Dienstalter: neue Regeln für Berechnung der Beschäftigungsdauer

In diesem Beitrag beantworten wir folgende Fragen:

• Was zählt zum Dienstalter?
• Wie wirkt sich das Dienstalter auf die Dauer des Jahresurlaubs aus?
• Wie soll das Dienstalter dokumentiert werden?

Zum 1. Januar 2026 sollen sich die polnischen Regeln für die Berechnung des Dienstalters ändern! Die vorgeschlagenen Lösungen und Regelungen bieten eine gerechteren Ansatz zur die Anerkennung verschiedener Beschäftigungsformen, was die Situation vieler Menschen erheblich verbessert und es ihnen unter anderem ermöglicht, Probleme mit dem Renteneintritt zu vermeiden und den Anspruch auf einen längeren Jahresurlaub leichter zu erlangen. Was ist also die neue Definition des Dienstalters und wie kann sich die Anrechnung von Zeiten der beruflichen Tätigkeit, die im Rahmen zivilrechtlicher Verträge (z. B. Auftragsverträge oder Werkverträge) ausgeübt wurde, auf die Ansprüche der Arbeitnehmer auswirken? Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Begriffe und Änderungen, die im Arbeitsgesetzbuch geplant sind.

Definition des Dienstalters

Dienstalter ist ein Schlüsselelement des polnischen Arbeitsrechts und wirkt sich direkt auf verschiedene Arbeitnehmeransprüche aus.

Obwohl das Arbeitsgesetzbuch das Dienstalter nicht eindeutig definiert, wird in der Rechtspraxis angenommen, dass dieser Begriff die Summe aller dokumentierten Beschäftigungszeiten einer bestimmten Person umfasst. Wichtig ist, dass die Arbeitszeit (Vollzeit oder Teilzeit) in diesem Fall keine Bedeutung hat. Zu den Beschäftigungsjahren gehören auch Zeiten der Nichterfüllung einer Arbeit – z. B. Mutterschaftsurlaub oder Krankheitszeit – sowie andere Sonderzeiten, wie z. B. Ausbildungsjahre (in diesem Fall wird eine bestimmte Anzahl von Jahren für das Erreichen der einzelnen Bildungsstufen aufgrund von Rechtsvorschriften auf das Dienstalter angerechnet).

Ist eine Person beruflich in vielen Bereichen und auf mehr als einer Beschäftigungsgrundlage gleichzeitig tätig, so wird nur eine dieser Tätigkeiten auf das Dienstalter angerechnet.

Was zählt zum Dienstalter?

Nach den polnischen Vorschriften sind derzeit Beschäftigungszeiten auf den folgenden Grundlagen auf das Dienstalter anzurechnen:

• Arbeitsvertrag,
• Bestellung,
• Benennung,
• Wahl,
• genossenschaftlicher Arbeitsvertrag. 

Darüber hinaus müssen Personal- und Lohnbuchhalter Folgendes entsprechend berücksichtigen:

• das Bildungsniveau,
• die Zeit des Bezugs von Arbeitslosengeld,
• die Zeit der Führung eines landwirtschaftlichen Betriebs oder der Arbeit im landwirtschaftlichen Betrieb des Ehegatten,
• die Dauer des Berufswehrdienstes,
• die Dauer des Polizeidienstes,
• die Dauer des unbezahlten Urlaubs (sofern er mit der Verbesserung der beruflichen Qualifikationen zusammenhing) und des Bildungsurlaubs,
• die Dauer der Arbeitsleistung im Ausland für einen ausländischen Arbeitgeber,
• den Abschluss des Promotionsstudiums (sofern der Arbeitnehmer den Doktortitel erworben hat).

