In Polen ist die Apostille bei dem Außenministerium einzuholen.

Durch eine Apostille kann die jeweilige Urkunde in einem anderen Vertragsstaat des Haager uebereinkommens verwendet werden und seine zusaetzliche Legalisation ist dann nicht erforderlich. Es ist jedoch zu betonen, dass die Apostille nur auf öffentliche Urkunden anzuwenden ist, als welche gemaeß Art. 1 des Haager uebereinkommens Urkunden eines staatlichen Gerichts oder einer Amtsperson als Organ der Rechtspflege, Urkunden der Verwaltungsbehörden, notarielle Urkunden und amtliche Bescheinigungen, die auf Privaturkunden angebracht sind, angesehen werden. Eine Apostille hat naemlich dem Vertreter eines anderen Landes zu versichern, dass die Person, welche die jeweilige Urkunde erstellt hat, dazu befugt war sowie im Allgemeinen zur Erstellung der Schriftstuecke dieser Art berechtigt ist (z.B. Bestaetigung, dass ein eine Unterschrift beglaubigender Notar der Notar nach dem Recht des jeweiligen Staates ist).

APOSTILLE BEI GRueNDUNG EINER GESELLSCHAFT – CHECKLISTE

Bei Gruendung einer Gesellschaft durch ein auslaendisches Subjekt gibt es zwei Urkunden, die in der Regel mit einer Apostille zu versehen sind:

  • Auszug aus dem Handelsregister des Gesellschafters, der eine Gesellschaft ist (zum Nachweis der Vertretungsregelung).
  • Vollmacht zur Unterzeichnung des Gesellschaftsvertrags (falls der jeweilige Gesellschafter persönlich nicht erscheint, sondern die Gesellschaft ueber eine Bevollmaechtigten gruendet).

Jeweils muss man sich aber vergewissern, ob der diese Handlung durchfuehrende Notar verlangt, dass die Urkunden mit der Apostille versehen werden. Es kann naemlich passieren, dass im Falle der Vorlage einer notariell beglaubigten Vollmacht der Auszug aus dem Handelsregister die Apostille-Klausel nicht mehr enthalten muss. Eine schluesselhafte Bedeutung hat also nicht nur die Form der Vollmacht, sondern auch die von dem jeweiligen Notar an das auslaendische Subjekt gestellten Voraussetzungen.

Bei der Gruendung einer Gesellschaft in Polen ist die Vorlage von bestimmten auslaendischen Urkunden erforderlich. Wenn Sie also die Geschaeftstaetigkeit in Polen als ein auslaendischer Investor aufnehmen möchten:

  • ueberpruefen Sie, ob Ihr Land ein Vertragsstaat des Haager uebereinkommens ist;
  • vergewissern Sie sich bei Ihrem Berater bzw. unmittelbar bei dem Notar, ob Ihre Urkunden legalisiert werden muessen;
  • erfahren Sie, wie lange man auf eine Apostille warten muss, damit Sie Ihren Bussinessplan in der beabsichtigten Zeit durchfuehren können.

Aufgrund Ihrer Kenntnisse ueber Apostille gehen Sie die erste Stufe der Unternehmensgruendung in Polen, d.h. die Gruendung der Gesellschaft vor dem polnischen Notar, reibungslos durch.

UE OHNE APOSTILLE?

Eine gute Nachricht fuer Investoren ist die Tendenz zur Aufhebung des Erfordernisses einer Apostille in den EU-Laendern. Sie kommt zum Ausdruck in der Verordnung (EU) 2016/1191 des Europaeischen Parlaments und des Rates vom 6. Juli 2016 zur Förderung der Freizuegigkeit von Buergern durch die Vereinfachung der Anforderungen an die Vorlage bestimmter öffentlicher Urkunden innerhalb der Europaeischen Union und zur aenderung der Verordnung (EU) Nr. 1024/2012 (ABl. L 200 vom 26.7.2016). Kraft dieser Verordnung soll in den EU-Mitgliedslaendern die Pflicht zur Einholung der Apostille fuer die Urkunden aufgehoben werden, in welchen u.a. der Tod, die Eheschließung bzw. die Staatsangehörigkeit festgestellt wird. Fuer Unternehmer hat aber eine schluesselhafte Bedeutung die Nachricht, dass nach zwei Jahren ab Anwendung der Bestimmungen der vorgenannten Verordnung die Europaeische Kommission die Möglichkeit ihrer Erstreckung auf andere Bereiche, u.a. auf den Rechtsstatus und auf die Vertretung der Gesellschaften zu erwaegen hat. Dies laesst hoffen, dass das Erfordernis einer Apostille in Bezug auf eine bedeutende Anzahl von Urkunden aufgehoben wird, die fuer die Gruendung und Eintragung einer Gesellschaft erforderlich sind, was in Konsequenz die Aufnahme der Geschaeftstaetigkeit sowohl in Polen, als auch in den anderen EU-Mitgliedslaendern deutlich erleichtert.