Die Änderungen, die am 1. Januar 2026 in Kraft treten, sollen jedoch den oben genannten Geltungsbereich erweitern und Folgendes soll zusätzlich auf das Dienstalter angerechnet werden:

• die Dauer der Ausübung einer wirtschaftlichen, nichtlandwirtschaftlichen Tätigkeit und die Zeiträume, in denen man an dieser Tätigkeit mitgearbeitet hat (dies gilt z. B. für Einzelunternehmen),
• die Dauer der Erfüllung eines Auftragsvertrags oder eines anderen Dienstvertrags,
• die Dauer der Erfüllung eines Arbeitsvermittlungsvertrags,
• die Dauer der Zusammenarbeit mit der Person, die auf der Grundlage eines Auftragsvertrags oder eines Arbeitsvermittlungsvertrags arbeitet,
• die Dauer der Mitgliedschaft bei landwirtschaftlichen Erzeugergenossenschaften,
• die Dauer der Mitgliedschaft bei Genossenschaften von landwirtschaftlichen Betriebsgemeinschaften,
• die Dauer der Arbeitsleistung im Ausland für einen ausländischen Arbeitgeber (in einer anderen Form als auf der Grundlage eines Arbeitsvertrags),
• die Zeit der von der verurteilten Person ausgeübten Erwerbstätigkeit (in einer anderen Form als auf der Grundlage eines Arbeitsvertrags und eines Werkvertrags).

Entscheidend ist, dass die neuen Regelungen rückwirkend gelten – das bedeutet, dass ab 2026 alle vergangenen dokumentierten Beschäftigungszeiten als Dienstalter angerechnet werden können (sofern sie die neuen Kriterien erfüllen).

Wie wird die Ausbildung auf das Dienstalter angerechnet?

Wir haben bereits erwähnt, dass nach dem polnische Arbeitsrecht zusätzliche Dienstjahre auf der Grundlage des erreichten Bildungsniveaus gewährt werden. Dieser Mechanismus zielt darauf ab, Chancen der Personen mit unterschiedlichen Bildungswegen auszugleichen. 

Die zusätzliche Dienstjahre für die Ausbildung entsprechen jedoch nicht der Anzahl der Bildungsjahre und betragen entsprechend:

• 3 Dienstjahre für den Abschluss einer berufsbildenden Schule,
• 5 Dienstjahre für den Abschluss einer mittleren Berufsfachschule,
• 4 Dienstjahre für den Abschluss einer allgemeinbildenden Oberschule,
• 6 Dienstjahre für den Abschluss einer postsekundären Schule,
• 8 Dienstjahre für den Hochschulabschluss.

Entscheidend ist, dass nur eine der vorteilhaftesten Bildungsstufen auf das Dienstalter angerechnet wird. Das bedeutet, dass für eine Person mit einem Hochschulabschluss dafür 8 Dienstjahre angerechnet werden und nicht die Summe aller abgeschlossenen Bildungsstufen.

Einfluss des Dienstalters auf Arbeitnehmeransprüche

Wir wissen bereits, was genau auf das Dienstalter angerechnet wird, aber warum ist es so wichtig? Personen, die in Polen beruflich tätig sind, dürfen nicht vergessen, dass das Dienstalter einen direkten Einfluss auf die wichtigsten Arbeitnehmeransprüche hat, von denen grundsätzlich die folgenden zu nennen sind:

• Längerer Jahresurlaub – Arbeitnehmer mit weniger als 10 Dienstjahren haben nur Anspruch auf 20 Urlaubstage pro Jahr, während Arbeitnehmer mit mindestens 10 Dienstjahren 26 Urlaubstage.
• Rentenanspruch – die Mindestdienstzeit für den Renteneintritt beträgt 20 Jahre für Frauen und 25 Jahre für Männer. Erfüllt ein Arbeitnehmer diese Voraussetzung nicht, kann es für ihn problematisch sein, den vollen Rentenanspruch zu erwerben.
• Längere Kündigungsfrist und höhere Abfindung – das gesamte Dienstalter alleine hat keinen Einfluss auf die Kündigungsfrist oder die Höhe der Abfindung, aber die Berücksichtigung der Beschäftigung aufgrund zusätzlicher Verträge (z. B. Auftragsverträge) kann es den Arbeitnehmern ermöglichen, eine längere Beschäftigungsdauer bei einem bestimmten Arbeitgeber zu erreichen und somit verlängerte Kündigungsfristen für den Arbeitsvertrag in Anspruch zu nehmen und eine höhere Abfindung im Falle einer Entlassung aus Gründen, die sie nicht zu vertreten haben, zu erhalten.
• Attraktivere Jubiläumszuwendungen für das Dienstalter – im öffentlichen Dienst wirkt sich das Dienstalter auf den Anspruch auf die Jubiläumszuwendung aus. Ihre Höhe (und die Häufigkeit der Gewährung) hängt von der Anzahl der Dienstjahre ab.

Dokumentation des Dienstalters im neuen System

Ab 2026 soll die Bestätigung des Dienstalters durch die größere Rolle der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) deutlich vereinfacht werden.

Die Sozialversicherungsanstalt soll Dienstaltersbescheinigungen auf der Grundlage der im System gespeicherten Informationen über sozialversicherungspflichtige Zeiten ausstellen. Der Rentenbehörde liegen Daten seit den 1. Januar 1999 vor, die den größten Teil der laufenden Beschäftigungszeiten abdecken.

Dokumentation der Beschäftigungszeiten vor 1999

Für Beschäftigungszeiten vor 1999 und Arbeitsleistung, die nicht bei der Sozialversicherungsanstalt gemeldet wurde, muss der Arbeitnehmer zusätzliche Unterlagen vorlegen, wie z. B.:

• Überweisungen und Belege, die den Erhalt der Vergütung bestätigen,
• Rechnungen für erbrachte Dienstleistungen,
• Kooperationsverträge und -vereinbarungen,
• Bescheinigungen von ausländischen Arbeitgebern.

Die Zeiten, die nicht gemäß den neuen Anforderungen dokumentiert wurden, werden nicht als Dienstalter angerechnet.

Praktische Folgen der neuen Berechnungsmethode des Dienstalters für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Verantwortlichkeiten der Arbeitnehmer

Arbeitnehmer haben 24 Monate Zeit, um zusätzliche Dienstzeiten zu dokumentieren und ihrem Arbeitgeber Informationen darüber zur Verfügung zu stellen. Dieser Zeitraum wird gezählt ab:

• dem 1. Januar 2026 – für Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst;
• dem ersten Tag des Monats nach Ablauf von 6 Monaten nach der Veröffentlichung des Gesetzes – für sonstige Arbeitnehmer.

Herausforderungen für Personal- und Lohnbuchhaltungsabteilungen

Arbeitgeber müssen sich auf die Überprüfung einer beträchtlichen Anzahl von Unterlagen über die Betriebszugehörigkeit seiner Arbeitnehmer vorbereiten. Dies kann bedeuten, dass sie Folgendes tun müssen:

• die HR-Systeme aktualisieren,
• die Schulung der Mitarbeiter der Personalabteilung zu den neuen Vorschriften durchführen;
• die Verfahren zur Überprüfung zusätzlicher Dienstjahre ausarbeiten,
• die Arbeitnehmeransprüche neu berechnen.

Sie müssen sich über Änderungen des Arbeitsgesetzbuches auf dem Laufenden halten

Die bevorstehenden Änderungen der Vorschriften über das Dienstalter sind eine historische Chance für eine faire Anerkennung der Berufserfahrung von Millionen Polen. Um die neuen Möglichkeiten voll auszuschöpfen, lohnt es sich bereits jetzt:

• Unterlagen zu sammeln, die alle Beschäftigungszeiten und Zeiträume der Ausübung der wirtschaftlichen Tätigkeit bestätigen,
• sich an die Sozialversicherungsanstalt (ZUS) zu wenden, um eine Bescheinigung über den Beschäftigungsverlauf zu erhalten,
• Unterlagen über Arbeitsleistung im Ausland vorzubereiten,
• sich mit der Personalabteilung oder dem Spezialisten für Arbeitsrecht über die Auswirkungen der Änderungen auf die individuellen Ansprüche zu beraten.

Wenn Sie die Unterstützung eines Experten benötigen, sprechen Sie uns bitte an – wir beantworten gerne alle Ihre Fragen und helfen Ihnen, arbeitsrechtliche Probleme zu lösen und Personalabläufe in Ihrem Unternehmen zu verbessern.